De gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) is 100% rechtsgeldig in heel Europa en is de enige digitale handtekening die gelijkwaardig is aan een handgeschreven handtekening. Dit artikel geeft kort en bondig antwoord op alle belangrijke vragen van de inleiding tot het gebruik van de QES.
Wat is een gekwalificeerde elektronische handtekening?
De gekwalificeerde elektronische handtekening, vaak QES genoemd, is een soort elektronische handtekening die volgens de eIDAS-verordening (EU-verordening nr. 910/2014) gelijkwaardig is aan een handgeschreven handtekening.
Het biedt een rechtsgeldige en fraudebestendige manier om digitale documenten te ondertekenen en de integriteit en authenticiteit van de identiteit van de ondertekenaar over de grenzen heen te garanderen.
In tegenstelling tot eenvoudige elektronische handtekeningen, die gebaseerd zijn op afbeeldingen of tekst en gemakkelijk vervalst kunnen worden, wordt een QES beschouwd als fraudebestendig. Het wordt uitgegeven door een gekwalificeerde certificeringsinstantie en gebruikt cryptografische technieken om de identiteit van de ondertekenaar te bevestigen en het ondertekende document te beschermen tegen latere wijzigingen.
Voorzichtigheid is geboden. Vooral contracten met een hoog aansprakelijkheidsrisico of een hoge onderhandelingswaarde moeten altijd elektronisch worden ondertekend met een gekwalificeerde handtekening!
In 2021 werd een bestelling van ÖBB bij Stadler Rail ter waarde van naar schatting 400 miljoen euro ongeldig verklaard door de Federale Administratieve Rechtbank. De opgegeven reden. De handtekening was niet gekwalificeerd in de zin van de eIDAS-verordening en daarom niet rechtsgeldig. De meest spectaculaire zaak tot nu toe.
Hoe werkt de gekwalificeerde elektronische handtekening?
De gekwalificeerde elektronische handtekening werkt in wezen als een digitaal keurmerk.
Wanneer een document elektronisch wordt ondertekend met een QES, wordt er een unieke digitale vingerafdruk gemaakt die 100% uniek en fraudebestendig is voor zowel het document als u als ondertekenaar.
Deze vingerafdruk wordt samen met je andere gegevens versleuteld aan het document gehecht.
Elke manipulatie van het document na ondertekening resulteert in een ongeldige handtekening.
Maar maak je geen zorgen: de technische versleuteling draait onzichtbaar voor je op de achtergrond.
Wil je in detail weten hoe een gekwalificeerde elektronische handtekening technisch werkt? Dan raden wij u ons artikel aan: Hoe werkt de gekwalificeerde elektronische handtekening?
Hoe werkt de gekwalificeerde elektronische handtekening in de applicatie?
Stap 1: Identificatie bij een aanbieder van vertrouwensdiensten (als er nog geen eID beschikbaar is):
Bij veel handtekeningplatforms (zoals sproof sign) maakt identificatie voor de QES deel uit van het dienstenaanbod.
Stap 2: De digitale handtekeningkaart aan het te ondertekenen document bevestigen:
Upload het te ondertekenen document en pas uw digitale handtekeningkaart aan.
Stap 3: Authenticatie:
Geef de gekwalificeerde handtekening vrij met je tweede bevestigingsfactor. Dit werkt vaak met een extra app of een sms-bericht. Je kent dit misschien van online bankieren.
Met de identificatie maak je eenmalig je digitale identiteit aan (5 jaar geldig). Je ontvangt je toegangsgegevens voor een app waarmee je elke handtekening kunt verifiëren.
Hoe krijg je een gekwalificeerde elektronische handtekening? Uw identificatie in slechts enkele minuten.
Elke natuurlijke persoon kan eenvoudig een gekwalificeerde elektronische handtekening verkrijgen door zich te identificeren bij een door de staat erkende autoriteit. Dit creëert uw zogenaamde digitale identiteit, ook bekend als eID of eIdentity.
Je biometrische en persoonlijke gegevens zijn duidelijk gekoppeld aan je persoon.
