Digitaliseringen går framåt inom alla områden i det dagliga livet. Många offentliga företag befinner sig dock fortfarande till stor del i den analoga världen.
Situationen är annorlunda med Federal Accounting Agency! Företaget, som har 500 anställda, är verksamt på 7 platser i Österrike och förlitar sig på en medveten och långsiktigt planerad digitaliseringsstrategi.
“Vi är nästan tvungna att genomföra digitaliseringsprocesser mycket snabbt”, säger Mag. DI (FH) Alexander Sellner, IT-chef på Federal Accounting Agency.
Konsekvensen: införandet av en plattform för digitala signaturer som ett ytterligare steg mot processoptimering. Detta gör en av de mest avgörande operativa processerna – säker och juridiskt giltig signering av dokument – mycket enklare.
Utgångsläge
Digitalisering är på allas läppar och så även för de ansvariga inom offentliga bolag. Allt fler företag förlitar sig redan på det papperslösa kontoret, nätverkar sina platser eller erbjuder nya tjänster online. På så sätt förbättrar de kundupplevelsen, men också samarbetet med partners, leverantörer och alla andra intressenter.
När ledningen för den federala redovisningsbyrån utvärderade ytterligare digitaliseringsåtgärder för sitt eget företag insåg de snabbt att införandet av en plattform för digitala signaturer skulle kunna ge enorma fördelar. Denna form av signering motsvarar till 100% handskrivna signaturer i hela Europa och omfattas av de strikta riktlinjerna i eIDAS-förordningen (EU) 910/2014 (Electronic Identification and Authentication Services).
Många företagare är dock inte medvetna om fördelarna med en företagsgemensam plattform för digital signering av dokument. Det finns fortfarande en mycket konsekvent inställning till införandet av en signaturplattform: “Jag har en mobiltelefonsignatur och kan redan signera digitalt”.
Faktum är att nästan hälften av de österrikiska medborgarna redan använder mobiltelefonsignaturen som en kostnadsfri eGovernment-tjänst.
Enbart den digitala signaturen är dock oftast helt otillräcklig i affärsmiljön. Det som saknas är processer; skräddarsydda arbetsflöden. En gemensam “instrumentpanel” för att få en perfekt överblick över de viktiga dokumenten i företaget och mycket mer.
Under tiden har vissa internationellt verksamma företag redan valt en digital plattform som digitalt kan kartlägga alla signaturarbetsflöden och användningsfall i företaget.
BHAG förlitar sig på programvara från Österrike.
I det första steget utvärderade BHAG-projektgruppen under ledning av Sellner vilka europeiska och österrikiska leverantörer som redan har etablerat sig och lanserat kraftfulla verktyg på marknaden.
“Vi vill inte kompromissa när det gäller datalagring av känsliga dokument. Denna data ska lagras till 100% i Europa. Enligt vår uppfattning uppfyller sproof dessa kriterier genom att uttryckligen välja datacenter som är oberoende av amerikanska företag.”
Mag. DI (FH) Alexander Sellner
Federal Accounting Agency
Förutom säkerhet och överensstämmelse för datalagring ska en signaturplattform stödja olika signaturprocesser som ingår i den dagliga verksamheten hos Federal Accounting Agency.
Så uppmärksamheten föll snabbt på sproof. Efter en intensiv test- och revisionsfas valdes slutligen det unga IÖB-certifierade företaget. Molnlösningen kunde presentera sig mycket väl som en allt-i-ett-plattform med högsta säkerhets- och dataskyddsstandarder. “Vi var verkligen särskilt hedrade över att vi blev utvalda och att vi i slutändan kunde uppfylla de mycket höga kraven från den federala redovisningsbyrån”, säger Dr. Fabian Knirsch, medgrundare och CTO på sproof GmbH.
Den digitala signaturen sparar resurser märkbart från den tidpunkt då den införs.
Feedbacken hittills har varit mycket bra. Många av de anställda, särskilt i ledningen, använder plattformen för olika signaturprocesser och har sedan dess sparat mätbart med tid och resurser. Dokument behöver inte längre skrivas ut, signeras för hand, skannas och skickas med post, utan kan signeras digitalt med bara några få klick.
Så miljön är också glad! 500 pappersark förbrukar 7,5 kg trä, 130 liter vatten och 26,8 kilowattimmar energi. En positiv bieffekt som får allt fler entreprenörer att införa en signaturplattform.
I det första steget efter introduktionen var den smidiga integrationen av plattformen i företagets IT-landskap särskilt imponerande. Tack vare molnet tog onboardingen bara några timmar och åtföljdes av sproof hela tiden.
Den smidiga kommunikationen och flexibiliteten övertygade Alexander Sellner. “sproof är öppen för feedback och kundförfrågningar och strävar därför efter att ständigt förbättra plattformen”, förklarar Sellner.
