I dag er bæredygtighed mere end bare en trend; det er en nøglekomponent i virksomhedernes strategi. EU har sat en klar ramme med de europæiske standarder for bæredygtighedsrapportering (ESRS), som vil gælde fra 2024. Dette omfatter ESG-rapporteringsforpligtelsen, ifølge hvilken virksomheder regelmæssigt skal rapportere om emnet bæredygtighed i deres organisation. Disse rapporter dækker miljømæssige, sociale og ledelsesmæssige (ESG) aspekter og har til formål at øge gennemsigtigheden omkring virksomhedens ikke-finansielle indvirkning. Målet er at give interessenter – herunder investorer, kunder og offentligheden – omfattende information om virksomhedens bæredygtighedspraksis og sociale ansvar.
Portræt
HOGAST er et førende indkøbssamarbejde for hotel- og restaurationsbranchen, som blev grundlagt for over 45 år siden. Hovedformålet er at skabe prisfordele ved at samle mængder på tværs af virksomheder og at aflaste virksomheder for rutineopgaver. Ud over det omfattende indkøb af varer tager HOGAST sig også af elektricitet, brændstof, telefoni og andre tjenester for at kunne tilbyde sine mere end 3.200 medlemsvirksomheder i Østrig de bedste betingelser og optimerede processer.
HOGAST er den største virksomhed af sin art i Østrig med en omsætning på 415 millioner euro. Datterselskabet i München er ansvarlig for at betjene det sydlige Tyskland. Ud over HOGAST omfatter 1HOGAST-gruppen også HOTEL GASTRO POOL til mindre hotel- og cateringvirksomheder og HANDOVER, som tager sig af faciliteter i den sociale sektor.
Selvom organisationer som HOGAST ikke selv er direkte underlagt krav om ESG-rapportering, er de ikke desto mindre pionerer, der viser, hvordan bæredygtig handling kan se ud i praksis. HOGAST’s beslutning om at skifte til digitale signaturer med sproof sign er et imponerende eksempel på, hvordan virksomheder kan bruge teknologiske innovationer til at reducere deres miljømæssige fodaftryk og samtidig øge den økonomiske effektivitet.
Peter Sigmond, Senior Goods Manager, sagde følgende i et interview: “For os som virksomhed var der to aspekter, der var afgørende for, at vi besluttede os for en digital signaturløsning. Det ene var coronavirus-pandemien, fordi korttidsarbejde og hjemmearbejde betød, at vi var nødt til at genoverveje vores tilgang, da vi ikke længere ville have været i stand til at underskrive kontrakter, fakturaer og ordrer uden et nyt digitalt system.
Det andet aspekt, som bestemt har været et diskussionsemne med ledelsen i nogen tid, er, at vi som virksomhed har sat et parallelt fokus på digitalisering og bæredygtighed. Med fokus på dette nåede vi endelig til det punkt, hvor vi besluttede at underskrive alt digitalt, og hvor det er muligt at undvære alle papirfakturaer og -kontrakter.”
Investeringsafkast og bæredygtighed
Denne beslutning betalte sig efter kun 18 uger. Implementeringen af sproof sign som en alt-i-en-signaturløsning førte til en betydelig reduktion og effektivisering af det administrative arbejde hos HOGAST. De hurtigere godkendelsesprocesser og kortere ventetider optimerede ikke kun forretningsprocesserne, men bidrog også væsentligt til omkostningsbesparelser.
Disse besparelser kan kvantificeres i både økonomiske og miljømæssige termer: Den gennemsnitlige tidsbesparelse pr. digitaliseret underskriftsworkflow internt og eksternt, bruttotimelønnen for de medarbejdere, der ikke skal kæmpe med at forberede og håndtere analoge kontraktprocesser, omkostningsbesparelsen pr. sparet A4-ark, sparet CO2-udledning og energiforbrug. Det skal bemærkes, at nogle faktorer, der kunne påvirke den faktiske merværdi, ikke blev medtaget i beregningerne, såsom forretningsrejser, lager- og arkivomkostninger, omkostninger til print- og scanningsteknologi og økonomiske ulemper som følge af lange ventetider på kontraktindgåelse.
Kombinationen af økonomiske og økologiske fordele gjorde sproof sign til en strategisk værdifuld investering
HOGAST er blot en af mange virksomheder, der har haft gavn af at implementere sproof sign i sine eksisterende driftsprocesser. Men hvad er egentlig anvendelsesmulighederne for den digitale signatur der? Sigmond forklarer: “I bund og grund er vi bindeleddet mellem vores kunder eller medlemmer og leverandørerne. Men det betyder også, at alle fakturaer og ordrer går gennem HOGAST, og i nogle tilfælde er vi nødt til at underskrive og kontrasignere dem. Man kan forestille sig underskriftskæden som en trekant mellem leverandøren, de enkelte medlemmer og HOGAST.
Et eksempel, hvor den digitale signatur bruges og hjælper, er, når der tilføjes nye leverandører. Der er også kontrakter, som skal underskrives. Før vi besluttede os for en e-signaturløsning, måtte vi først sende alt i papirform med posten og vente. Fordi hele virksomheden faktisk består af fire virksomheder, skal leverandørpartneren i dette tilfælde underskrive én gang og HOGAST fire gange. Det kunne tage to til tre uger, før alt var tilbage hos os. Med den digitale løsning fra sproof sign går det meget hurtigere.
Men vi bruger også eSignatur, når vi registrerer leverancer. Det skyldes, at alle ordrebekræftelser på over 7.500 euro skal kontrasigneres af os, efter at kunden og leverandøren allerede har skrevet under. Dette er et spørgsmål om ansvar! HOGAST hæfter også for sine kunder, hvis de går konkurs eller bliver insolvente. Vi betaler så fakturaerne for vores medlemmer, men kun hvis ordrebekræftelsen eller ordren er blevet kontrasigneret af os på forhånd. Det er et meget vigtigt aspekt for vores medlemmer og leverandører.”
Effektivitet og bæredygtighed i fremtiden takket være sproof sign
Ved at bruge digitale signaturer alene sparer HOGAST i gennemsnit 10 minutter pr. arbejdsgang med ekstern signatur uden logistisk indsats og op til 20 minutter for arbejdsgange med logistisk indsats. Derudover kan virksomhedens CO2-udledning pr. A4-ark reduceres med 0,008 kg og energiforbruget pr. ark med 0,0648 kWh. Derudover er 0,14 euro pr. ark til udskrivningsomkostninger og indkøb blevet helt elimineret siden arbejdet med sproof.
Med sproofs ROI-beregner integreret på hjemmesiden kan virksomheder, der er underlagt ESRS, nu også beregne deres potentielle besparelser og dermed øge effektiviteten af deres egne forretningsprocesser og fremme deres bæredygtighedsmål. HOGAST’s erfaring viser tydeligt, at digitale signaturer ikke kun er en teknologisk innovation, men også kan yde et afgørende bidrag til en mere bæredygtig fremtid.