Met een handtekeningplatform zoals sproof sign kan de identificatie direct via een videogesprek worden uitgevoerd en duurt het ongeveer 10 minuten. Het wordt uitgevoerd door getraind personeel. U hebt alleen uw
Je ontvangt je digitale sleutel, die je vanaf nu kunt gebruiken om belangrijke digitale processen uit te voeren, zoals het elektronisch ondertekenen van documenten.
Bescherm jezelf tegen identiteitsmisbruik en identiteitsdiefstal op het internet!
Veel Duitse burgers hebben al een identificatie met D-Trust en veel Oostenrijkse burgers hebben een mobiele telefoonhandtekening of ID-Austria. Met sproof sign kunnen bestaande identificaties direct worden gebruikt voor de QES.
Europa heeft er veel belang bij om bedrijfsprocessen over de hele linie mogelijk te maken door middel van een veilige digitale identiteit. Daarom zijn er veel verschillende gouvernementele en niet-gouvernementele aanbieders van vertrouwensdiensten. Lees meer in deze basisstudie.
sproof sign heeft al veel van de belangrijkste Europese e-ID providers direct geïntegreerd dankzij een speciale interface. Je kunt hier een overzicht vinden →
Is de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) zinvol in uw bedrijf? Praat met onze experts →
Rechtsgrondslag van de gekwalificeerde elektronische handtekening
Gekwalificeerde elektronische handtekeningen worden in heel Europa geregeld door de eIDAS-verordening (nr. 910/2014), die een gestandaardiseerd wettelijk kader biedt in de hele Europese Unie.
Deze verordening zorgt voor de interoperabiliteit van elektronische handtekeningen en garandeert hun wettelijke erkenning.
Zoals reeds vermeld, maakt QES gebruik van geavanceerde encryptie- en authenticatiemaatregelen om de integriteit en vertrouwelijkheid van ondertekende documenten te garanderen.
De QES als alternatief voor andere standaarden voor digitale handtekeningen.
In Europa wordt een fundamenteel onderscheid gemaakt tussen drie geldige standaarden voor elektronische handtekeningen.
Elektronische handtekeningen (QES, FES en EES) hebben verschillende rechtsgeldigheid afhankelijk van het soort contract en de wet.
Het EWS wordt gebruikt als het risico laag is en is geschikt voor informele documenten. Dit formulier is niet wettelijk bindend.
De FES is van toepassing op vormvrije contracten zoals huur- of koopovereenkomsten.
De gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) versterkt contracten en voldoet aan schriftelijke vormvereisten, bijvoorbeeld voor krediet- of arbeidscontracten met een concurrentiebeding.
Wanneer is een gekwalificeerde elektronische handtekening vereist?
In principe is een gekwalificeerde elektronische handtekening altijd vereist als:
1. de nationale wetgeving de schriftelijke vorm vereist:
De gekwalificeerde elektronische handtekening biedt de mogelijkheid om de handgeschreven handtekening volledig te vervangen.
2. er operationele of bedrijfsrisico’s bestaan:
Naast de wettelijke vereisten hangt de keuze voor een bepaalde standaard voor digitale handtekeningen af van een individuele beoordeling van de mogelijke risico’s, die op haar beurt afhangt van aansprakelijkheidsoverwegingen en de reikwijdte van het contract.
Hulp bij besluitvorming: Welke standaard voor e-handtekeningen is de juiste voor welk document?
1A. Matig risico + vormvrijheid:
In principe bepaal je zelf welke standaard voor e-handtekeningen je wilt gebruiken om een contract “vormvrij” te ondertekenen. We raden altijd aan om ten minste de geavanceerde elektronische handtekening (FES) te gebruiken om een goede balans te vinden tussen veiligheid en bindend karakter. Het contract is dan rechtsgeldig ondertekend.
1B: Hoog risico + vormvrijheid:
Let op: U kunt het contract op vrijwel elke gewenste manier ondertekenen, maar wij raden de gekwalificeerde elektronische handtekening aan voor contracten met een hoog aansprakelijkheidsrisico!
