Tråkiga avtalsprocesser är ett minne blott – men hur fungerar det att skriva under avtal enkelt och säkert online? I den här artikeln får du lära dig hur du signerar avtal online eller hur du får signaturer på webben. Vad är viktigt, vilka är kvalitetskriterierna? Men en “spoiler” i förväg: Enkelt och säkert kan fungera, men behöver inte fungera tillsammans.

Den elektroniska signaturen är här för att stanna

Det är en fråga om attityd. Att skriva under ett dokument har en viss estetisk komponent. Du förseglar ett beslut med något mycket personligt: din egen handskrivna signatur. Denna signatur repeteras och förfinas ofta under årens lopp och förblir i de flesta fall oförändrad under hela affärslivet. Ofta är den analoga underskriften av ett dokument förknippad med ett möte, det finns flera avtalsslutande parter och det har ofta något socialt över sig. Man träffas, skakar hand, skriver under ett dokument och förvarar det sedan i ett mer eller mindre säkert arkiv. För det mesta är folk nöjda och går skilda vägar igen.

Den andra sidan av myntet är uppenbar. Oavsett om man vill kartlägga interna eller externa signaturprocesser. Det kräver en mycket hög nivå av resurser, som kan slösas bort med hjälp av den digitala signaturen.
Digitaliseringen av beslutsprocesser har redan anlänt även i mycket “väletablerade” branscher och affärsområden. I privata sammanhang har elektronisk signering av avtal varit vanligt förekommande under en längre tid och stöds av statliga e-identitetsleverantörer i många europeiska länder.

Enligt studien kommer integrationen av signaturlösningar i företagssammanhang ofta från enskilda röster i företaget som sedan länge har blivit bekanta med fördelarna med elektroniska signaturer i den privata sfären. Många statliga onlinetjänster gör det möjligt för medborgarna att underteckna avtal digitalt. I slutändan innebär detta att entreprenörer också vill ha fördelarna med dessa online-signaturlösningar för avtalshantering i sina egna företag.

Hur fungerar den digitala signaturen?

Det finns fler och fler nya, ofta små och gratis freeware signaturverktyg som cirkulerar på Internet och som ofta håller registrering och användning mycket låg tröskel. Det fungerar som större verktyg: Du har sparat ett digitalt dokument lokalt, laddar upp det till ett webbläsarverktyg och signerar det. Med vissa verktyg kan dokumentet också laddas ner för att skickas vidare i efterhand. Å andra sidan finns det komplexa signaturplattformar som ofta är integrerade i ett omfattande dokumenthanteringssystem eller CRM- eller ERP-system. Detta gör också den mycket mer komplexa tredjepartssignaturen eller fjärrsignaturen möjlig. Detta innebär att jag också kan släppa ett självsignerat dokument för signatur, definiera komplexa signatursekvenser och arbetsflöden etc.

Speciellt i professionella miljöer blir lösningar som är specialiserade på omfattande signering av PDF-dokument och som möjliggör högsta säkerhetsstandarder och framför allt mycket enkel användarvägledning alltmer populära. Den digitala signeringen av PDF-dokument via webbläsaren kan i princip delas in i tre viktiga komponenter.

Avtalshantering

Som nämnts är gapet stort här. Minimikriterierna för ett webbverktyg är möjligheten att ladda upp dokument (i de flesta applikationer konverteras filer automatiskt till det vanliga PDF-formatet) och att ladda ner dem igen efter signering eller att lagra dem så säkert som möjligt. Omfattande verktyg möjliggör också intelligent hantering och översikt av alla viktiga dokument på en central plats.

Digital signatur av dokument

Kärnan i alla verktyg för online-signaturer är att den digitala signaturen appliceras på ett avtalsdokument. Att använda en giltig digital signatur i ett PDF-dokument är en teknisk process som måste särskiljas tydligt från att bara infoga en bild av en manuell signatur utan några ytterligare tekniska åtgärder!

En giltig digital signatur gör det framför allt möjligt att upptäcka senare ändringar av dokumentet. Detta är inte fallet om man bara lägger in bilder.

