Digitální podepisování mandátů SEPA

Nejdůležitější fakta ve zkratce

• Právní jistota: Digitální mandáty SEPA jsou plně právně platné v souladu s nařízením eIDAS (FES nebo QES).
  
• Už žádné psaní: digitální přenos dat namísto ručního zadávání nečitelných skenů
  
• Rychlost: Vyzvednutí a podepsání trvá méně než 2 minuty pomocí sproof Fastlane
  
• Hybridní síla: sproof Fastlane překlenuje propast mezi papírem a digitálními dokumenty – jednoduchým naskenováním QR kódu na fyzických dokumentech.
  
• Osvědčené postupy: Zjistěte , jak poskytovatel energetických a infrastrukturních služeb Salzburg AG optimalizoval své zákaznické služby prostřednictvím této digitální transformace.

Proč běžné procesy SEPA zpomalují vaše podnikání

Ruční sběr povolení k inkasu je obrovská časová ztráta a přežitek z analogového světa. Tradiční proces – tisk, odesílání poštou, ruční podepisování, skenování a vracení e-mailem – je nejen únavný pro vaše zákazníky, ale způsobuje také obrovské režijní náklady ve vaší administrativě:

• Zdroj chyby při přenosu dat: IBAN, název a referenční číslo mandátu se musí ručně přenést z (často nečitelných) skenů do ERP nebo účetního systému. To je náchylné k chybám a nákladné.
  
  
• Vysoká míra stornování: Každá přestávka v práci s médii – například cesta do tiskárny nebo do poštovní schránky – je překážkou, kvůli které zákazníci od procesu upouštějí.
  
  
• Byrokratické přetížení: nečitelný rukopis vede k časově náročným opravám a zdržuje proces platby, což přímo zatěžuje vaši likviditu a vázne na cenných administrativních zdrojích, které by mohly být využity pro produktivnější úkoly.

Digitální mandáty SEPA pro moderní platební procesy

Přechod na částečně nebo plně digitální proces nabízí mnohem více výhod než jen odstranění papíru. Pozitivní účinky se týkají celého hodnotového řetězce.

Pozitivní účinky optimalizují celou vaši administrativu:

• Výrazně kratší doba zpracování: Mandáty jsou dokončeny v řádu minut namísto dnů.

• Snížení chybovosti prostřednictvím ověřeného zadávání dat: Vzhledem k tomu, že zákazníci zadávají své údaje digitálně do předem definovaných formulářových polí, nedochází při zadávání k chybám při přenosu. Pomůcky pro ověřování zajišťují, že do systému vstupují pouze úplné a správně naformátované mandáty.

• Vyšší míra dokončení (míra konverze): Čím jednodušší je proces podepisování, tím nižší je míra stornování.

• Výrazné snížení nákladů: Ušetříte náklady na poštovné, tisk a archivaci a také cenný pracovní čas na ruční zadávání dat.

• Centralizovaná a auditovatelná správa: Všechny mandáty jsou digitálně archivovány, lze je okamžitě vyhledat a díky bezproblémové auditní stopě jsou zdokumentovány v souladu s právními předpisy.

• Moderní zákaznická zkušenost: Svým zákazníkům nabízíte moderní, uživatelsky přívětivé služby bez mediální diskontinuity.

Obzvláště flexibilní: tento digitální proces lze použít i v hybridní podobě.

Jak se vydává mandát k inkasu SEPA v digitální podobě?

Pokud používáte řešení digitálního podpisu, jako je sproof, můžete celý proces vystavení pověření automatizovat pomocí šablony a nabídnout svým zákazníkům hybridní řešení.

Při vytváření příkazu k inkasu SEPA musí být v dokumentu uvedeny určité povinné informace. Patří mezi ně:

• Jméno dlužníka ( držitele účtu:in)
• Adresa z dlužníka
• IBAN dlužníka
• Jméno příjemce ( věřitele)
• Identifikační číslo věřitele ( ID věřitele)
• Odkaz na mandát ( jedinečná identifikace mandátu)
• Typ pověření ( jednorázové inkaso nebo opakované inkaso)
• Odkaz na právo na úhradu ( např. “Mohu do 8 týdnů…”).
• Datum pověření
• Podpis z dlužníka

Bez těchto informací nemusí být mandát bankami zpracován.

sproof Fastlane umožňuje bezproblémovou integraci těchto procesů do firemního designu. Po podpisu se data přenášejí přímo digitálně, takže ruční psaní je zcela zbytečné.

