Ve vysoce regulovaném prostředí, jako jsou platby, jsou právně vyhovující a efektivní procesy klíčové. Rakouský poskytovatel platebních služeb hobex AG ukazuje, jak lze úspěšně skloubit digitalizaci a dodržování předpisů – s řešením digitálního podpisu sproof sign. Díky bezproblémové integraci pokročilého elektronického podpisu do stávajícího systému správy smluv se společnosti hobex podařilo nejen zvýšit kvalitu procesů, ale také ušetřit cenné zdroje. V rozhovoru s Dr. Martinou Gsölsovou, odbornicí na ochranu osobních údajů ve společnosti hobex, je zřejmé, jak důležité jsou při výběru integrovaného řešení pro digitální podpisy ve firmě evropské standardy ochrany osobních údajů, technická flexibilita a uživatelská přívětivost.

Název organizace:
hobex AG

Profil společnosti:
hobex AG je rakouský poskytovatel komplexních služeb v oblasti bezhotovostních platebních systémů se sídlem v Salcburku a dalšími pobočkami v Německu, Slovinsku a Itálii. Společnost nabízí na míru šitá řešení pro akceptaci kreditních a debetních karet a pro platby v elektronickém obchodě. hobex byl založen v roce 1991 a od té doby působí na trhu se zaměřením na inovace a služby zákazníkům.

Proč podepsat sproof sign:
“Musíme být schopni kdykoli prokázat, že naše procesy fungují právně bezchybně a splňují aktuální požadavky. Digitální, sledovatelné a auditovatelné procesy jsou proto nezbytné, zejména v oblasti uzavírání smluv. Řešení, jako je sproof sign, nám pomáhá tyto vysoké standardy splnit.

Co znamená společnost hobex?

hobex je předním poskytovatelem platebních služeb v regionu DACH, navíc působí ve Slovinsku a Itálii. Naší hlavní činností je podpora firem z různých odvětví – zejména maloobchodu, gastronomie a cestovního ruchu – při bezpečném a efektivním zpracování bezhotovostních plateb.

Umožňujeme platby kartou v místě prodeje i v elektronickém obchodě a obsluhujeme přibližně 44 000 zákazníků. Velký důraz klademe na vynikající zákaznický servis, vysokou míru flexibility a individuální podporu. Abychom těmto požadavkům vyhověli, jsou moderní a výkonné nástroje, jako je například sproof sign pro digitální podpisy, ústřední součástí naší digitální infrastruktury.

Jakou roli hrají ochrana údajů, dodržování předpisů a regulace ve vašem každodenním podnikání a v procesu digitálního podpisu?

Jako poskytovatel platebních služeb podléhá společnost hobex dohledu rakouského Úřadu pro finanční trh (FMA). To znamená, že podléháme podobným regulatorním požadavkům jako tradiční banky – to se týká zejména dodržování požadavků na ochranu osobních údajů, zabezpečení IT a komplexních procesů compliance.

Musíme být schopni kdykoli prokázat, že naše procesy fungují právně bezchybně a splňují aktuální požadavky. Digitální, sledovatelné a auditovatelné procesy jsou proto nezbytné, zejména v oblasti uzavírání smluv. Řešení, jako je sproof sign, nám pomáhá tyto vysoké standardy splnit.

V jakých konkrétních případech použití digitální podpis v současné době používáte?

Plně jsme integrovali podepisování sproof sign do naší digitální správy smluv. Jakmile je smlouva dokončena, může odpovědný vlastník smlouvy přímo zahájit proces podepisování. Účastníci jsou automaticky přizváni, aktuální stav je vždy viditelný – a po podpisu dokument automaticky proudí zpět do systému. To vše funguje prostřednictvím rozhraní API, které bylo bezproblémově začleněno do našeho stávajícího IT prostředí. Díky tomu je celý proces konzistentní, efektivní a transparentní.

Jak probíhalo zavedení proof sign do vašeho stávajícího prostředí IT systémů?