Alleen de QES wordt door de EU-wetgeving gelijkgesteld aan de handgeschreven handtekening.
2. schriftelijke vorm:
Voor bepaalde contracten is de QES wettelijk verplicht en is er geen speelruimte wat betreft de standaard voor elektronische handtekeningen die je kunt kiezen.
3: E-handtekening uitgesloten:
Een zeldzaamheid: er zijn maar weinig contracten waar je wettelijk nog met de hand moet ondertekenen. Ook hier kan QES niet worden gebruikt.
Onze mening: Het is slechts een kwestie van tijd voordat de wetten worden aangepast zodat alle documenten zonder uitzondering elektronisch kunnen worden ondertekend in het belang van het milieu en de economie.
In dit artikel hebben we de wettelijke vereisten en randvoorwaarden in detail samengevat.
Voor welke bedrijfstakken is de QES geschikt?
Voor sommige sectoren, zoals de juridische en fiscale sector, de overheid of het bank- en financiewezen, maar ook de gezondheidszorg, is de gekwalificeerde elektronische handtekening een fundamentele voorwaarde voor het noodzakelijke bindende karakter van gemaakte beslissingen.
Hier zijn enkele bekende sproof sign klanten met de hoogste beveiliging & compliance-eisen aan het woord over hun use cases met de gekwalificeerde handtekening:
Bank Gutmann (bankwezen)
BinderGrösswang (advocatenkantoor)
Kyocera (bedrijf)
Federale Rekenkamer (openbaar bestuur)
Teleclinic (gezondheidszorg).
Hoe herken ik een gekwalificeerde elektronische handtekening? Controleerbaarheid en verificatie.
Je hebt verschillende opties om de geldigheid van de bijgevoegde handtekeningen te verifiëren (zowel je eigen handtekeningen als die van de verkregen handtekeningen).
1. de geldigheid van de QES rechtstreeks controleren met de tool voor elektronische handtekeningen
Bij sommige platforms, zoals sproof sign, is de verificatie van handtekeningen direct geïntegreerd. Hierdoor kunnen de volgende kwaliteitscriteria van een gekwalificeerde elektronische handtekening direct worden gecontroleerd. Hier kun je zien hoe je e-handtekeningen direct in sproof sign kunt valideren.
Certificaat van een vertrouwensdienstverlener: De handtekening is gebaseerd op een certificaat dat is uitgegeven door een erkende vertrouwensdienstverlener. Dit certificaat bevestigt de identiteit van de ondertekenaar en de geldigheid van de handtekening.
Verificatiezegel en tijdstempel: De handtekening gaat vaak vergezeld van een verificatiezegel dat verdere informatie over de handtekening bevat. Een tijdstempel geeft aan wanneer de handtekening werd aangemaakt.
Zichtbare tekens: In sommige gevallen kan de gekwalificeerde elektronische handtekening visueel worden weergegeven in het document, bijvoorbeeld door middel van een speciaal handtekeningveld.
Verwijzing naar wettelijke bepalingen: In het document of in de begeleidende communicatie wordt verwezen naar de wettelijke erkenning van de gekwalificeerde elektronische handtekening in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving.
2. de QES controleren in Acrobat Reader
De Acrobat pdf. reader is waarschijnlijk een van de meest gebruikte office tools op de markt. Het spreekt voor zich dat Acrobat Reader een direct geïntegreerde verificatie van digitaal aangebrachte handtekeningen mogelijk maakt. Het maakt niet uit welk handtekeningprogramma u hebt gebruikt om uw elektronische handtekeningen aan te brengen.
3. onderzoek van QES bij RTR
De handtekeningverificatiedienst van RTR is ook goed ingeburgerd in Duitstalige landen.
Voordelen van de gekwalificeerde handtekening voor Europese bedrijven
Het integreren van gekwalificeerde elektronische handtekeningen in uw bedrijfsprocessen is eenvoudig. Gebruiksvriendelijke handtekeningplatforms uit één bron zijn gespecialiseerd in zowel het aanmaken als het beheren van digitale handtekeningen. U kunt interne en externe contracten veilig online ondertekenen en uitwisselen met klanten, partners en toezichthoudende instanties.
