neunerhaus hjälper hemlösa, uteliggare och oförsäkrade personer att hitta tillbaka till ett självbestämmande liv – oavsett hur ojämn vägen kan vara och hur många steg som krävs. I tre av neunerhaus bostadshus samt i stödboenden med Bostad först och Mobil vårdas och vägleds varje år mer än 1.000 tidigare hemlösa och hemlösa personer. Cirka 6 000 personer vårdas på neunerhaus hälsocenter varje år.
Organisationens namn:
Neunerhaus
Kort beskrivning av projektet:
Digital omvandling av signaturprocesser och därmed avsevärt minska den administrativa ansträngningen. Detta gör det möjligt för organisationen att göra sina interna processer mer effektiva och frigöra mer tid för direkt socialt arbete med hemlösa och fattigdomsutsatta människor.
Varför sproof sign:
“Vi måste använda våra knappa tidsresurser i administrationen särskilt medvetet – den digitala signaturen är en stor förbättring här.”
Hur kom beslutet att införa den digitala signaturen till?
På grund av vår organisationsstruktur kräver de flesta av de dokument vi undertecknar underskrifter från två personer. Fram till 2023 fanns det underskriftsmappar som bars från A till B – och en hel del administrativt arbete: Ledtid måste planeras för undertecknandet, och kollegorna frågade regelbundet om dokumenten och deras status i underteckningsprocessen. Sedan måste allt skannas för hand och dessutom arkiveras i pappersform. Vi måste använda våra knappa tidsresurser i administrationen på ett särskilt medvetet sätt – här var det uppenbart att det fanns utrymme för förbättringar. Förutom att signeringen är platsoberoende var den avgörande faktorn framför allt tidsbesparingen och de ekologiska resurserna för utskrift, internpost, inhämtande av signaturer och skanning av pappersdokument. Ett annat incitament var att det skulle bli enklare för våra anställda att signera och hantera HR-relaterade dokument.
Hur viktig är digital transformation för neunerhaus?
De flesta anställda på neunerhaus arbetar direkt med människor, t.ex. inom socialt arbete eller inom hälsosektorn. I samband med den digitala omvandlingen är vi främst intresserade av ämnet digital inkludering – först och främst inkluderingen av våra användare, som arbetsgivare, men också våra medarbetares färdigheter för att hålla jämna steg med digitaliseringen och kunna använda digitala signaturer – detta krävs av allt fler organ eller underlätta officiella kanaler.
Under de senaste åren har vi digitaliserat många processer i våra stödprocesser, till exempel inom ledning, personal och kontroll. En viktig drivkraft här var coronapandemin, som ytterligare påskyndade denna förändring. En annan viktig faktor är vårt krav på att hantera våra mänskliga resurser med särskild omsorg och att använda dem så effektivt som möjligt. Digitaliseringen hjälper oss, särskilt inom HR-arbetet, att främja både effektivitetsökningar och innovationer. Digitala verktyg och personlig kontakt kompletterar varandra perfekt. Ett konkret exempel från HR-arbetet: Den digitala underskriften av ett nytt serviceavtal kombineras alltid med ett personligt möte för att skriva under avtalet.
Vi måste använda våra knappa tidsresurser inom administrationen på ett särskilt medvetet sätt – den digitala signaturen är en stor förbättring här.
Dr Stephan Gremmel, verkställande direktör
Vilka kriterier var avgörande för dig när du letade efter rätt leverantör av e-signaturer?
När vi letade efter rätt leverantör av e-signaturer var det flera centrala kriterier som var avgörande för oss. Kostnaderna kom först, eftersom vi måste använda vår budget effektivt som en ideell organisation. Lika viktigt var användarvänligheten: lösningen skulle inte bara vara intuitiv att använda, utan också erbjuda funktioner som batchsignaturer och en tydlig instrumentpanel för att effektivisera våra arbetsflöden. Dessutom var det viktigt med funktioner som att lägga till anteckningar, placera signaturer på flera ställen i dokumentet och ställa in signatursekvenser. Vi letade också efter en webbaserad lösning som var enkel att integrera och som skulle säkerställa full juridisk giltighet.
Ett annat måste var dataskydd och strikt efterlevnad av GDPR. sproof garanterar att all data lagras på europeiska servrar, vilket ger oss en extra säkerhetsnivå. Förfalskningsskyddet var också en avgörande faktor för att på ett tillförlitligt sätt kunna utesluta manipulation. Dessutom ska kundsupporten vara tillgänglig hela tiden utan att det uppstår extra kostnader för varje kontakt. Vi har sett att alla dessa krav uppfylls till fullo hos sproof.
För vilka användningsfall används den digitala signaturen?
Den digitala signaturen används på neunerhaus i en mängd olika användningsfall, särskilt för kontrakt och andra viktiga dokument som kräver en snabb och rättssäker signatur. Detta inkluderar avtal med externa partners, betalningsbegäran, budgetgodkännanden och andra affärsrelaterade dokument som måste undertecknas av högsta ledningen. Sedan juni 2024 har den digitala signaturen även använts för personalrelaterade dokument, t.ex. serviceavtal, tilläggsavtal, anställningsbekräftelser och certifikat för anställda.
Hur fungerade integrationen av molnet?
Integrationen av molnlösningen gick smidigt och effektivt. För att göra övergången så enkel som möjligt för alla medarbetare har vi skapat interna instruktioner som steg för steg förklarar hur man signerar dokument via sproof. Vi i ledningen arbetade också intensivt med processen i början, men under tiden har de nya processerna blivit mycket väletablerade. Tack vare sproofs tydliga strukturering och intuitiva användargränssnitt kunde vi enkelt integrera den digitala signaturen i våra befintliga arbetsflöden.
Vilka standarder har en organisation som neunerhaus när det gäller säkerhet, efterlevnad och dataskydd?
Som en social organisation som arbetar med känsliga uppgifter om många människor har neunerhaus de högsta standarderna för säkerhet, dataskydd och efterlevnad av lagar. I synnerhet är skyddet av personuppgifter av yttersta vikt, eftersom grunden för förtroende med våra anställda och partners måste upprätthållas.
Vad tycker du särskilt om med sproof sign?
Vi uppskattar särskilt sproofs utmärkta kundsupport. Förfrågningar behandlas snabbt och lösningsorienterat, och systemet utvecklas kontinuerligt baserat på användarnas feedback. Det användarvänliga och intuitiva gränssnittet gör det mycket enklare att använda i vardagen. “Akademin”, som kan nås direkt i kontot, erbjuder också användbart stöd för att snabbt bekanta dig med funktionerna. Sammantaget bidrar sproof sign på ett betydande sätt till att öka effektiviteten och förenkla våra arbetsprocesser.
Används arbetsflöden för signaturer för ditt användningsfall?
Ja, inom vissa områden, t.ex. högre ledning och personalavdelning, använder vi redan arbetsflöden för underskrifter i enstaka fall. Dessa arbetsflöden har visat sig vara särskilt användbara för återkommande processer, t.ex. signering av servicekontrakt eller affärsdokument. Men på grund av vår storlek och relativt nya implementering är vi fortfarande i början av att helt integrera dessa arbetsflöden i våra arbetsprocesser.