Technická integrace proběhla hladce a v krátké době. Zvláště bych chtěl vyzdvihnout hmatatelnou přidanou hodnotu: Proces podepisování se díky sproof sign stal mnohem jednodušším, rychlejším a bezpečnějším. Pro nás bylo klíčové, abychom o digitalizaci nepřemýšleli izolovaně, ale integrovali ji do stávajících pracovních postupů – což právě sproof umožňuje díky svému řešení založeném na API.

Zdokonalený elektronický podpis pro nás představuje ideální kombinaci bezpečnosti, uživatelské přívětivosti a právní účinnosti. Snadno se nastavuje, nekomplikovaně používá a je velmi dobře přijímán i externími partnery.

Dr. Martina Gsöls

Jak byl elektronický podpis zaveden a přijat uvnitř společnosti? Bylo provedeno nějaké školení?

sproof sign byl zaveden přímo v rámci zavádění našeho nového systému správy smluv. V důsledku toho byl součástí rozsáhlejšího procesu změn, v jehož rámci proběhlo cílené školení. Přijetí bylo od počátku vysoké, zejména mezi kolegy, kteří se smlouvami pravidelně pracují. Oceňují snadné používání, transparentnost procesu a znatelnou úsporu času. Řešení digitálního podpisu je aktivně využíváno a hodnoceno velmi pozitivně.

Proč jste si záměrně vybrali evropského poskytovatele softwaru pro elektronický podpis?

Většina našich zákazníků a partnerských společností se nachází v Evropě – se zaměřením na Rakousko, Německo a Itálii. Proto přikládáme velký význam tomu, abychom se v oblasti ochrany dat a IT infrastruktury spoléhali na evropské poskytovatele.

Dáváme přednost cloudovým řešením s hostingem v EU a jasným souladem s GDPR. sproof tyto požadavky splňuje na 100 % a samotná společnost sídlí v Rakousku – to dokonale zapadá do našeho vlastního obrazu jako regionálně ukotvené, ale mezinárodně aktivní společnosti.

Pokud existuje evropské řešení, které je technicky přesvědčivé a zároveň sdílí naše hodnoty v oblasti ochrany dat, je pro nás první volbou.

Proč u společnosti hobex používáte zaručený elektronický podpis?

Zdokonalený elektronický podpis pro nás představuje ideální kombinaci bezpečnosti, uživatelské přívětivosti a právní účinnosti. Snadno se nastavuje, nekomplikovaně používá a je velmi dobře přijímán i externími partnery.

Pro smlouvy v prostředí B2B splňuje všechny požadavky – jak z hlediska právní platnosti, tak z hlediska souladu s předpisy. To je rozhodující faktor, zejména pro regulovaného poskytovatele platebních služeb, jako jsme my.

Proč jste se rozhodli pro integraci API elektronického podpisu sproof sign?

V popředí zájmu je pro nás komplexní digitalizace našich obchodních procesů. To znamená: žádné přerušení práce s médii, žádné změny systému, žádné ruční kopírování dokumentů tam a zpět.

Díky integraci API funguje celý proces podepisování přímo v rámci naší správy smluv. Spustím podpis, otevře se okno sproof, podepíšu – a jakmile je proces dokončen, dokument se automaticky přehraje. Tímto způsobem zajišťujeme, že naše procesy jsou nejen digitální, ale také efektivní a uživatelsky přívětivé.

Jak probíhala spolupráce na technické integraci podpisového softwaru?

Implementace probíhala v úzké koordinaci mezi naším poskytovatelem správy smluv a týmem sproof. Spolupráce byla po celou dobu profesionální a orientovaná na řešení. I v případě individuálních požadavků nebo žádostí o podporu byla společnost sproof vždy rychle k dispozici a velmi vstřícná.

Z našeho pohledu se jednalo o všestranně úspěšný projekt – jak po technické, tak po organizační stránce.