1. Verhoogde beveiliging: QES biedt een hoog beveiligingsniveau en minimaliseert het risico op vervalsing of onbevoegde toegang.
2. Rechtsgeldigheid: Documenten ondertekend met een QES hebben dezelfde juridische status als hun papieren tegenhangers en zijn daarom afdwingbaar.
3. Tijd- en kostenbesparingen: Zeg vaarwel tegen het afdrukken, scannen en verzenden van documenten. QES versnelt processen en verlaagt de bedrijfskosten.
We werken graag met u samen om de return on investment te berekenen voor de introductie van een platform voor digitale handtekeningen. Ontdek nu meer →
4. impact op het milieu: De introductie van QES draagt bij aan een papierloze operatie en vermindert uw ecologische voetafdruk. Volgens een recente, nog niet gepubliceerde studie van Swisscom Trust Services AG genereren digitale handtekeningen slechts 0,001kg CO2 per contract. Vergeleken met natte handtekeningen (0,087kg CO2 per contract) kan de totale uitstoot die schadelijk is voor het klimaat met een factor 50 worden verminderd.
5. wereldwijde erkenning: QES wordt in de hele Europese Unie en in veel andere landen erkend, wat grensoverschrijdende transacties vereenvoudigt.
5 cruciale vragen bij het kiezen van een (QES) signatuurplatform
Europese platforms voor elektronische handtekeningen zijn meestal gespecialiseerd in gekwalificeerde elektronische handtekeningen. Voor meer betrokkenheid & veiligheid bij cruciale beslissingen in de Europese juridische ruimte.
De besluitvormers in je bedrijf moeten zichzelf deze vragen stellen als het gaat om het introduceren van gekwalificeerde elektronische handtekeningen.
1. Is de QES-identificatie opgenomen in de licentie?
Een eenvoudige identificatieoptie zorgt voor een soepele start met de gekwalificeerde handtekening. sproof sign werkt samen met betrouwbare partners en biedt zijn eigen gekwalificeerde elektronische handtekening rechtstreeks in de applicatie aan.
De eID-provider is diep geïntegreerd en maakt veel belangrijke functies mogelijk, zoals het rechtsgeldig ondertekenen van meerdere documenten met slechts een paar klikken (batchhandtekening).
2. zijn andere eID-aanbieders geïntegreerd?
Als een gevoelig document moet worden gekwalificeerd door een zakenpartner, bespaart het enorm veel tijd als bestaande identificaties van trustserviceproviders zoals ID Austria, D-Trust of Swisscom’s QES direct beschikbaar zijn voor selectie.
3. Kunnen teamleden optioneel worden uitgerust met de QES?
Het moet mogelijk zijn voor de beheerder van een plan om teamleden te voorzien van identificatie plus een gekwalificeerde elektronische handtekening zoals vereist. sproof sign is hier bijzonder flexibel en rechtenbeheer is direct mogelijk in het platform.
4. Is de QES handtekeningverificatie direct geïntegreerd?
Het bespaart je veel tijd als jij en je deelnemers de geldigheid van uitgegeven en verkregen handtekeningen direct kunnen controleren op rechtsgeldigheid.
5. Is het mogelijk om een testrapport te downloaden?
Zodra het ondertekenings- en goedkeuringsproces is voltooid, biedt een auditrapport maximale transparantie.
Conclusie: Het is tijd. Onderteken uw documenten met een rechtsgeldige gekwalificeerde elektronische handtekening.
In een wereld die gekenmerkt wordt door digitalisering zijn gekwalificeerde elektronische handtekeningen een teken van technologische vooruitgang en juridische innovatie.
Bedenk bij het begin van je reis naar de wereld van gekwalificeerde elektronische handtekeningen dat het invoeren van deze transformatieve technologie niet alleen een stap is in de richting van efficiëntie, maar ook een toewijding aan een duurzamere en milieuvriendelijkere toekomst.
