Digitálny podpis (alebo elektronický podpis, ePodpis atď.) sa stal nepostrádateľným nástrojom pre spoločnosti a súkromné osoby na efektívnejšiu a ekologickejšiu správu dokumentov. V tomto článku poskytujeme východisko pre všetkých, ktorí chcú starý proces – podpisovanie dokumentov – aktualizovať.

Čo je to digitálny podpis?

Digitálny podpis je bezpečná a účinná metóda podpisovania zmlúv v digitálnom prostredí ako alternatíva k vlastnoručným podpisom.

Digitálny podpis funguje ako odtlačok ľudského prsta, pretože každý dokument má svoj vlastný jedinečný elektronický odtlačok. Žiadny iný dokument nemôže mať rovnaký digitálny podpis. Ak je digitálny dokument “zapečatený” podpisom, možno dokázať, že

• súbor nebol po podpísaní zmenený (integrita).
  
• dokument podpísala konkrétna osoba (overenie pravosti).
  
• podpisujúci dokument skutočne podpísal. Po vytvorení digitálneho podpisu osoba nemôže poprieť, že dokument podpísala.
  
• dokument nie je falzifikát.

Digitálne podpisy sa už používajú v mnohých priemyselných odvetviach na rôzne aplikácie.

Čo nie je (platný) digitálny podpis?

Iba podpis, ktorý je možné overiť aj autorizovanou online overovacou službou (napr. Acrobat Reader, RTR alebo priamo v programe sproof sign), možno klasifikovať ako právne vyhovujúci.

Naskenovaný obraz vlastnoručného podpisu nevytvára právne podpísaný dokument a nie je právne platný!

Nariadenie eIDAS upravuje pre Európu spôsob, akým sa môžu dokumenty podpisovať právne platným a overiteľným spôsobom. Viac informácií nájdete tu.

Ako funguje digitálne podpisovanie dokumentov PDF

Použitie platného digitálneho podpisu na dokument (PDF) je technicky zložitý proces, ktorý pri digitálnom podpisovaní dokumentu prebieha nenápadne na pozadí.

Tým sa správny digitálny podpis výrazne líši od jednoduchého vloženia naskenovaného vlastnoručného podpisu.

Platný digitálny podpis umožňuje rozpoznať následné zmeny dokumentu. To neplatí v prípade jednoduchého vkladania obrázkov.

Takto funguje digitálny dôkaz o úmysle s podpisovou platformou:

Krok 1: Nahrávanie a konverzia

Najprv nahráte dokument online prostredníctvom svojho konta na podpisovej platforme. Dokument sa prevedie do formátu PDF.

Krok 2: Použitie digitálneho podpisu

Na samotný podpis potrebujete digitálny certifikát, ktorý potvrdzuje vašu totožnosť ako podpisovateľa. Ten sa pre vás vytvorí pri registrácii na podpisovej platforme. Ak chcete podpisovať najvyšším štandardom, kvalifikovaným elektronickým podpisom, tento krok vykonáva štátom uznaná certifikačná autorita.

V podpisovej platforme máte možnosť prispôsobiť svoj podpis (podobne ako pri ručne písanej verzii) a vytvoriť si vlastný štýl podpisu.

Krok 3: Šifrovanie dokumentu a podpisov

V poslednom kroku sa celá zmluva vrátane pripojených podpisov kryptograficky zašifruje. Vygeneruje sa takzvaná hash hodnota. Zmluva sa stáva odolnou voči falšovaniu a overiteľnou.

Priložené podpisy majú najvyššiu dôkaznú hodnotu a už sa nedajú sfalšovať.

Podpísané zmluvy je samozrejme možné stiahnuť, odoslať alebo uložiť kdekoľvek.

Môžem digitálne podpisovať aj v programe Word alebo iných programoch balíka Office?

V zásade možno digitálne podpísať aj mnohé formáty súborov. Aby však bol použitý digitálny podpis nemenný, musí sa každý dokument najprv previesť na dokument PDF. Je známe, že dokumenty PDF sú nemenné (na rozdiel napríklad od dokumentov docx).
Platformy pre digitálny podpis automaticky konvertujú mnohé formáty súborov na správny dokument PDF, zvyčajne pri odosielaní dokumentu.

Ako získam digitálny podpis?

Digitálny podpis sa dá získať rôznymi spôsobmi.

1. registrácia pomocou platformy digitálneho podpisu (FES)

Ako už bolo vysvetlené, vytvorenie digitálneho podpisu je ústredným prvkom platformy digitálneho podpisu. Medzi zavedené a dobre známe riešenia patria DocuSign, AdobeSign alebo novšie európske riešenia, ako napríklad sproof sign alebo yousign, ktoré sa tiež špecializovali špeciálne na použitie v európskych spoločnostiach.

Pri registrácii sa pre vás vytvorí zaručený elektronický podpis.