Tekniskt sett är innehållet i dokumentet för en digital signatur fast kopplat till den bifogade signaturen. I detta fall är signaturens visuella utseende på dokumentet främst informativt och inte relevant för (teknisk) giltighet. sproof sign, till exempel, stöder införandet av bilder av en signatur eller den manuella signaturen på skärmen, men skapar också en komplett digital signatur i bakgrunden.

Ett annat stadium av digitala signaturer är kvalificerade digitala signaturer. I dessa fall verifieras undertecknaren av en leverantör av betrodda tjänster. Detta är organisationer som utför omfattande identitetsverifiering av en person eller en organisation och kopplar identiteten till signaturen i samband med digital signering. Detta innebär att kvalificerade digitala signaturer har en särskild juridisk status som är likvärdig med en handskriven signatur.

Signaturhantering & arbetsflöden

Den fulla potentialen hos signaturplattformar är uppenbar när det gäller att skicka säkra och kompatibla signaturförfrågningar till andra. Exempelvis gör sproof sign det möjligt att delegera olika uppgifter (t.ex. underteckna dokument, visa dokument, vidarebefordra dokument) till olika personer. Kommunikationen sker dels inom WebApp och dels via kommunikation via e-posttrafik. Så ingenting kan gå förlorat. Automatiserad delegering gör det också lättare att hantera signaturprocesser och att hålla deadlines och tidsfrister. Dessutom är det möjligt att definiera representanter, ställa in meddelanden utanför kontoret, ange signatursekvenser och definiera den standard med vilken signaturer ska göras.

Kvalitet först. – Kvalitetskriterier för webbaserade signaturverktyg

Fördelarna med den digitala signaturen är mycket olika. Här är en lista över de viktigaste kvalitetsfunktionerna i avancerade e-signaturverktyg:

Tillgänglighet och säkerhet i molnet

Onlinekontrakt är tillgängliga när som helst och var som helst, så länge du har tillgång till internet. Tillgänglighet dygnet runt är den stora fördelen med säkra molnlösningar. Man bör dock vara mycket noga med att se till att man förlitar sig på en säker och trygg lagringsmiljö som är skyddad mot obehörig åtkomst, förlust och missbruk. För molnapplikationer är det särskilt viktigt att se till att verktyget till 100 % finns på europeiska servrar.

Bindande karaktär hos digitala signaturer

Dessutom bör man vara uppmärksam på hur man kan eller måste bevisa sin egen identitet. En enkel elektronisk signatur (EES) ger inget rättsligt skydd och bör aldrig användas för underskrifter i företagssammanhang. För högsta säkerhetsnivå bör den kvalificerade elektroniska signaturen (QES), som är måttet på allt i Europa enligt eIDAS-förordningen, användas. Faktum är att valet av signaturleverantör är av särskild vikt och att det krävs en viss grundläggande kunskap om de tre olika signaturstandarderna för att kunna kartlägga användningsfallen i det egna företaget på bästa möjliga sätt.

Verifiera bifogade elektroniska signaturer

En annan bra sak är att e-signaturer är verifierbara för alltid och hela tiden. Informationen om varje steg i signeringsprocessen – från början till slut – inklusive de bifogade signaturerna och undertecknarnas unika identitet är oskiljaktig i pdf-dokumentet för all framtid. Omfattande lösningar för e-signaturer (som sproof sign) möjliggör verifiering direkt på plattformen.

Samarbete

Signering är en lagfråga. Signera internt eller inhämta godkännanden från externa intressenter. Det viktiga är att du kan hantera ditt team mycket enkelt med ett administratörskonto. Det ska vara mycket lätt att lägga till nya användare och det ska vara mycket lätt att öka antalet tillgängliga signeringsenheter.

Efterlevnad

Det är en skyldighet för företag att följa gällande lagar och förordningar, särskilt när det gäller säker och laglig dokument- och datalagring i det europeiska området. Ett fåtal verktyg (t.ex. sproof sign) förlitar sig på den mycket höga PDF/A-dokumentstandarden.

Resultat

Det är dags att skriva under. Webbaserade e-signaturtjänster är ett intressant och användbart sätt att förenkla affärsverksamheten och spara tid och ansträngning. I ett affärssammanhang är det viktigt att den uppfyller alla relevanta krav för respektive användningsområde.