ÖH FH Oberösterreich företräder de studerande gentemot University of Applied Sciences Oberösterreich. Förutom det lagstadgade mandatet att företräda studenterna är ÖH FH OÖ ett offentligrättsligt företag och omfattas av ett flertal förordningar, lagar och ett tillsynsorgan i förbundsministeriet.
University of Applied Sciences Upper Austria (FH OÖ) erbjuder praktiskt inriktade utbildningar på fyra orter: Hagenberg (datavetenskap, kommunikation och media), Linz (medicinsk teknik och samhällsvetenskap), Steyr (företagsekonomi och management) och Wels (teknik och naturvetenskap). Sedan grundandet 1993 har University of Applied Sciences Upper Austria utvecklats till en ledande utbildningsinstitution med över 5 000 studenter inskrivna läsåret 2023/2024.
Organisationens namn:
ÖH FH Oberösterreich
Kort beskrivning av projektet:
Digitalisering av studentkåren: Införande av digital signatur för att öka effektiviteten i administrativa processer
Varför sproof sign:
sproof sign erbjuder en betydande fördel genom möjligheten att bjuda in externa personer att signera via e-post. Dessa personer kan sedan enkelt signera dokument i hela EU med hjälp av ett stort antal olika signaturmetoder.
Hur kom beslutet att införa den digitala signaturen till?
Det finns olika nivåer av representation och administration inom studentkåren. Detta kräver frisläppande av olika dokument och betalningsgodkännanden på daglig basis. För dessa användningsfall krävs användning av kvalificerad signatur eller alternativt fysiska signaturer och deras originaldokument. Det är en mycket tidskrävande process. För att kunna investera mer tid i vår egentliga uppgift, som är representationsarbete, har vi beslutat att digitalisera och modernisera våra administrativa processer och uppgifter. Av denna anledning har vi också kopplat sproof sign till vårt interna budgethanteringsverktyg för att i framtiden kunna få dokumenten digitalt signerade av de 3 nödvändiga personerna, utan att behöva utbyta dem via e-post och skicka runt dem.
Vilka kriterier var avgörande för dig när du letade efter rätt leverantör av e-signaturer?
När vi letade efter rätt leverantör av e-signaturer var det flera kriterier som var avgörande för oss. En viktig aspekt var API-anslutningen, eftersom vi måste bygga upp den från ett tredjepartssystem. Dessutom var det viktigt att även externa personer enkelt skulle kunna bjudas in att signera via e-post. Ett annat kriterium var att mjukvaran skulle vara användarvänlig och modern, vilket skulle återspeglas i ett intuitivt användargränssnitt. En leverantör som kombinerar alla dessa krav i en prisvärd programvara är en stor fördel för oss och jag tror att det är ett mycket stort plus för sproof sign. Av dessa skäl har vi också beslutat att arbeta med sproof.
För vilka användningsfall används den digitala signaturen?
Vi använder den digitala signaturen för olika tillämpningar. Å ena sidan använder vi dem för betalningsgodkännanden, vilket gör att finansiella transaktioner kan godkännas snabbt och säkert. Å andra sidan använder vi dem för interna dokument för att optimera arbetsprocesser och minska administrativa ansträngningar. Dessutom använder vi den digitala signaturen för dokument från studenter vid University of Applied Sciences Upper Austria. Dessa dokument bekräftar att studenterna i den österrikiska studentkåren (ÖH) utför en viss funktion. Den digitala signaturen gör det möjligt för oss att skapa och skicka dessa bekräftelser på ett okomplicerat och lagligt sätt. De många olika användningsområdena för digitala signaturer gör att vi kan arbeta mer effektivt samtidigt som vi säkerställer säkerheten för våra dokument.
Hur fungerade integrationen av molnet?
Integrationen av molnet implementerades av en partner och gick smidigt. API-integrationen fungerade bra och gjorde det möjligt för oss att sömlöst länka våra befintliga system till den nya signaturlösningen. Att ändra de lämpliga processerna för de anställda och introducera dem till dessa nya, moderna arbetssätt är dock en process som tar tid.
Vilka standarder när det gäller datasäkerhet och efterlevnad måste en mjukvarulösning i din organisation uppfylla?
Vi som Oberösterreichs studentkår är också föremål för de vanliga förordningarna och lagarna. Den programvarulösning som vi använder för digitala signaturer måste därför uppfylla flera standarder när det gäller datasäkerhet och efterlevnad. Å ena sidan är det viktigt att signaturlösningen överensstämmer med eIDAS EU-förordningen, eftersom den definierar det rättsliga ramverket för elektroniska signaturer i Europeiska unionen. Dessutom måste programvaran följa gällande nationella lagar och förordningar så att vi är rättsligt skyddade. Inte att förglömma är att den måste vara GDPR-kompatibel. Vår lösning är i grunden utformad för att säkerställa att all personlig information och alla dokument behandlas och lagras i enlighet med de strikta kraven i GDPR.
Vad tycker du särskilt om med sproof sign?
Det jag särskilt gillar med sproof sign är den tydliga och moderna presentationen av alla applikationer samt den praktiska filterfunktionen för att snabbt identifiera öppna dokument för signering. Naturligtvis är batchfunktionen också till hjälp, eftersom den gör det möjligt att effektivt lägga till QES till stora mängder dokument samtidigt. Speciellt vid hantering av upp till 400 dokument är denna funktion en verklig lättnad i det dagliga arbetet.
Naturligtvis är batchfunktionen också till stor hjälp, eftersom den gör det möjligt att effektivt lägga till QES till stora mängder dokument samtidigt. Speciellt vid bearbetning av upp till 400 dokument är denna funktion en verklig lättnad i det dagliga arbetet.
Sascha Bauer
Ordförande för studentkåren vid University of Applied Sciences i Oberösterreich
Finns det några speciella fördelar med sproof sign som är särskilt fördelaktiga i din bransch?
sproof sign ger oss en betydande fördel när det gäller möjligheten att bjuda in externa personer att signera via e-post. Dessa personer kan sedan enkelt signera dokument i hela EU med hjälp av ett stort antal olika signaturmetoder.
