Idag är hållbarhet mer än bara en trend, det är en nyckelkomponent i företagens strategi. EU har satt upp ett tydligt ramverk med de europeiska standarderna för hållbarhetsrapportering (ESRS), som ska gälla från 2024. Detta inkluderar ESG-rapporteringsskyldigheten, enligt vilken företag regelbundet måste rapportera om hållbarhetsfrågan inom sin organisation. Dessa rapporter omfattar miljömässiga, sociala och styrningsrelaterade aspekter (ESG) och syftar till att öka transparensen kring bolagets icke-finansiella påverkan. Syftet är att förse intressenter – inklusive investerare, kunder och allmänheten – med omfattande information om bolagets hållbarhetspraxis och sociala ansvar.
Porträtt
HOGAST är ett ledande inköpskooperativ för hotell- och restaurangbranschen som grundades för över 45 år sedan. Huvudsyftet är att skapa prisfördelar genom att samla volymer mellan företag och att avlasta företag från rutinuppgifter. Förutom den omfattande upphandlingen av varor tar HOGAST även hand om el, bränsle, telefoni och andra tjänster för att kunna erbjuda sina mer än 3 200 medlemsföretag i Österrike de bästa villkoren och optimerade processer.
HOGAST är det största företaget i sitt slag i Österrike med en omsättning på 415 miljoner euro. Dotterbolaget i München är ansvarigt för att betjäna södra Tyskland. I 1HOGAST-koncernen ingår förutom HOGAST även HOTEL GASTRO POOL för mindre hotell- och cateringföretag samt HANDOVER, som tar hand om anläggningar inom den sociala sektorn.
Även om organisationer som HOGAST själva inte direkt omfattas av kraven på ESG-rapportering är de ändå pionjärer när det gäller att visa hur hållbart agerande kan se ut i praktiken. HOGAST:s beslut att övergå till digitala signaturer med sproof sign är ett imponerande exempel på hur företag kan använda tekniska innovationer för att minska sitt miljöavtryck och samtidigt öka sin ekonomiska effektivitet.
Peter Sigmond, Senior Goods Manager, säger följande i en intervju: “För oss som företag var det två aspekter som var avgörande för att vi skulle välja en digital signaturlösning. En av dem var coronapandemin, eftersom korttidsarbete och hemarbete innebar att vi var tvungna att tänka om, eftersom vi inte längre skulle ha kunnat underteckna avtal, fakturor och beställningar utan ett nytt digitalt system.
Den andra aspekten, som förvisso har varit ett diskussionsämne med ledningen under en längre tid, är att vi som företag har lagt ett parallellt fokus på digitalisering och hållbarhet. Med fokus på detta kom vi till slut till en punkt där vi bestämde oss för att signera allt digitalt och där det är möjligt att avstå från alla pappersfakturor och avtal.”
Avkastning på investeringar och hållbarhet
Detta beslut betalade sig efter bara 18 veckor. Implementeringen av sproof sign som en allt-i-ett-signaturlösning ledde till en avsevärd minskning och effektivisering av det administrativa arbetet på HOGAST. De snabbare godkännandeprocesserna och kortare väntetiderna optimerade inte bara affärsprocesserna, utan bidrog också till betydande kostnadsbesparingar.
Dessa besparingar kan kvantifieras i både ekonomiska och miljömässiga termer: Genomsnittlig tidsbesparing per digitaliserat signaturarbetsflöde internt och externt, bruttotimlön för de anställda som inte behöver kämpa med att förbereda och hantera analoga avtalsprocesser, kostnadsbesparingar per sparat A4-ark, sparade koldioxidutsläpp och energiförbrukning. Det bör noteras att vissa faktorer som skulle kunna påverka det faktiska mervärdet inte har tagits med i beräkningarna, t.ex. affärsresor, lagrings- och arkivkostnader, kostnader för utskrifts- och skanningsteknik samt ekonomiska nackdelar på grund av långa väntetider för att ingå avtal.
Kombinationen av ekonomiska och ekologiska fördelar gjorde sproof sign till en strategiskt värdefull investering
HOGAST är bara ett av många företag som har dragit nytta av att implementera sproof sign i sina befintliga verksamhetsprocesser. Men exakt vilka är användningsområdena för den digitala signaturen där? Sigmond förklarar: “I grund och botten är vi länken mellan våra kunder eller medlemmar och leverantörerna. Men det innebär också att alla fakturor och beställningar går genom HOGAST och i vissa fall måste vi signera och kontrasignera dem. Man kan föreställa sig signeringskedjan som en triangel mellan leverantören, enskilda medlemmar och HOGAST.
Ett exempel där den digitala signaturen används och är till hjälp är när nya leverantörer läggs till. Det finns också avtal som måste skrivas under. Innan vi bestämde oss för en e-signaturlösning var vi först tvungna att skicka allt i pappersform med post och vänta. Eftersom hela företaget faktiskt består av fyra företag måste leverantörspartnern i det här fallet skriva under en gång och HOGAST fyra gånger. Det kunde ta två till tre veckor innan allt kom tillbaka till våra lokaler. Med den digitala lösningen från sproof sign går det mycket snabbare.
Men vi använder också e-signaturen när vi registrerar leveranser. Det beror på att alla orderbekräftelser över 7.500 euro måste kontrasigneras av oss efter att kunden och leverantören redan har skrivit under. Det här är en ansvarsfråga! HOGAST är också ansvarigt för sina kunder om de går i konkurs eller blir insolventa. Vi betalar sedan fakturorna för våra medlemmar, men bara om orderbekräftelsen eller ordern har kontrasignerats av oss i förväg. Det här är en väldigt viktig aspekt för våra medlemmar och leverantörer.”
Effektivitet och hållbarhet i framtiden tack vare sproof sign
Genom att enbart använda digitala signaturer sparar HOGAST i genomsnitt 10 minuter per arbetsflöde för externa signaturer utan logistisk ansträngning och upp till 20 minuter för arbetsflöden med logistisk ansträngning. Dessutom kan företagets CO2-utsläpp per A4-ark minskas med 0,008 kg och energiförbrukningen per ark med 0,0648 kWh. Men även 0,14 euro per ark för tryckkostnader och inköp har helt eliminerats sedan man började arbeta med sproof.
Med sproofs ROI-kalkylator integrerad på webbplatsen kan företag som omfattas av ESRS nu också beräkna sina potentiella besparingar och därmed öka effektiviteten i sina egna affärsprocesser och främja sina hållbarhetsmål. HOGAST:s erfarenhet visar tydligt att digitala signaturer inte bara är en teknisk innovation, utan också kan ge ett avgörande bidrag till en mer hållbar framtid.
