Trumpai apie svarbiausius faktus

• Pasirašymo platforma – tai centralizuotas, patikimas audito sprendimas , skirtas elektroniniam dokumentų pasirašymui, valdymui ir auditui.
  
• Šiuolaikinės platformos palaiko kelis eIDAS pasirašymo lygius ir suteikia galimybę automatizuotai pasirašyti ir patvirtinti procesus.
  
• Teikėjo kilmė lemia teisinę jūsų duomenų kontrolę: Europos platformoms taikomas tik BDAR ir išvengiama JAV įstatymų, tokių kaip CLOUD Act, keliamos rizikos .

Kas yra parašo platforma?

Parašo platforma – tai centralizuota, auditui atspari programinė įranga, kuri kontroliuoja visą su elektroniniais parašais susijusį procesą :

• Kurti ir įkelti dokumentus
• Apibrėžkite parašo darbo eigą
• Nustatyti suinteresuotąsias šalis
• Pateikite parašus
• Dokumentų audito seka
• Teisės aktų reikalavimus atitinkantis archyvavimas

Kuo skiriasi platforma nuo parašo įrankio?

Skaitmeniniai parašai dabar yra standartas. Tačiau kaip pasirašoma, lemia teisinį galiojimą, saugumą ir veiksmingumą.

Parašo įrankiu paprastai tik skaitmeninamas ranka rašytas parašas. Kita vertus , parašo platforma kontroliuoja visą pasirašymo procesą ir užtikrina atitiktį reikalavimams.

Kriterijus	Parašo įrankis	Profesionali parašo platforma
Tikslas	Greitai pasirašykite atskirus dokumentus skaitmeniniu būdu	Saugiai ir efektyviai kontroliuokite visus pasirašymo procesus
Funkcijų diapazonas	Pagrindinė parašo funkcija – paprastai tik EES	Darbo eigos, tapatybės tikrinimas, archyvavimas, audito seka, automatizavimas, visi eIDAS parašo standartai (EES, FES, QES)
Sistemos taikymo sritis	Atskira programa arba nedidelis papildomas modulis	Centralizuota įmonės platforma su CRM/ERP/HR integracija
Naudojimo pavyzdys	“Įterpti parašą” dokumente	Dokumentų siuntimas, parašo vaidmenų nustatymas, būsenos stebėjimas, teisiškai suderintas dokumentų pateikimas
Atitiktis	Skirtumai priklauso nuo paslaugų teikėjo; paprastai tik paprastas teisinis poveikis	ES teisinis suverenitetas, eIDAS ir BDAR atitikimas, GoBD audito patikimumas
Mastelis	Tinka retkarčiais pasirašyti	Patikimas net ir esant dideliam kiekiui ir sudėtingiems procesams
Tikslinė grupė	Vienas naudotojas, paprasti reikalavimai	Įmonės, valdžios institucijos, reguliuojamos pramonės šakos

Strateginis pagrindas: atitiktis ir eIDAS atitiktis

Europos bendrovėms teisiniai pagrindai eIDAS ir GoBD (panašūs standartai Vokietijoje ir Austrijoje) yra griežčiausi kriterijai. Kad skaitmeniniai parašai būtų naudojami laikantis teisės aktų reikalavimų, parašo platformos turi patikimai atitikti šiuos teisės aktų reikalavimus:

1. eIDAS trejybė: EES, FES ir QES

ES eIDAS reglamente apibrėžti trys pasirašymo lygiai. Pasirašymo platforma turi gebėti užtikrinti kiekvieną iš šių lygių atitinkamam naudojimo atvejui.

*Pavyzdžiai gali skirtis priklausomai nuo šalies ir vidaus gairių, todėl jie turėtų būti tik pagalbinė priemonė, padedanti suprasti! Dėl konkretaus atvejo pasitarkite su teisininku arba mūsų pardavimų skyriumi.

! QES yra vienintelė parašo forma, kuri teisiškai prilygsta ranka rašytam parašui. Ne kiekviena platforma siūlo QES – įmonės turėtų tai patikrinti prieš pasirinkdamos, kad išvengtų žiniasklaidos trikdžių tolesniame procese.

2. audito saugumas per audito seką

Pasirašytas dokumentas teisiškai galioja tik tada, kai visas procesas yra visiškai atsekamas. Su eIDAS suderinama pasirašymo platforma, tokia kaip “sproof sign”, automatiškai sukuria audito pėdsakus – neklastojamą žurnalą, kuriame fiksuojamas laikas, dalyvaujančios šalys, naudojamas tapatybės įrodymas ir parašo standartas. Tai yra raktas į audito saugumą ir GoBD atitiktį.

Kodėl yra skirtumas, ar parašo platforma yra iš ES, ar iš JAV?

Skaitmeninio parašo procesai yra ne tik patogūs, bet ir patikimi:

• Kas saugo mano duomenis?
• Kokie įstatymai taikomi saugomiems dokumentams?
• Kas turi teisę juo naudotis?
  

Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas taikomas Europoje: Asmens duomenys gali būti perduodami tik esant teisiniam pagrindui.

JAV taip pat taikomas CLOUD aktas: JAV valdžios institucijos gali įpareigoti įmones perduoti duomenis,

• nesvarbu, kur jie laikomi.
• net jei jie yra ES.

Dėl to kyla teisių konfliktas:

ES / DSGVO	Jungtinės Amerikos Valstijos / CLOUD aktas
Griežta asmens duomenų apsauga	Institucijų prieiga tam tikromis teisinėmis sąlygomis
Tikslas: privatumas ir duomenų suverenumas	Tikslas: nacionalinis saugumas ir tyrimai
Prieiga tik esant aiškiam teisiniam pagrindui ir laikantis nustatytų bendrųjų sąlygų.	JAV jurisdikcijai priklausantys paslaugų teikėjai gali būti įpareigoti perduoti duomenis pagal teismo nutartį, neatsižvelgiant į tai, ar duomenys saugomi JAV, ar ES.

“Sproof Sign” platforma: išmaniosios darbo eigos, kurios pagreitina jūsų komandą

Didžiausias efektyvumo padidėjimas yra susijęs su sudėtingų patvirtinimo ir pasirašymo procesų automatizavimu. Moderni platforma, tokia kaip “sproof sign”, leidžia apibrėžti pasirašymo darbo eigą (pvz., nuoseklią, lygiagrečią, su sąlyginiais etapais), kuri automatiškai perduoda dokumentus reikiamiems asmenims (su reikiamu pasirašymo lygiu).

Pasikliaukite Europos atitiktimi ir maksimaliu automatizavimu jau šiandien. Leiskite mums parodyti, kaip “sproof sign” kaip centrinė platforma pagreitina jūsų procesus ir sumažina teisinę riziką. Užsisakykite demonstracinę versiją ir aptarkite savo e. parašo strategiją →