Trajnost je danes več kot le trend, temveč ključna sestavina strategije podjetja. Evropska unija je z evropskimi standardi poročanja o trajnostnem razvoju (ESRS), ki se bodo uporabljali od leta 2024, določila jasen okvir. To vključuje obveznost poročanja o ESG, v skladu s katero morajo podjetja redno poročati o temi trajnosti v svoji organizaciji. Ta poročila zajemajo okoljske, družbene in upravljavske vidike (ESG) in so namenjena povečanju preglednosti nefinančnega vpliva podjetja. Cilj je deležnikom – vključno z vlagatelji, strankami in javnostjo – zagotoviti izčrpne informacije o trajnostnih praksah in družbeni odgovornosti podjetja.
Portret
HOGAST je vodilna nabavna zadruga za hotelsko in gostinsko industrijo, ki je bila ustanovljena pred več kot 45 leti. Njen glavni cilj je ustvarjanje cenovnih prednosti z združevanjem količin med podjetji in razbremenitev podjetij rutinskih nalog. Poleg celovite nabave blaga HOGAST skrbi tudi za elektriko, gorivo, telefonijo in druge storitve, da bi svojim več kot 3.200 podjetjem članom v Avstriji ponudil najboljše pogoje in optimizirane procese.
HOGAST je največje tovrstno podjetje v Avstriji s 415 milijoni evrov prometa. Podružnica v Münchnu je odgovorna za oskrbo južne Nemčije. V skupino 1HOGAST poleg družbe HOGAST spadata tudi HOTEL GASTRO POOL za manjša hotelska in gostinska podjetja ter HANDOVER, ki skrbi za objekte v socialnem sektorju.
Čeprav za organizacije, kot je HOGAST, ne veljajo neposredne zahteve za poročanje o ESG, so pionirji pri prikazovanju, kako je lahko trajnostno delovanje videti v praksi. Odločitev podjetja HOGAST, da preide na digitalno podpisovanje s sistemom sproof sign, je impresiven primer, kako lahko podjetja s tehnološkimi inovacijami zmanjšajo svoj okoljski odtis in hkrati povečajo finančno učinkovitost.
Peter Sigmond, višji vodja za blago, je v intervjuju povedal naslednje: “Za nas kot podjetje sta bila pri odločitvi za rešitev digitalnega podpisa odločilna dva vidika. Eden od njiju je bila pandemija koronavirusa, saj smo morali zaradi skrajšanega delovnega časa in dela od doma premisliti o svojem pristopu, saj brez novega digitalnega sistema ne bi mogli več podpisovati pogodb, računov in naročil.
Drugi vidik, o katerem se z vodstvom zagotovo že nekaj časa pogovarjamo, je, da smo se kot podjetje vzporedno osredotočili na digitalizacijo in trajnost. S tem poudarkom smo končno prišli do točke, ko smo se odločili, da bomo vse podpisovali digitalno in da je mogoče odpraviti vse papirnate račune in pogodbe.”
Donosnost naložbe in trajnost
Ta odločitev se je obrestovala že po 18 tednih. Uvedba sproof sign kot celovite rešitve za podpisovanje je privedla do znatnega zmanjšanja in racionalizacije upravnega dela v podjetju HOGAST. Pospešeni postopki odobritve in krajše čakalne dobe niso le optimizirali poslovnih procesov, temveč so tudi znatno prispevali k prihranku stroškov.
Te prihranke je mogoče količinsko ovrednotiti v finančnem in okoljskem smislu: Povprečni prihranek časa na digitaliziran delovni postopek podpisovanja znotraj in zunaj podjetja, bruto urna postavka tistih delavcev, ki se jim ni treba ukvarjati s pripravo in obdelavo analognih pogodbenih postopkov, prihranek stroškov na prihranjen list A4, prihranek emisij CO2 in poraba energije. Opozoriti je treba, da nekateri dejavniki, ki bi lahko vplivali na dejansko dodano vrednost, niso bili vključeni v izračune, kot so službena potovanja, stroški skladiščenja in arhiviranja, stroški tiskanja in tehnologije skeniranja ter finančne neugodnosti zaradi dolgega čakanja na sklenitev pogodb.
Zaradi kombinacije ekonomskih in ekoloških prednosti je znak sproof strateško dragocena naložba.
HOGAST je le eno od številnih podjetij, ki so imela koristi od uvedbe sproof signa v svoje obstoječe operativne procese. Toda kakšni so primeri uporabe digitalnega podpisa? Gospod Sigmond pojasnjuje: “V bistvu smo povezava med našimi strankami ali člani in dobavitelji. To pa pomeni tudi, da gredo vsi računi in naročila prek podjetja HOGAST, v nekaterih primerih pa jih moramo podpisati in sopodpisati. Verigo podpisov si lahko predstavljamo kot trikotnik med dobaviteljem, posameznimi člani in podjetjem HOGAST.
Eden od primerov, pri katerih se digitalni podpis uporablja in pomaga, je uvajanje novih dobaviteljev. Podpisati je treba tudi pogodbe. Preden smo se odločili za rešitev e-podpisa, smo morali najprej vse poslati v papirni obliki po pošti in čakati. Ker je celotno podjetje dejansko sestavljeno iz štirih podjetij, mora v tem primeru uporabe dobaviteljski partner podpisati enkrat, podjetje HOGAST pa štirikrat. Trajalo je lahko od dva do tri tedne, preden je vse skupaj prispelo nazaj v naše prostore. Z digitalno rešitvijo podjetja sproof sign je to veliko hitrejše.
Elektronski podpis pa uporabljamo tudi pri evidentiranju pošiljk. Vse potrditve naročil nad 7 500 EUR moramo namreč sopodpisati mi, potem ko sta jih stranka in dobavitelj že podpisala. To je vprašanje odgovornosti! Podjetje HOGAST je odgovorno tudi za svoje stranke, če gredo v stečaj ali postanejo plačilno nesposobne. Nato plačamo račune za naše člane, vendar le, če smo potrditev naročila ali naročilo predhodno sopodpisali. To je res pomemben vidik za naše člane in dobavitelje.”
Učinkovitost in trajnost v prihodnosti z znakom sproof sign
Samo z uporabo digitalnih podpisov HOGAST prihrani povprečno 10 minut na delovni postopek zunanjega podpisovanja brez logističnega napora in do 20 minut pri delovnih postopkih z logističnim naporom. Poleg tega lahko podjetje zmanjša emisije CO2 na list A4 za 0,008 kg in porabo energije na list za 0,0648 kWh. Prav tako pa je bilo od začetka dela s podjetjem sproof popolnoma odpravljenih 0,14 evra na list za stroške tiskanja in nabave.
Z integriranim kalkulatorjem ROI podjetja sproof na spletni strani lahko podjetja, za katera velja ESRS, zdaj izračunajo tudi svoje potencialne prihranke ter tako povečajo učinkovitost svojih poslovnih procesov in pospešijo svoje trajnostne cilje. Izkušnje podjetja HOGAST jasno kažejo, da digitalni podpisi niso le tehnološka inovacija, temveč lahko odločilno prispevajo tudi k bolj trajnostni prihodnosti.
