Nykyään kestävä kehitys on enemmän kuin pelkkä trendi, se on keskeinen osa yritysstrategiaa. Euroopan unioni on asettanut selkeät puitteet eurooppalaisilla kestävän kehityksen raportointistandardeilla (ESRS), joita sovelletaan vuodesta 2024 alkaen. Siihen sisältyy ESG-raportointivelvoite, jonka mukaan yritysten on raportoitava säännöllisesti organisaationsa kestävän kehityksen teemasta. Nämä raportit kattavat ympäristöön, yhteiskuntaan ja hallintotapaan (ESG) liittyvät näkökohdat, ja niiden tarkoituksena on lisätä avoimuutta yrityksen muista kuin taloudellisista vaikutuksista. Tavoitteena on antaa sidosryhmille – kuten sijoittajille, asiakkaille ja yleisölle – kattavaa tietoa yrityksen kestävyyskäytännöistä ja sosiaalisesta vastuusta.
Muotokuva
HOGAST on johtava hotelli- ja ravintola-alan hankintaosuuskunta, joka perustettiin yli 45 vuotta sitten. Sen päätavoitteena on luoda hintaetuja niputtamalla volyymit eri yritysten kesken ja vapauttaa yritykset rutiinitehtävistä. HOGAST huolehtii kattavien tavarahankintojen lisäksi myös sähköstä, polttoaineesta, puhelinpalveluista ja muista palveluista tarjotakseen yli 3 200 jäsenyritykselleen Itävallassa parhaat edellytykset ja optimoidut prosessit.
HOGAST on Itävallan suurin laatuaan oleva yritys 415 miljoonan euron liikevaihdollaan. Münchenissä sijaitseva tytäryhtiö vastaa Etelä-Saksan palvelusta. HOGASTin lisäksi 1HOGAST-konserniin kuuluvat myös HOTEL GASTRO POOL pienemmille hotelli- ja ravintola-alan yrityksille sekä HANDOVER, joka huolehtii sosiaalialan tiloista.
Vaikka HOGASTin kaltaiset organisaatiot eivät suoraan kuulu ESG-raportointivaatimusten piiriin, ne ovat kuitenkin edelläkävijöitä osoittamassa, miltä kestävä toiminta voi käytännössä näyttää. HOGASTin päätös siirtyä digitaalisiin allekirjoituksiin sproof signin avulla on vaikuttava esimerkki siitä, miten yritykset voivat käyttää teknologisia innovaatioita ympäristöjalanjälkensä pienentämiseksi ja taloudellisen tehokkuuden lisäämiseksi samanaikaisesti.
Peter Sigmond, Senior Goods Manager, totesi haastattelussa seuraavaa: “Meille yrityksenä kaksi seikkaa oli ratkaisevaa, kun päätimme digitaalisen allekirjoitusratkaisun puolesta. Toinen niistä oli coronavirus-pandemia, sillä lyhyen työajan ja kotoa käsin työskentelyn vuoksi meidän oli mietittävä toimintatapamme uudelleen, sillä emme olisi enää pystyneet allekirjoittamaan sopimuksia, laskuja ja tilauksia ilman uutta digitaalista järjestelmää.
Toinen näkökohta, josta on varmasti keskusteltu johdon kanssa jo jonkin aikaa, on se, että olemme yrityksenä keskittyneet samanaikaisesti digitalisaatioon ja kestävyyteen. Kun keskityimme tähän, pääsimme lopulta pisteeseen, jossa päätimme allekirjoittaa kaiken digitaalisesti ja jossa on mahdollista luopua kaikista paperilaskuista ja -sopimuksista.”
Sijoitetun pääoman tuotto ja kestävyys
Tämä päätös kannatti jo 18 viikon jälkeen. Sproof signin käyttöönotto kokonaisvaltaisena allekirjoitusratkaisuna johti hallinnollisen työn huomattavaan vähenemiseen ja virtaviivaistumiseen HOGASTissa. Nopeutetut hyväksymisprosessit ja lyhyemmät odotusajat optimoivat liiketoimintaprosesseja, mutta myös säästivät merkittävästi kustannuksia.
