LeasePlan är ett globalt företag som specialiserar sig på att tillhandahålla lösningar för leasing av bilar och fleet management. LeasePlan förvaltar en flotta på över 1,9 miljoner fordon och erbjuder företag av alla storlekar en heltäckande service för deras kommersiella fordon. När man valde rätt leverantör för digitalisering av signaturprocesser användes sproof sign för ett speciellt användningsfall.

Företagets namn: LeasePlan

Kort beskrivning av projektet:
Ett specialfall fick oss att integrera en plattform för digitala signaturer för interaktionen mellan några av våra största kunder.”

Varför sproof sign:
“En av fördelarna med sproof sign är den mycket enkla hanteringen av stora volymer av
signeringsdokument (dokumentuppladdning och batch-signering)”

Roland Woerle, extern IT-projektledare

Hur kom beslutet att införa den digitala signaturen till?

Woerle: “Vi använde redan en signaturplattform för e-signaturer och var i princip nöjda med den. För en nödvändig avtalsutfärdande av cirka 4.000 avtal för 1.500 B2B-kunder var vi tvungna att hitta en ny lösning så att vi kunde fylla i avtalen helt elektroniskt, skicka dem och vidarebefordra dem till våra kunder i signaturcirkulationen.

Vår uppgift var att hitta en leverantör som tekniskt kunde hantera dessa volymer, möjliggöra den tekniska standarden för kvalificerade signaturer och reagera flexibelt på våra detaljerade krav.

Vi kontaktade flera leverantörer med dessa krav, men hittade den bästa lösningen i sproof sign.”

Varför användes den kvalificerade signaturen uteslutande för projektet? Vilka kriterier var avgörande för dig när du letade efter rätt leverantör av e-signaturer?

Woerle: “Vissa av våra kunder eller leverantörer ville bara underteckna avtalen med kvalificerad elektronisk signatur, för andra räckte det med en avancerad signatur. Av den anledningen var vi tvungna att reagera flexibelt på kraven.”

De talar om “komplexa signaturkörningar”. Hur beskriver du användningsfallet för sproof sign?

Woerle: “På LeasePlan har vi ett serviceinriktat förhållningssätt till våra kunder och när det är möjligt svarar vi alltid flexibelt på kundernas olika behov. Detta var också fallet med insamlingen av signaturer för avtalsdokumenten. Målet var att fylla i de cirka 4000 avtalen med all avtalsdata och förbereda dem för de behöriga undertecknarna på ett sådant sätt att de bara kunde kontrolleras, enkelt undertecknas och returneras utan större ansträngning.”

Så stack-signaturen användes mycket intensivt?

Woerle: “Batchsignaturen användes främst av våra leverantörer, som var tvungna att kontrasignera kundkontrakten. De uppskattade om man kunde kontrasignera alla avtal som ingåtts fram till dess med en kvalificerad signatur bara en gång i veckan.
Vi testade den här funktionen intensivt i förväg och så länge datavolymerna för de enskilda dokumenten inte var för stora fungerade den här processen smidigt.”

“En av fördelarna med sproof sign är den mycket enkla hanteringen av stora volymer dokument som ska signeras (dokumentuppladdning och batchsignatur).”

Roland Woerle
IT-projektledare

Vad var feedbacken från kundsidan – blev den digitala signaturen erkänd?

Woerle: “Vår kundbas sträcker sig från små och medelstora företag till de största nationella och internationella företagen. Acceptansen för digitala signaturer har dock varierat stort. Medan vissa företag var fascinerade av den smidiga hanteringen av papperslösa signaturer, fanns det andra företag som antingen inte ville signera avtal digitalt eller vars interna policyer inte tillät det. Här kunde kunderna ladda ner avtalen som PDF, signera dem för hand och sedan behandla dem igen via sproof för kontrasignering.

Jag ser fortfarande en del att ta igen för Österrike och hoppas att företag som sproof med en inhemsk lösning kommer att skapa det nödvändiga förtroendet och göra det möjligt för våra företag med en säker, pålitlig och helt digitaliserad lösning att uppnå många processeffektiviseringar, tids- och kostnadsbesparingar.”

Vilka standarder när det gäller datasäkerhet och efterlevnad måste en mjukvarulösning uppfylla i ditt företag?

Woerle: “Naturligtvis var det viktigt att signaturlösningen uppfyllde alla krav på dataskydd. Eftersom det är en molnlösning behövde vi inte heller oroa oss för att hosta dokumenten.”

Vad tycker du särskilt om med sproof sign?

Woerle: “Förutom de tekniska egenskaperna var den snabba reaktionen och implementeringen av våra krav och det goda samarbetet med teamet på sproof avgörande för oss.
sproof var mycket dynamiskt och professionellt i hanteringen, vilket är vad vi verkligen uppskattade med projektet. I slutändan gick allt mycket smidigt och vi var mycket nöjda. “