Atualmente, a sustentabilidade é mais do que uma tendência; é uma componente fundamental da estratégia empresarial. A União Europeia estabeleceu um quadro claro com as Normas Europeias de Relato de Sustentabilidade (ESRS), que serão aplicadas a partir de 2024. Isto inclui a obrigação de relatórios ESG, segundo a qual as empresas devem apresentar regularmente relatórios sobre o tema da sustentabilidade na sua organização. Estes relatórios abrangem aspectos ambientais, sociais e de governação (ESG) e destinam-se a aumentar a transparência sobre o impacto não financeiro da empresa. O objetivo é fornecer às partes interessadas – incluindo investidores, clientes e o público em geral – informações completas sobre as práticas de sustentabilidade e a responsabilidade social da empresa.
Retrato
A HOGAST é uma cooperativa de compras líder no sector da hotelaria e restauração, fundada há mais de 45 anos. O seu principal objetivo é criar vantagens de preço através do agrupamento de volumes entre empresas e aliviar as empresas de tarefas de rotina. Para além da aquisição global de bens, a HOGAST também se encarrega da eletricidade, do combustível, da telefonia e de outros serviços, de modo a oferecer aos seus mais de 3.200 associados na Áustria as melhores condições e processos optimizados.
A HOGAST é a maior empresa do seu género na Áustria, com um volume de negócios de 415 milhões de euros. A filial em Munique é responsável pelo serviço no sul da Alemanha. Para além da HOGAST, o grupo 1HOGAST inclui ainda a HOTEL GASTRO POOL, para pequenas empresas hoteleiras e de restauração, e a HANDOVER, que se ocupa de instalações no sector social.
Embora organizações como a HOGAST não estejam diretamente sujeitas a requisitos de informação ESG, são, no entanto, pioneiras na demonstração do que pode ser uma ação sustentável na prática. A decisão da HOGAST de mudar para assinaturas digitais com o sproof sign é um exemplo impressionante de como as empresas podem utilizar inovações tecnológicas para reduzir a sua pegada ambiental e, ao mesmo tempo, aumentar a eficiência financeira.
Peter Sigmond, Senior Goods Manager, disse o seguinte numa entrevista: “Para nós, enquanto empresa, dois aspectos foram decisivos para decidirmos a favor de uma solução de assinatura digital. Um deles foi a pandemia do coronavírus, porque o trabalho a tempo reduzido e o trabalho a partir de casa obrigaram-nos a repensar a nossa abordagem, uma vez que, sem um novo sistema digital, já não poderíamos assinar contratos, facturas e encomendas.
O segundo aspeto, que tem sido certamente um tópico de discussão com a administração há algum tempo, é que nós, como empresa, colocámos um foco paralelo na digitalização e na sustentabilidade. Com este foco, chegámos finalmente ao ponto em que decidimos assinar tudo digitalmente e em que é possível prescindir de todas as facturas e contratos em papel.”
Retorno do investimento e sustentabilidade
Esta decisão deu frutos ao fim de apenas 18 semanas. A implementação do sproof sign como uma solução de assinatura tudo-em-um levou a uma considerável redução e racionalização do trabalho administrativo na HOGAST. Os processos de aprovação acelerados e os tempos de espera mais curtos não só optimizaram os processos empresariais, como também contribuíram significativamente para a redução de custos.
Estas poupanças podem ser quantificadas em termos financeiros e ambientais: O tempo médio poupado por cada fluxo de trabalho de assinatura digitalizada a nível interno e externo, o salário horário bruto dos trabalhadores que não têm de se esforçar por preparar e tratar processos de contratos analógicos, a poupança de custos por folha A4 poupada, as emissões de CO2 poupadas e o consumo de energia. É de notar que alguns factores que poderiam influenciar o valor acrescentado real não foram incluídos nos cálculos, como as viagens de negócios, os custos de armazenamento e arquivo, os custos da tecnologia de impressão e digitalização e as desvantagens financeiras devidas aos longos períodos de espera para a conclusão dos contratos.
A combinação de benefícios económicos e ecológicos fez do sproof sign um investimento estrategicamente valioso
A HOGAST é apenas uma das muitas empresas que beneficiaram da implementação do sproof sign nos seus processos operacionais existentes. Mas quais são exatamente os casos de utilização da assinatura digital? O Sr. Sigmond explica: “Basicamente, somos a ligação entre os nossos clientes ou membros e os fornecedores. No entanto, isto também significa que todas as facturas e encomendas passam pela HOGAST e, em alguns casos, temos de as assinar e contra-assinar. Podes imaginar a cadeia de assinaturas como um triângulo entre o fornecedor, os membros individuais e a HOGAST.
Um exemplo em que a assinatura digital é utilizada e ajuda é na integração de novos fornecedores. Também há contratos que têm de ser assinados. Antes de optarmos por uma solução de assinatura eletrónica, tínhamos de enviar tudo em papel por correio e esperar. Como toda a empresa é composta por quatro empresas, neste caso, o parceiro fornecedor tem de assinar uma vez e a HOGAST quatro vezes. Podia demorar duas a três semanas até que tudo chegasse às nossas instalações. Com a solução digital da sproof sign, isto é muito mais rápido.
Mas também utilizamos a assinatura eletrónica para registar as entregas. Isto porque todas as confirmações de encomendas superiores a 7.500 euros têm de ser assinadas por nós depois de o cliente e o fornecedor já terem assinado. Trata-se de uma questão de responsabilidade! A HOGAST também é responsável pelos seus clientes, caso estes entrem em falência ou se tornem insolventes. Pagamos então as facturas dos nossos membros, mas apenas se a confirmação da encomenda ou a encomenda tiver sido previamente assinada por nós. Este é um aspeto muito importante para os nossos membros e fornecedores”.
Eficiência e sustentabilidade no futuro graças ao sproof sign
Utilizando apenas as assinaturas digitais, a HOGAST poupa uma média de 10 minutos por fluxo de trabalho de assinatura externa sem esforço logístico e até 20 minutos para fluxos de trabalho com esforço logístico. Além disso, as emissões de CO2 da empresa por folha A4 podem ser reduzidas em 0,008 kg e o consumo de energia por folha em 0,0648 kWh. Mas também 0,14 euros por folha para custos de impressão e aquisição foram completamente eliminados desde que trabalhaste com sproof.
Com a calculadora de ROI do sproof integrada no site, as empresas sujeitas ao SERS podem agora também calcular as suas potenciais poupanças e, assim, aumentar a eficiência dos seus próprios processos de negócio e avançar com os seus objectivos de sustentabilidade. A experiência da HOGAST mostra claramente que as assinaturas digitais não são apenas uma inovação tecnológica, mas também podem contribuir decisivamente para um futuro mais sustentável.