Säästöt voidaan mitata sekä taloudellisesti että ympäristön kannalta: Niiden työntekijöiden bruttotuntipalkka, joiden ei tarvitse ponnistella analogisten sopimusprosessien valmistelun ja käsittelyn kanssa, kustannussäästöt säästettyä A4-arkkia kohden, säästetyt hiilidioksidipäästöt ja energiankulutus. On huomattava, että laskelmissa ei otettu huomioon joitakin tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa todelliseen lisäarvoon, kuten työmatkat, varastointi- ja arkistointikustannukset, tulostus- ja skannaustekniikan kustannukset ja taloudelliset haitat, jotka johtuvat pitkistä odotusajoista sopimusten tekemiseen.
Taloudellisten ja ekologisten hyötyjen yhdistelmä teki sproof signista strategisesti arvokkaan investoinnin.
HOGAST on vain yksi monista yrityksistä, jotka ovat hyötyneet sproof signin käyttöönotosta nykyisissä toimintaprosesseissaan. Mutta mitkä ovat tarkalleen ottaen digitaalisen allekirjoituksen käyttötapaukset? Sigmond selittää: “Me olemme periaatteessa linkki asiakkaidemme tai jäsentemme ja toimittajien välillä. Tämä tarkoittaa kuitenkin myös sitä, että kaikki laskut ja tilaukset kulkevat HOGASTin kautta, ja joissakin tapauksissa meidän on allekirjoitettava ja varmennettava ne. Allekirjoitusketjun voi kuvitella toimittajan, yksittäisten jäsenten ja HOGASTin väliseksi kolmioksi.
Yksi esimerkki, jossa digitaalista allekirjoitusta käytetään ja jossa siitä on apua, on uusien toimittajien palvelukseen ottaminen. On myös sopimuksia, jotka on allekirjoitettava. Ennen kuin päätimme sähköisen allekirjoitusratkaisun käyttöönotosta, meidän oli ensin lähetettävä kaikki paperisena postitse ja odotettava. Koska koko yritys koostuu itse asiassa neljästä yrityksestä, tässä käyttötapauksessa toimituskumppanin on allekirjoitettava kerran ja HOGASTin neljä kertaa. Voi kestää kahdesta kolmeen viikkoa, ennen kuin kaikki saapuu takaisin toimitiloihimme. With the digital solution from sproof sign, this is much quicker.
Mutta käytämme sähköistä allekirjoitusta myös toimitusten kirjaamisessa. Tämä johtuu siitä, että meidän on allekirjoitettava kaikki yli 7500 euron tilausvahvistukset sen jälkeen, kun asiakas ja toimittaja ovat jo allekirjoittaneet ne. Tämä on vastuukysymys! HOGAST on vastuussa asiakkaistaan myös silloin, jos nämä menevät konkurssiin tai tulevat maksukyvyttömiksi. Maksamme tällöin jäseniemme laskut, mutta vain, jos tilausvahvistus tai tilaus on ennakkoon meidän vastaamme allekirjoitettu. Tämä on todella tärkeä näkökohta jäsenillemme ja tavarantoimittajillemme.”
Tulevaisuuden tehokkuus ja kestävyys sproof signin avulla
Pelkästään digitaalisia allekirjoituksia käyttämällä HOGAST säästää keskimäärin 10 minuuttia ulkoisen allekirjoituksen työnkulkua kohden ilman logistista vaivaa ja jopa 20 minuuttia työnkuluissa, joissa on logistista vaivaa. Lisäksi yrityksen hiilidioksidipäästöt A4-arkkia kohti vähenevät 0,008 kg ja energiankulutus arkkia kohti 0,0648 kWh. Mutta myös 0,14 euroa arkkia kohti tulostuskustannuksista ja hankinnoista on päästy kokonaan eroon sproofin kanssa työskentelyn jälkeen.
Kun sproofin ROI-laskuri on integroitu verkkosivuille, ESRS-järjestelmän piiriin kuuluvat yritykset voivat nyt myös laskea mahdolliset säästönsä ja siten tehostaa omia liiketoimintaprosessejaan ja edistää kestävän kehityksen tavoitteitaan. HOGASTin kokemus osoittaa selvästi, että digitaaliset allekirjoitukset eivät ole vain teknologinen innovaatio, vaan ne voivat myös edistää ratkaisevasti kestävämpää tulevaisuutta.