2. identifikácia pomocou podpisovej platformy (QES)

Mnohí poskytovatelia poskytujú používateľom aj kvalifikovaný elektronický podpis, ktorý je hlboko integrovaný do samotnej aplikácie. Okrem vysokej dôkaznej hodnoty tohto podpisového štandardu môžete využívať aj mnohé možnosti prispôsobenia procesu podpisovania.

3. identifikácia pomocou štátnej služby (QES; napr. podpis mobilného telefónu)

V Rakúsku má už viac ako 50 % občanov mobilný podpis. Ten vydávajú orgány verejnej moci a je v súlade so štandardom pre kvalifikované elektronické podpisy.

Právna platnosť digitálneho podpisu

Platná zmluva je uzavretá, keď obe strany vyjadria svoj súhlas. Zákonodarca vo všeobecnosti ponecháva na zmluvných stranách, aby sa rozhodli, či zmluvu uzavrú ústne, písomne alebo elektronicky. Toto sa označuje ako sloboda formy.

Ak sa rozhodnete pre riešenie digitálneho podpisu, získate výhodu, že všetky podpisy sú integrované do súboru PDF nezmeniteľným spôsobom a sú odolné voči falšovaniu.

Existuje len veľmi málo výnimiek, kde je elektronický podpis stále vylúčený zákonom, a to aj napriek neustálym zmenám zákona. Jeden príklad: závet.

V každom prípade je potrebné vybrať správny štandard elektronického podpisu v závislosti od zmluvy.

Na tento účel boli stanovené tri normy, ktoré sú definované v nariadení o eIDAS a slúžia ako právny rámec.

• EES: jednoduchý elektronický podpis
  
• FES: zdokonalený elektronický podpis
  
• QES: kvalifikovaný elektronický podpis

Kvalifikovaný elektronický podpis (QES) spĺňa najvyššie kritériá kvality a z právneho hľadiska je 100 % rovnocenný s vlastnoručným podpisom.

Keďže právne dôsledky sa môžu značne líšiť, pri rozhodovaní o tom, ktorá metóda by sa mala v konkrétnej situácii použiť, sú zvyčajne rozhodujúce faktory, ako sú náklady na implementáciu, jednoduchosť používania (skúsenosti zákazníkov), právne predpisy, politiky spoločnosti a posúdené obchodné riziko.

Na tento účel môžete použiť nasledujúcu pomôcku na rozhodovanie.

Výber správnej normy pre elektronický podpis preto ovplyvňujú dva faktory:

• Riziká spojené so zodpovednosťou, prevádzkové riziká
  
• Právne požiadavky

Výhody platformy digitálneho podpisu spočívajú v tom, že môžete

• mať možnosť kedykoľvek zmeniť štandard elektronického podpisu v závislosti od typu zmluvy
  
• pri obstarávaní externých podpisov mohli určiť požadovaný štandard elektronického podpisu.

Európski poskytovatelia podpisov sa väčšinou zameriavajú na dva najvyššie štandardy digitálneho podpisu.

sproof sign je odborníkom v oblasti kvalifikovaných elektronických podpisov (QES).

Je platný naskenovaný podpis alebo obraz podpisu?

Pojem “naskenovaný podpis” znamená, že ide o digitálny obraz vlastnoručného podpisu. Pôvodný papierový podpis sa pomocou skenera alebo fotoaparátu prevedie do digitálneho formátu (.jpg, .doc, .pdf atď.).

Takéto naskenované podpisy sú v zásade platné, pokiaľ sa pre príslušné vyhlásenie o zámere nevyžaduje písomná forma.

Podpísaná kópia nie je právne platná, pretože nie je možné identifikovať podpisujúceho a nie je možné preukázať súhlas.

Naskenovaný podpis sa dá ľahko sfalšovať, takže príjemca podpísanej zmluvy ho môže ľahko skopírovať (#SnippingTool #Screenshot). Je zrejmé, že to nie je legálne.

Naskenovaný podpis nemá na súde žiadnu dôkaznú hodnotu, pretože je len kópiou vášho originálneho podpisu. Bez dôkazu o tom, ako bol podpis vyhotovený, sa považuje len za kópiu a nie za pravý podpis. Z tohto dôvodu je neplatný, najmä v obchodných transakciách.

Rozdiel medzi digitálnym a elektronickým podpisom?

Pojmy “elektronický podpis” a “digitálny podpis” sa môžu ľahko zamieňať. Tieto pojmy sa často používajú zameniteľne, ale prísne vzaté to nie je to isté.

Elektronický podpis (alebo elektronický podpis) je spôsob uzatvárania právnych dohôd v digitálnom prostredí. Je to takpovediac digitálny ekvivalent podpisu papierového dokumentu.

