Energie AG Oberösterreich je přední energetická a servisní skupina, která již od roku 1892 hraje klíčovou roli při utváření regionálních dodávek energie. Díky širokému portfoliu služeb v oblasti elektřiny, plynu, tepla, vody, ale i likvidace odpadů a informačních a komunikačních technologií je společnost zárukou kvality a spolehlivosti pro zákazníky, dodavatele, zaměstnance i veřejnost. Prostřednictvím rozsáhlé sítě a vlastních elektráren zajišťuje společnost Energie AG udržitelné a spolehlivé dodávky energie pro více než 450 000 zákazníků. Jako partner více než 1 000 obcí působí také v oblasti vodohospodářství. To vše vždy za dodržení nejvyšších ekologických standardů.
Název společnosti: Energie AG Oberösterreich
Stručný popis projektu:
Implementace řešení digitálního podpisu na podporu efektivních a flexibilních obchodních procesů a splnění požadavků na ochranu dat.
Proč podepsat sproof sign:
“Máme již několik různých vlastních řešení, což nás naučilo, které funkce jsou pro nás nejdůležitější a které nám nemohou poskytnout potřebnou flexibilitu. Při hodnocení potenciálních dodavatelů jsme proto definovali konkrétní požadavky (…) sproof sign nám je dokázala poskytnout
Jak došlo k rozhodnutí zavést digitální podpis?
Burger: “Rozhodli jsme se implementovat řešení digitálního podpisu, abychom vyřešili dva klíčové problémy. Zaprvé jsme si všimli, že se v našich procesech s koncovými zákazníky často setkáváme s přerušením médií. Mnoho informací bylo předkládáno v papírové podobě, což vedlo k časově náročným manuálním procesům zachycení, archivace a dalšího zpracování. Toto mediální přerušení naše procesy značně zpomalovalo. Digitalizací těchto procesů a zavedením digitálního podpisu se nám podařilo toto úzké místo odstranit a zvýšit efektivitu.
Kromě toho nás pandemie COVID-19 donutila přizpůsobit naše interní procesy. Tradiční způsob fyzického podepisování dokumentů již nebyl praktický kvůli omezením cestování a práci z domova. Ukázalo se, že je třeba zavést digitální řešení, aby byl zachován obchodní provoz. V této souvislosti jsme hledali řešení, které by nám poskytlo potřebnou flexibilitu.”
Pro jaké případy použití se digitální podpis používá?
Burger: “Digitální podpis používáme pro různé aplikace. Jednak ho používáme při kontaktu se zákazníky, například když chce zákazník uzavřít smlouvu nebo potřebuje potvrdit poskytnutou službu. Dalším případem využití je interní použití, zejména v situacích, jako je rychlá implementace nových předpisů, například nařízení o home office. V takovém případě jsme potřebovali rychle zpracovat dokumenty pro 1500 zaměstnanců, což by s tradičními papírovými procesy nebylo možné. Pro zvládnutí tohoto procesu jsme použili interní řešení, která jsou integrována prostřednictvím speciálně vyvinuté aplikace. Byl zaveden proces uvolňování, v němž dokumenty nejprve schválili přímí nadřízení a teprve poté byly odeslány zaměstnancům s předdefinovanými místy pro podpis.”
Proč jste se rozhodli pro evropské podpisové řešení a jakou roli hraje GDPR?
Burger: “Působíme jako dodavatel energie s kritickou infrastrukturou ve vysoce regulované oblasti. Ochrana osobních údajů je pro nás nesmírně důležitá, protože neustále pracujeme s osobními údaji. Proto bylo klíčové najít poskytovatele v bezprostřední blízkosti, nejlépe v Rakousku nebo alespoň v Evropě. Americký poskytovatel by byl spojen s příliš mnoha nejistotami a problémy, protože nemůžeme riskovat. Naše politika se proto jednoznačně zaměřuje na evropské poskytovatele, abychom zajistili splnění požadavků GDPR a minimalizovali rizika v oblasti ochrany údajů.”
Jaké standardy z hlediska bezpečnosti dat a shody s předpisy musí softwarové řešení ve vaší společnosti splňovat?
Burger: “Kromě GDPR jsou pro nás velmi důležité i další normy, například ISO 271001. Ta je pro nás obzvláště důležitá, protože jsme sami certifikováni a očekáváme, že naši dodavatelé budou schopni splnit stejný bezpečnostní standard jako my. Provádíme také pravidelné bezpečnostní audity, abychom zajistili, že naše infrastruktura je vždy chráněna. Tyto revize provádíme každoročně, abychom včas identifikovali a odstranili potenciální zranitelnosti dříve, než dojde k bezpečnostním incidentům, které mohou být nákladné.”
“Mnoho informací bylo podáváno v papírové podobě, což vedlo k časově náročným manuálním procesům […] Vedl. Toto mediální narušení naše procesy značně zpomalilo. Digitalizací těchto procesů a zavedením digitálního podpisu se nám podařilo toto úzké místo odstranit a zvýšit efektivitu.”
Dr. Franz Burger
Konzultant Správa obsahu a spolupráce
Jak vypadá proces hodnocení řešení digitálního podpisu ve společnosti vaší velikosti?
Burger: “Máme již několik různých vlastních řešení, což nás naučilo, které funkce jsou pro nás nejdůležitější a které nám nemohou poskytnout potřebnou flexibilitu. Při hodnocení potenciálních dodavatelů jsme proto definovali konkrétní požadavky, mezi něž patřila možnost libovolně přesouvat zástupný symbol podpisu a upravovat jeho měřítko, stejně jako možnost uživatelů flexibilně konfigurovat svou podpisovou roli. To jsme všude nenašli. Kladli jsme také důraz na schopnost integrace se stávajícími procesy, zejména prostřednictvím rozhraní REST API, abychom zajistili bezproblémovou integraci do našich pracovních postupů. “
Co se vám na sproof sign obzvlášť líbí?
Burger: “Po průzkumu mezi našimi klíčovými uživateli, kteří produkt často používají, byl kladně hodnocen zejména bod použitelnosti. Uživatelské rozhraní je navrženo intuitivně, což uživatelům zjednodušuje proces podepisování. Bezproblémově funguje i na cestách, což naši zaměstnanci velmi oceňují. Navíc k používání produktu nepotřebovali téměř žádné školení. To výrazně minimalizovalo nároky na školení a bylo pro nás velkou výhodou. Dalším pozitivním aspektem je možnost libovolně konfigurovat podpisová razítka. To nám umožňuje pokrýt různé požadavky a podporovat jednotlivé procesy. Jiná podpisová řešení tuto výzvu jednoduše nesplňovala.”
Existují nějaké nápady na budoucí využití značky sproof sign?
Burger: “ V současné době jsme ve fázi testování integrace se společností SAP pro proces tvorby nabídek. Zde se vytvářejí, schvalují a podepisují nabídky před jejich odesláním zákazníkovi. Tato integrace již byla nastavena a od léta bude postupně zaváděna. Něco, co by pravděpodobně také mělo potenciál, je naše interní oddělení lidských zdrojů. Máme asi 4 500 zaměstnanců, o které je třeba se starat. Samozřejmě vše, co funguje digitálně a odchází od papíru, je obrovská páka.”
