Föreningen för främjande av frivilliga sociala tjänster har organiserat det frivilliga sociala året (FSJ) i Österrike i mer än 56 år. Föreningen gör detta för att ge unga vuxna inblickar i den sociala sektorn; och detta åtföljs pedagogiskt av FSJ-anställda som bryr sig om FSJ-deltagarnas välbefinnande. Den ideella föreningen samarbetar med många stora sociala organisationer, som Caritas, Lebenshilfe eller statliga kliniker, men också med många mindre institutioner som privata barngrupper.
FSJ-deltagarna arbetar 34 timmar i veckan på en social institution i Österrike, får erfarenhet, kan orientera sig yrkesmässigt och utvecklas personligen. Föreningen säkerställer gynnsamma och rättvisa förhållanden i de sociala institutionerna med obligatoriska mentorer och reflektionsmöten för kvalitetssäkring. Beroende på användningsområde och plats krävs olika aktiviteter. Huvudmålet med varje FSJ-uppdrag är att stödja respektive team och de klienter som ska tas om hand.
Organisationens namn:
Föreningen för främjande av frivilliga sociala tjänster – Frivilligt socialt år
Kort beskrivning av projektet:
Digitalisering av signaturprocesser för att avsevärt minska det administrativa arbetet och optimera avtalshanteringen.
Varför sproof sign:
“Det var viktigt för oss att hitta en lösning som är praktiskt genomförbar och prisvärd. Dataskyddet måste uppfyllas. Verktyget som används för att bearbeta signaturen måste fungera kompetent, pålitligt, professionellt och framför allt “lyssna” på vad vi behöver. Allt detta hittade vi hos sproof.”
Hur kom beslutet att införa den digitala signaturen till?
När jag tog över ledningen för tre år sedan befann sig föreningen, som funnits i över 50 år, i sin linda när det gäller digitalisering. Fram till dess hade alla kontrakt med de sociala institutionerna och FSJ-deltagarna upprättats med hjälp av ett formellt brev, skrivits ut, undertecknats, stämplats, lagts i ett kuvert och tagits till postkontoret. Och undertecknades tillbaka per post. Om det behövdes en ändring började allt om från början igen. Detta var fortfarande genomförbart med ett mindre antal deltagare, men ju fler unga vuxna som gör en FSJ, desto mer omöjligt blir åtagandet. För att inte tala om sannolikheten för fel i de olika Excel-listorna. Därför behövdes digitaliserade lösningar som passade för 2000-talet.
I ett första steg hittades ett IT-företag som förde in alla våra processer i en digital process. Vi kunde alltså inte längre ta emot ansökningarna som en bilaga i ett e-postmeddelande (vars information sedan måste föras in i Excel-listor), vilket var vanligt och nödvändigt tidigare, utan via ett registreringsverktyg. Uppgifterna kunde sedan användas direkt för att automatiskt skapa de nödvändiga avtalen efter att ett FSJ-uppdrag fastställts. Detta klargjorde skapandet av kontraktet, men då saknades fortfarande alternativet med digital signering. Efter en del efterforskningar och främst tack vare en rekommendation från en vän stötte jag till slut på sproof.
Hur viktig är den digitala omvandlingen för FSJ?
Den digitala omvandlingens betydelse för FSJ kan inte överskattas. Ett FSJ-år börjar alltid med hösten. Sommaren är alltså förmedlingens högsäsong och även högsäsong för kontrakten. För varje person som placeras krävs två avtal med vår förening: med den sociala institutionen och med FSJ-deltagaren. Vi måste underteckna dessa kontrakt och naturligtvis även den andra sidan. sproof erbjöd och erbjuder oss fortfarande den perfekta lösningen idag! I år förväntar vi oss cirka 700 FSJ-uppdrag och därmed cirka 1400 kontrakt som måste undertecknas.
Vilka kriterier var avgörande för dig när du letade efter rätt leverantör av e-signaturer?
Det var viktigt för oss att hitta en lösning som var praktiskt genomförbar och prisvärd. Dataskyddet måste uppfyllas. Verktyget som används för att bearbeta signaturen måste fungera kompetent, pålitligt, professionellt och framför allt “lyssna” på vad vi behöver. Allt detta hittade vi hos sproof.
För vilka användningsfall används den digitala signaturen?
För prenumerationer av våra FSJ-avtal med de sociala institutionerna och med FSJ-deltagarna och även för avtal med sponsorer, serviceavtal etc. Helt enkelt för alla dokument som kräver en officiellt giltig signatur. Så sproof hjälper oss inte bara med avtalen kring FSJ-uppdragen, utan även med dokument som måste undertecknas av föreningens ordförande och verkställande direktör, eftersom vi inte träffas så ofta – vilket gör det svårt att underteckna för hand – utan främst har kontakt via e-post och telefon.
Sedan vi har sproof, som också gör det möjligt att göra ritningar via ID-Austria, finns det inte längre något behov av möten, som tidigare främst handlade om att få en signatur för ett viktigt dokument. Vi firar också den papperslösa lösningen. Detta gör att vi kan spara värdefulla resurser. I dag skriver vi nästan inte ut någonting alls.
Fram till dess hade alla kontrakt med de sociala institutionerna och FSJ-deltagarna upprättats som formella brev, skrivits ut, undertecknats, stämplats, lagts i ett kuvert och tagits till postkontoret. Och undertecknades tillbaka per post. Om det behövdes en ändring började allt om från början igen. Detta var fortfarande genomförbart med ett mindre antal deltagare, men ju fler unga vuxna som gör en FSJ, desto mer omöjligt blir åtagandet.
MMag. Elisabeth Marcus
VD för föreningen Frivilligt Socialt År
Hur fungerade integrationen av molnet?
IT-företaget som gjorde digitaliseringen åt oss och sproof tog hand om det direkt. Från expert till expert, så att säga. För oss som kund var detta idealiskt.
Vilka krav har en organisation som FSJ när det gäller säkerhet, efterlevnad och dataskydd?
Naturligtvis har vi extremt höga standarder här. Frågan om integritet och säkerhet var en av de första vi ställde när vi kom i kontakt med sproof.
Vad tycker du särskilt om med sproof sign?
Alla anställda på sproof är otroligt kompetenta, vänliga, professionella och alltid angelägna om att hitta den bästa lösningen för oss. De finns där och är tillgängliga för frågor och problem och gör allt de kan för att vi som kunder ska uppnå det resultat vi behöver och vill ha. sproof är det bästa som kunde ha hänt oss, vid sidan av det fantastiska IT-företag som vi tacklade digitaliseringen med.
Används arbetsflöden för signaturer för ditt användningsfall?
Ja, det gör jag. Särskilt när jag digitalt signerar dokument med vår ordförande kommer signaturarbetsflödet in i bilden. Men även i avtalen med uppdragsgivare och FSJ-deltagare. Genom att byta från manuella signaturer till avtal som skickas per post till digitala signaturer via e-post har vi också säkerställt digitaliseringen i de mer än 700 sociala institutionerna, eftersom cheferna för de sociala institutionerna då också måste hantera den digitala signaturen.
Nu är vi redan inne på det tredje användningsåret och överallt fungerar det helt underbart. sproof upplevs som en pålitlig och okomplicerad partner. Förresten var digital ritning aldrig någon utmaning för FSJ-deltagarna. Redan från början gjorde de unga vuxna det på nolltid med sina mobiltelefoner, som om de aldrig hade gjort det på något annat sätt. Detta talar också för den enkla och begripliga användbarheten av sproof. Vi säger ett hjärtligt TACK för det fantastiska samarbetet!!!