Zatiaľ čo elektronický podpis je dôkazom súhlasu osoby, ktorá dokument podpísala, digitálny podpis je dôkazom pravosti samotného dokumentu. To znamená, že kombinácia dokumentu a podpisu bola technicky navrhnutá a zašifrovaná takým spôsobom, že zmluva je odolná voči falšovaniu. Podmienky sa teda spájajú alebo fungujú spolu takým spôsobom, že digitálna zmluva sa stáva overiteľnou a právne vynútiteľnou.

Výhody platformy digitálneho (európskeho) podpisu

Vysoko zabezpečený cloud, pripravený na prevádzku

sproof sign je webové riešenie na digitálne podpisovanie zmlúv, ktoré funguje na všetkých mobilných zariadeniach (stolný počítač, smartfón, tablet).Spoločnosť sproof sign sídli v Rakúsku a všetky údaje sú zálohované výlučne v dátových centrách v rámci EÚ. Zaručujeme dodržiavanie GDPR na všetkých úrovniach, a to u nás aj u našich subdodávateľov. Tieto záruky ponúkame našim zákazníkom v komisionárskej zmluve o spracovaní údajov (DPA), ktorá vychádza zo štandardných zmluvných doložiek EÚ, a preto ponúka aj najvyššiu úroveň právnej istoty.

Rozhrania a existujúce systémy

• sproof sign sa dá bezproblémovo integrovať do vašich existujúcich systémov
  
• Priame prihlásenie do bežných nástrojov, ako sú MS Teams, Word, Disk Google atď. (zoznam všetkýchintegrácií)
  
• Jednotné prihlásenie
  
• Jednoduché API pre prispôsobené prípady použitia (dokumentácia API)

Ukladanie dokumentov a kontrola postupu

Dôležité zmluvy sú uložené na centrálnom mieste prehľadným, vysoko zabezpečeným a zašifrovaným spôsobom. Napriek tomu je možné k dokumentom kedykoľvek a z akéhokoľvek miesta pristupovať. Okrem toho je možné kedykoľvek zobraziť priebeh podpisových procesov a v prípade potreby zasielať upomienky.

Kvalifikované (QES) a pokročilé (FES) elektronické podpisovanie vrátane identifikácie

sproof sign podporuje všetky typy elektronických podpisov (jednoduché, pokročilé a kvalifikované) v súlade s nariadením eIDAS, ako aj s mnohými ďalšími podpisovými štandardmi používanými na celom svete (napr. súlad s FDA). Podpisovať môžete v rámci svojej organizácie, ako aj s externými partnermi, dodávateľmi alebo zákazníkmi.

Dávkový podpis: Podpisovanie zmlúv v rovnakom čase

Pomocou dávkového podpisu možno digitálne a legálne podpísať nespočetné množstvo dokumentov v rámci jednej operácie. Ide o obrovskú úsporu času.

Priečinok dokumentov: Odoslanie zmlúv v rovnakom čase

Digitálne zošite niekoľko dokumentov a pošlite ich spoločne na podpis. Ušetríte tak veľa času sebe aj príjemcovi.

Značka spoločnosti, firemné pečiatky a štýly podpisu

Nezáleží na tom, či ste veľký tím alebo jeden používateľ. V programe sproof sign môžete uložiť vlastné logo spoločnosti ako firemnú pečiatku. Môžete tiež vytvárať rôzne štýly podpisu na rôzne účely.

eID Hub: Získavanie podpisov v celej Európe

Kvalifikovaný podpis je právne rovnocenný vlastnoručnému podpisu v celej Európe.
sproof sign umožňuje vďaka svojmu jedinečnému rozhraniu podpisovať zmluvy s rôznymi poskytovateľmi kvalifikovaného podpisu. To je obrovská výhoda pri obstarávaní a vydávaní právne platných podpisov.
Kliknite sem pre prehľad všetkých integrovaných poskytovateľov dôveryhodných služieb →

Overenie podpisov a prevzatie testovacích správ

Platnosť použitých elektronických podpisov môžete skontrolovať priamo v programe sproof sign jedným kliknutím myši. Môžete si tiež stiahnuť správu o teste každého spusteného podpisu a zistiť, kto a kedy sa podpísal akým certifikátom.

Riadenie tímu a pravidlá striedania

sproof sign umožňuje jednoduchú správu používateľov a práv používateľov v rámci plánu. Okrem toho je možné centrálne spravovať kvóty podpisov a vykonávať rôzne dôležité nastavenia pre celý plán.

Podpora a akadémia

Spoločnosť sproof sign je známa svojou rýchlou a flexibilnou podporou. Akadémia sproof sign je bezplatný školiaci portál, ktorý vám a vašim zamestnancom pomôže rýchlo začať.

Transparentné ceny bez skrytých nákladov

Naším cieľom je byť bezkonkurenčne najlepším uchádzačom pri hľadaní vhodného poskytovateľa podpisu. Pritom kladieme dôraz na spravodlivosť a transparentnosť. Dve hodnoty, ktoré charakterizujú našu firemnú kultúru. Tieto hodnoty určujú aj ceny nášho riešenia v podnikovom segmente.