Udržitelnost je dnes více než jen trend, je to klíčová součást firemní strategie. Evropská unie stanovila jasný rámec v podobě evropských standardů pro vykazování udržitelnosti (ESRS), které budou platit od roku 2024. Jejich součástí je povinnost podávat zprávy o ESG, podle níž musí společnosti pravidelně podávat zprávy na téma udržitelnosti v rámci své organizace. Tyto zprávy zahrnují environmentální, sociální a správní aspekty (ESG) a mají zvýšit transparentnost nefinančního dopadu společnosti. Cílem je poskytnout zainteresovaným stranám – včetně investorů, zákazníků a veřejnosti – komplexní informace o postupech společnosti v oblasti udržitelnosti a společenské odpovědnosti.
Portrét
HOGAST je přední nákupní družstvo pro hotelnictví a gastronomii, které bylo založeno před více než 45 lety. Jeho hlavním cílem je vytvářet cenové výhody sdružováním objemů napříč společnostmi a odlehčit podnikům od rutinních úkolů. Kromě komplexního nákupu zboží se HOGAST stará také o dodávky elektřiny, pohonných hmot, telefonování a dalších služeb, aby svým více než 3 200 členským podnikům v Rakousku nabídl nejlepší podmínky a optimalizované procesy.
HOGAST je s obratem 415 milionů eur největší společností svého druhu v Rakousku. Dceřiná společnost v Mnichově je zodpovědná za obsluhu jižního Německa. Kromě společnosti HOGAST patří do skupiny 1HOGAST také HOTEL GASTRO POOL pro menší hotelové a gastronomické podniky a HANDOVER, který se stará o zařízení v sociální oblasti.
I když organizace jako HOGAST samy přímo nepodléhají požadavkům na podávání zpráv o ESG, jsou průkopníky v tom, jak může vypadat udržitelná činnost v praxi. Rozhodnutí společnosti HOGAST přejít na digitální podpisy pomocí služby sproof sign je působivým příkladem toho, jak mohou společnosti využívat technologické inovace ke snížení své ekologické stopy a zároveň ke zvýšení finanční efektivity.
Peter Sigmond, Senior Goods Manager, v rozhovoru uvedl následující: “Pro nás jako společnost byly při rozhodování o volbě řešení digitálního podpisu rozhodující dva aspekty. Jedním z nich byla pandemie koronaviru, protože zkrácená pracovní doba a práce z domova znamenaly, že jsme museli přehodnotit svůj přístup, protože bez nového digitálního systému bychom již nebyli schopni podepisovat smlouvy, faktury a objednávky.
Druhým aspektem, o kterém se s vedením společnosti již delší dobu diskutuje, je to, že jsme se jako společnost souběžně zaměřili na digitalizaci a udržitelnost. Díky tomuto zaměření jsme nakonec dospěli k tomu, že jsme se rozhodli vše podepisovat digitálně a že je možné se obejít bez všech papírových faktur a smluv.”
Návratnost investic a udržitelnost
Toto rozhodnutí se vyplatilo již po 18 týdnech. Implementace sproof sign jako komplexního řešení pro podepisování vedla k výraznému snížení a zefektivnění administrativní práce ve společnosti HOGAST. Zrychlení schvalovacích procesů a zkrácení čekacích dob nejen optimalizovalo obchodní procesy, ale také významně přispělo k úspoře nákladů.
Tyto úspory lze vyčíslit jak z finančního hlediska, tak z hlediska životního prostředí: Průměrná úspora času na jeden digitalizovaný podpisový proces uvnitř i vně firmy, hrubá hodinová mzda pracovníků, kteří se nemusí potýkat s přípravou a zpracováním analogových smluvních procesů, úspora nákladů na jeden ušetřený list A4, úspora emisí CO2 a spotřeba energie. Je třeba poznamenat, že do výpočtů nebyly zahrnuty některé faktory, které by mohly ovlivnit skutečnou přidanou hodnotu, jako jsou služební cesty, náklady na skladování a archivaci, náklady na tiskovou a skenovací techniku a finanční nevýhody způsobené dlouhým čekáním na uzavření smlouvy.
Kombinace ekonomických a ekologických přínosů učinila ze značky sproof sign strategicky cennou investici.
Společnost HOGAST je jen jednou z mnoha společností, které využily implementaci sproof sign do svých stávajících provozních procesů. Jaké jsou však konkrétní případy využití digitálního podpisu v této oblasti? Pan Sigmond vysvětluje: “V podstatě jsme spojovacím článkem mezi našimi zákazníky nebo členy a dodavateli. To však také znamená, že všechny faktury a objednávky procházejí společností HOGAST a v některých případech je musíme podepisovat a spolupodepisovat. Řetězec podpisů si můžete představit jako trojúhelník mezi dodavatelem, jednotlivými členy a společností HOGAST.
Jedním z příkladů, kdy se digitální podpis používá a pomáhá, je přidávání nových dodavatelů. Existují také smlouvy, které je třeba podepsat. Než jsme se rozhodli pro řešení elektronického podpisu, museli jsme nejprve vše posílat poštou v papírové podobě a čekat. Protože se celá společnost ve skutečnosti skládá ze čtyř společností, musí v tomto případě použití dodavatelský partner podepsat jednou a společnost HOGAST čtyřikrát. Mohlo trvat dva až tři týdny, než vše dorazilo zpět do našich prostor. S digitálním řešením od sproof sign je to mnohem rychlejší.
Elektronický podpis však používáme i při evidenci dodávek. Je to proto, že všechna potvrzení objednávek nad 7 500 eur musí být námi spolupodepsána poté, co je zákazník a dodavatel již podepsali. Jedná se o otázku odpovědnosti! Společnost HOGAST odpovídá za své zákazníky i v případě, že zkrachují nebo se dostanou do platební neschopnosti. V takovém případě faktury za naše členy proplácíme, ale pouze v případě, že potvrzení objednávky nebo objednávka byla předtím kontrasignována z naší strany. To je pro naše členy a dodavatele opravdu důležitý aspekt.”
Efektivita a udržitelnost v budoucnosti díky sproof sign
Pouhým použitím digitálních podpisů ušetří HOGAST v průměru 10 minut na jeden pracovní postup externího podpisu bez logistického úsilí a až 20 minut u pracovních postupů s logistickým úsilím. Kromě toho lze snížit emise CO2 na jeden list A4 o 0,008 kg a spotřebu energie na jeden list o 0,0648 kWh. Kromě toho se od doby spolupráce se společností sproof podařilo zcela eliminovat náklady na tisk a pořizovací náklady ve výši 0,14 eur na list.
Díky kalkulačce návratnosti investic sproof, která je integrována na webových stránkách, mohou nyní společnosti podléhající ESRS také vypočítat své potenciální úspory a zvýšit tak efektivitu svých vlastních obchodních procesů a pokročit ve svých cílech udržitelnosti. Zkušenosti společnosti HOGAST jasně ukazují, že digitální podpisy nejsou jen technologickou inovací, ale mohou také rozhodujícím způsobem přispět k udržitelnější budoucnosti.