Princip je jednoduchý:

1. Připravte se: Připravte si smlouvu nebo formulář v programu sproof sign a umístěte na dokument QR kód.
   
2. Odeslání: Dokument bude vašim zákazníkům zaslán obvyklou poštovní službou.
   
3. Podepište se digitálně: Zákazník naskenuje QR kód svým chytrým telefonem. Proces podpisu se spustí okamžitě – bez nutnosti registrace nebo přihlášení.
   
4. Dokončit: Stačí jen několik kliknutí a smlouva je legálně podepsána a bezpečně vrácena vaší společnosti.

Právní základ: Je platný?

Ano, na digitální mandát k inkasu SEPA se v EU vztahuje nařízení eIDAS. Ačkoli pro mnoho mandátů stačí textová forma, banky často vyžadují písemnou formu, aby minimalizovaly riziko. Kvalifikovaný elektronický podpis (QES) je 100% ekvivalentem vlastnoručního podpisu a nabízí nejvyšší důkazní hodnotu u soudu. V praxi se pokročilý elektronický podpis (AES) etabloval jako efektivní mezistupeň pro standardní platební transakce. Právní jistota a rychlost se vzájemně nevylučují.

Osvědčený postup: Salzburg AG

Salzburg AG: Digitale Souveränität und mehr als 250.000 Blatt Papier weniger durch den Wechsel zu sproof

Často kladené dotazy k tématu

1. Co je to mandát k inkasu SEPA?
   Pověření k inkasu SEPA je právní zmocnění, které zákazník udělil společnosti k inkasu dlužných částek přímo z jeho bankovního účtu. Slouží také jako pokyn bance k provedení platby.
   
2. Je elektronické pověření SEPA právně platné?
   Ano, elektronické pověření SEPA je právně plně účinné, pokud splňuje standardy eIDAS. Díky digitálním podpisům (FES nebo QES) a ověřovacímu protokolu odolnému proti padělání lze totožnost podepisující osoby prokázat ještě snadněji než na papíře. Banky tyto elektronické mandáty akceptují plošně, protože splňují požadavky Evropské rady pro platební styk.
   
3. Přijímají banky digitální mandáty?
   Ano, pokud podpisový standard (FES nebo QES) prokazuje pravost podepisující osoby nade vší pochybnost.
   
4. Musí si zákazník kvůli podpisu vytvořit účet sproof?
   Ne. Vaši zákazníci mohou podepsat pověření přímo prostřednictvím odkazu, který obdrží, nebo po naskenování QR kódu. Není nutná žádná registrace ani vytvoření účtu u společnosti sproof, což udržuje velmi nízkou míru stornování.
   
5. Co se stane s dokumentem po jeho podpisu?
   Jakmile všechny strany podepíší, vy i vaši zákazníci automaticky obdržíte podepsaný dokument ve formátu PDF e-mailem. Data lze také prostřednictvím rozhraní přenést přímo do vašeho vedoucího systému (např. ERP nebo účetnictví).
   
6. Je digitální pověření archivováno způsobem odolným proti auditu?
   Ano, každý dokument podepsaný pomocí sproof obsahuje auditní stopu odolnou proti manipulaci. Společně s digitálním certifikátem splňuje všechny požadavky na auditovatelnou archivaci a poskytuje bezproblémový řetězec důkazů.
   
7. Mohou podepisovat i firemní zákazníci (B2B)?
   Ano, rozhodně. sproof Fastlane je ideální pro procesy B2B. I oprávnění zástupci nebo oprávnění signatáři společností mohou digitálně podepisovat obchodní mandáty SEPA právně bezpečným způsobem – v případě potřeby také pomocí kvalifikovaného elektronického podpisu (QES), který je právně rovnocenný vlastnoručnímu podpisu.

Další případy použití: Umístěte Fastlane tam, kde to vyžadují vaše případy použití →