Danas održivost nije samo trend, ona je ključni dio korporativne strategije. Europska unija postavila je jasan okvir s Europskim standardima izvještavanja o održivosti (ESRS), koji će se primjenjivati od 2024. godine. To uključuje obvezu izvještavanja o ESG-u, prema kojoj tvrtke moraju redovito izvještavati o temi održivosti u svojoj tvrtki. Ta izvješća pokrivaju aspekte okoliša, društva i upravljanja (ESG) te imaju za cilj povećati transparentnost o nefinancijskom utjecaju tvrtke. Cilj je pružiti dionicima – uključujući investitore, kupce i javnost – sveobuhvatne informacije o praksama održivosti tvrtke i društvenoj odgovornosti.
Portret
HOGAST je vodeća nabavna zadruga za hotelijersku i ugostiteljsku industriju, osnovana prije više od 45 godina. Njegov glavni cilj je stvaranje cjenovnih prednosti kroz međusobno pakiranje količina i rasterećenje tvrtki rutinskih zadataka. Osim sveobuhvatne nabave robe, HOGAST se brine i o električnoj energiji, gorivu, telefoniji i drugim uslugama kako bi svojim više od 3.200 članicama u Austriji ponudio najbolje uvjete i optimizirane procese.
HOGAST je najveća tvrtka te vrste u Austriji s prometom od 415 milijuna eura. Podružnica u Münchenu odgovorna je za opsluživanje južne njemačke regije. Osim HOGAST-a, 1HOGAST Grupa uključuje i HOTEL GASTRO POOL za manje hotele i restorane, kao i HANDOVER, koji brine o sadržajima u društvenom sektoru.
Iako same organizacije poput HOGASTA nisu izravno obuhvaćene obvezom izvještavanja o ESG-u, one ipak pokazuju kao pioniri kako održiva akcija može izgledati u praksi. Odluka HOGAST-a da prijeđe na digitalne potpise sa sproof znakom snažan je primjer kako tvrtke mogu smanjiti svoj ekološki otisak, istovremeno povećavajući financijsku učinkovitost kroz tehnološke inovacije.
Peter Sigmond, viši menadžer za robu, rekao je u intervjuu: “Za nas kao tvrtku, dva su aspekta bila presudna pri odabiru rješenja za digitalni potpis. Jedan od njih bila je pandemija korone, jer su nas skraćeni radni sati i rad od kuće natjerali na preispitivanje, jer bez novog digitalnog sustava više ne bismo mogli potpisivati ugovore, račune i narudžbe.
Drugi aspekt, o kojem se već neko vrijeme raspravlja s upravom, jest da smo se kao tvrtka istovremeno fokusirali na digitalizaciju i održivost. S fokusom na to, konačno je došao trenutak kada smo odlučili sve potpisati digitalno i sada je moguće bez svih papirnatih računa i ugovora.”
Povrat ulaganja i održivost
Ova odluka se isplatila nakon samo 18 tjedana. Implementacija sprint znaka kao sveobuhvatnog rješenja za potpis dovela je do značajnog smanjenja i pojednostavljenja administrativnih napora u HOGAST-u. Međutim, ubrzani procesi odobravanja i kraća vremena čekanja ne samo da su optimizirali poslovne procese, već su značajno pridonijeli uštedama troškova.
Te se uštede mogu kvantificirati i financijskim i ekološkim pokazateljima: prosječno ušteđeno vrijeme po digitaliziranom potpisnom tijeku rada interno i eksterno, bruto satnica onih radnika koji se ne moraju mučiti s pripremom i rukovanjem analognim ugovornim procesima, uštede troškova po ušteđenom listu A4, ušteđene emisije CO2 i potrošnja energije. Treba napomenuti da neki čimbenici koji bi mogli utjecati na stvarnu dodanu vrijednost nisu bili uključeni u izračune, poput poslovnih putovanja, troškova skladištenja i arhiviranja, troškova tehnologije tiska i skeniranja te financijskih nedostataka zbog dugog čekanja na sklapanje ugovora.
Kombinacija gospodarskih i okolišnih koristi učinila je Sproof Sign strateški vrijednom investicijom
HOGAST je samo jedna od mnogih tvrtki koje imaju koristi od implementacije proof signa u svoje postojeće operativne procese. Ali za koje se namjene digitalni potpis zapravo koristi tamo? Gospodin Sigmond objašnjava: “U osnovi, mi smo veza između naših kupaca ili članova i dobavljača. Međutim, to također znači da svi računi i narudžbe prolaze kroz HOGAST i u nekim slučajevima ih moramo potpisati i supotpisati. Lanac potpisa možete zamisliti kao trokut između dobavljača, pojedinačnih članova i HOGAST-a.
Primjer gdje se koristi digitalni potpis i pomaže je prilikom uvođenja novih dobavljača. Postoje i ugovori koje treba potpisati. Prije nego što smo se odlučili za rješenje za e-potpis, prvo smo morali sve poslati u papirnatom obliku poštom i čekati. Budući da se cijela tvrtka zapravo sastoji od četiri tvrtke, u ovoj prijavi partner za isporuku mora potpisati jednom, a HOGAST četiri puta. Moglo bi proći dva do tri tjedna dok sve ne stigne natrag kod nas. S digitalnim rješenjem od sproof signa, ovo je puno brže.
Ali također koristimo eSignature prilikom primanja dostava. To je zato što sve potvrde narudžbi veće od 7.500 eura moraju biti potpisane od strane nas nakon što su kupci i dobavljači već potpisali. Ovo je pitanje odgovornosti! HOGAST je također odgovoran za svoje klijente ako bankrotiraju ili postanu nesolventni. Zatim plaćamo račune za naše članove, ali samo ako je potvrda narudžbe ili narudžba prethodno potpisana od nas. Ovo je zaista važan aspekt za naše članove i dobavljače.”
Učinkovitost i održivost u budućnosti zahvaljujući sproof znaku
Korištenjem samih digitalnih potpisa, HOGAST u prosjeku štedi 10 minuta po tijeku rada za vanjske potpise bez logističkog napora i do 20 minuta za tijekove rada s logističkim naporom. Osim toga, emisije CO2 po listu A4 može se smanjiti za 0,008 kg, a potrošnja energije po listu za 0,0648 kWh. Također, 0,14 eura po listu za troškove tiska i nabavu potpuno je ukinuto od suradnje sa sproofom.
S integriranim kalkulatorom povrata ulaganja Sproofa na web stranici, tvrtke koje podliježu ESRS-u sada mogu izračunati svoje potencijalne uštede i tako povećati učinkovitost vlastitih poslovnih procesa i unaprijediti svoje ciljeve održivosti. Iskustvo HOGASTA jasno pokazuje da digitalni potpisi nisu samo tehnološka inovacija, već mogu dati odlučujući doprinos održivijoj budućnosti.
