Днес устойчивостта е нещо повече от тенденция, тя е съществена част от корпоративната стратегия. Европейският съюз определи ясна рамка с Европейските стандарти за отчитане на устойчивостта (ЕССОУ), които ще се прилагат от 2024 г. Това включва задължението за отчитане на ESG, според което дружествата трябва редовно да докладват по темата за устойчивостта в своето дружество. Тези доклади обхващат екологични, социални и управленски аспекти (ESG) и имат за цел да повишат прозрачността относно нефинансовото въздействие на дружеството. Целта е да се предостави на заинтересованите страни – включително инвеститори, клиенти и общественост – изчерпателна информация за практиките на дружеството в областта на устойчивото развитие и социалната отговорност.

Портрет

HOGAST е водеща кооперация за закупуване на продукти в хотелиерството и ресторантьорството, основана преди повече от 45 години. Основната му цел е да създава ценови предимства чрез междуфирмено обединяване на количества и да облекчава фирмите от рутинни задачи. В допълнение към цялостното снабдяване със стоки, HOGAST се грижи и за електроенергия, горива, телефония и други услуги, за да предложи на своите повече от 3200 членуващи компании в Австрия най-добрите условия и оптимизирани процеси.

HOGAST е най-голямата компания от този вид в Австрия с оборот от 415 милиона евро. Дъщерното дружество в Мюнхен отговаря за обслужването на южния германски регион. В допълнение към HOGAST, групата 1HOGAST включва и HOTEL GASTRO POOL за по-малки хотели и ресторанти, както и HANDOVER, която се грижи за обекти в социалния сектор.

Въпреки че организации като HOGAST не са пряко обхванати от задължението за отчитане на ESG, те все пак показват като пионери как може да изглеждат устойчивите действия на практика. Решението на HOGAST да премине към цифрово подписване със sproof sign е мощен пример за това как компаниите могат да намалят своя екологичен отпечатък, като същевременно увеличат финансовата си ефективност чрез технологични иновации.

Питър Сигмонд, старши мениджър “Стоки”, каза следното в интервюто: “За нас като компания два аспекта бяха решаващи при избора на решение за цифров подпис. Единият от тях беше пандемията от корона, тъй като работата на кратък работен ден и надомният офис ни принудиха да преосмислим ситуацията, защото без нова цифрова система вече нямаше да можем да подписваме договори, фактури и поръчки.

Вторият аспект, който със сигурност е бил тема на обсъждане с ръководството от известно време, е, че ние като компания сме се фокусирали върху цифровизацията и устойчивостта едновременно. С фокуса върху това най-накрая дойде моментът, в който решихме вече да подписваме всичко цифрово и в който е възможно да се откажем от всички хартиени фактури и договори.”

Възвръщаемост на инвестициите и устойчивост

Това решение също се изплати само след 18 седмици. Внедряването на sproof sign като универсално решение за подписване доведе до значително намаляване и оптимизиране на административните усилия в HOGAST. Ускорените процеси на одобрение и по-краткото време за изчакване обаче не само оптимизираха бизнес процесите, но и допринесоха значително за намаляване на разходите.

Тези спестявания могат да бъдат изразени количествено както във финансови, така и в екологични показатели: средното спестено време за работа с цифровизиран подпис във вътрешен и външен план, брутното почасово заплащане на работниците, които не трябва да се борят с подготовката и обработката на аналогови договорни процеси, спестените разходи за един спестен лист А4, спестените емисии CO2 и потреблението на енергия. Следва да се отбележи, че някои фактори, които биха могли да повлияят на действителната добавена стойност, не са включени в изчисленията, като например командировките, разходите за съхранение и архивиране, разходите за печат и сканираща техника и финансовите неудобства, дължащи се на дългото изчакване за сключване на договорите.

Комбинацията от икономически и екологични ползи превръща sproof sign в стратегически ценна инвестиция

HOGAST е само една от многото компании, които се възползват от внедряването на доказателствения знак в съществуващите си оперативни процеси. Но за кои случаи на употреба всъщност се използва цифровият подпис там? Г-н Сигмонд обяснява: “По принцип ние сме връзката между нашите клиенти или членове и доставчиците. Това обаче означава също, че всички фактури и поръчки минават през HOGAST и след това в някои случаи трябва да ги подпишем и преподпишем. Можете да си представите веригата за подписване като триъгълник между доставчиците, отделните членове и HOGAST.

Пример, в който цифровият подпис се използва и помага, е при въвеждането на нови доставчици. Има и договори, които трябва да бъдат подписани. Преди да решим да използваме решение за електронен подпис, първо трябваше да изпращаме всичко на хартиен носител по пощата и да чакаме. Поради факта, че цялата компания всъщност се състои от четири компании, в това приложение партньорът за доставка трябва да се подпише веднъж, а HOGAST – четири пъти. Можеше да отнеме две до три седмици, докато всичко пристигне обратно при нас. С цифровото решение от sproof sign това става много по-бързо.

Но ние използваме електронния подпис и при приемането на доставките. Това е така, защото всички потвърждения на поръчки над 7500 евро трябва да бъдат подписани от нас, след като клиентите и доставчиците вече са се подписали. Това е въпрос на отговорност! HOGAST също така носи отговорност за своите клиенти, ако те са в несъстоятелност или фалит. Тогава ние плащаме фактурите за нашите членове, но само ако потвърждението на поръчката или поръчката са били контраподписани от нас преди това. Това е наистина важен аспект за нашите членове и доставчици”.

Ефективност и устойчивост в бъдеще благодарение на sproof sign

Само с помощта на цифрови подписи HOGAST спестява средно 10 минути за работен процес с външен подпис без логистични усилия и до 20 минути за работни процеси с логистични усилия. Освен това емисиите на CO2 на лист А4 на компанията могат да бъдат намалени с 0,008 кг, а потреблението на енергия на лист – с 0,0648 kWh. Но също така и 0,14 евро на лист за разходи за печат и снабдяване са напълно елиминирани след сътрудничеството със sproof.

С интегрирания в уебсайта калкулатор за възвръщаемост на инвестициите на sproof компаниите, които подлежат на ESRS, вече могат да изчислят и потенциалните си икономии и по този начин да повишат ефективността на собствените си бизнес процеси и да постигнат целите си за устойчивост. Опитът на HOGAST ясно показва, че цифровите подписи са не само технологична иновация, но могат да имат и решаващ принос за по-устойчиво бъдеще.