W wysoce regulowanym środowisku, takim jak płatności, kluczowe znaczenie mają zgodne z prawem i wydajne procesy. Austriacki dostawca usług płatniczych hobex AG pokazuje, w jaki sposób można skutecznie połączyć cyfryzację i zgodność z przepisami – dzięki rozwiązaniu podpisu cyfrowego sproof sign. Dzięki bezproblemowej integracji zaawansowanego podpisu elektronicznego z istniejącym systemem zarządzania umowami, firma hobex była w stanie nie tylko podnieść jakość procesu, ale także zaoszczędzić cenne zasoby. W rozmowie z dr Martiną Gsöls, ekspertem ds. ochrony danych w firmie hobex, staje się jasne, jak ważne są europejskie standardy ochrony danych, elastyczność techniczna i łatwość obsługi przy wyborze zintegrowanego rozwiązania dla podpisów cyfrowych w firmie.

Nazwa organizacji:
hobex AG

Profil firmy:
hobex AG to austriacki dostawca kompleksowych systemów płatności bezgotówkowych z siedzibą w Salzburgu i innymi lokalizacjami w Niemczech, Słowenii i we Włoszech. Firma oferuje szyte na miarę rozwiązania w zakresie akceptacji kart kredytowych i debetowych, a także płatności w e-commerce. Firma HOBEX została założona w 1991 roku i od tego czasu aktywnie działa na rynku, koncentrując się na innowacjach i obsłudze klienta.

Dlaczego znak proof:
“Musimy być w stanie w każdej chwili udowodnić, że nasze procesy funkcjonują bez zarzutu pod względem prawnym i są zgodne z obowiązującymi wymogami. Cyfrowe, identyfikowalne i audytowalne procesy są zatem niezbędne, zwłaszcza w przypadku zawierania umów. Rozwiązanie takie jak znak sproof pomaga nam spełnić te wysokie standardy”.

Co oznacza hobex jako firma?

hobex jest wiodącym dostawcą usług płatniczych w regionie DACH z dodatkową obecnością w Słowenii i we Włoszech. Naszą podstawową działalnością jest wspieranie firm z różnych branż – zwłaszcza handlu detalicznego, gastronomii i turystyki – w bezpiecznym i efektywnym przetwarzaniu płatności bezgotówkowych.

Umożliwiamy płatności kartą zarówno w punkcie sprzedaży, jak i w e-commerce i obsługujemy około 44 000 klientów. Przywiązujemy dużą wagę do doskonałej obsługi klienta, dużej elastyczności i indywidualnego wsparcia. Aby sprostać temu zapotrzebowaniu, nowoczesne, wydajne narzędzia, takie jak znak próbny do podpisów cyfrowych, są centralnym elementem naszej infrastruktury cyfrowej.

Jaką rolę odgrywają ochrona danych, zgodność z przepisami i regulacje prawne w codziennej działalności i w procesie podpisu cyfrowego?

Jako dostawca usług płatniczych hobex podlega nadzorowi Austriackiego Urzędu ds. Rynku Finansowego (FMA). Oznacza to, że podlegamy wymogom regulacyjnym podobnym do tych, które obowiązują tradycyjne banki – dotyczy to w szczególności zgodności z wymogami ochrony danych, bezpieczeństwa IT oraz kompleksowych procesów compliance.

Musimy być w stanie w każdej chwili udowodnić, że nasze procesy funkcjonują bez zarzutu pod względem prawnym i są zgodne z obowiązującymi wymogami. Cyfrowe, identyfikowalne i audytowalne procesy są zatem niezbędne, zwłaszcza w przypadku zawierania umów. Rozwiązanie takie jak znak proof pomaga nam spełnić te wysokie standardy.

W jakich konkretnych przypadkach użycia jest obecnie używany podpis cyfrowy?

W pełni zintegrowaliśmy podpis proofa z naszym cyfrowym zarządzaniem umowami. Gdy tylko umowa zostanie sfinalizowana, odpowiedzialny właściciel umowy może bezpośrednio rozpocząć proces podpisywania. Uczestnicy są automatycznie zapraszani, aktualny status jest widoczny przez cały czas – a po podpisaniu dokument automatycznie wraca do systemu. Wszystko to działa za pośrednictwem interfejsu API, który został bezproblemowo osadzony w naszym istniejącym środowisku IT. Dzięki temu proces jest spójny, wydajny i przejrzysty.

Jak przebiegło wprowadzenie logowania dowodowego do istniejącego środowiska systemów informatycznych?

Integracja techniczna przebiegła sprawnie i została wdrożona w krótkim czasie. Chciałbym szczególnie podkreślić namacalną wartość dodaną: proces podpisywania stał się znacznie łatwiejszy, szybszy i bezpieczniejszy dzięki podpisowi próbnemu. Dla nas kluczowe było, abyśmy nie myśleli o cyfryzacji w oderwaniu od siebie, ale zintegrowali ją z istniejącymi przepływami pracy – co jest dokładnie tym, co umożliwia sproof dzięki rozwiązaniu opartemu na interfejsie API.

Zaawansowany podpis elektroniczny stanowi dla nas idealne połączenie bezpieczeństwa, łatwości obsługi i skuteczności prawnej. Jest łatwy w konfiguracji, nieskomplikowany w użyciu i jest również bardzo dobrze odbierany przez partnerów zewnętrznych.

Dr Martina Gsöls

W jaki sposób podpis elektroniczny został wprowadzony i zaakceptowany wewnętrznie w firmie? Czy były jakieś działania szkoleniowe?

SPROOF Sign został wdrożony bezpośrednio w ramach wprowadzenia naszego nowego systemu zarządzania umowami. W związku z tym była to część większego procesu zmian, w ramach którego odbyły się ukierunkowane szkolenia. Akceptacja od samego początku była wysoka, zwłaszcza wśród kolegów, którzy regularnie pracują na podstawie umów. Doceniają łatwość obsługi, przejrzystość procesu i zauważalną oszczędność czasu. Rozwiązanie podpisu cyfrowego jest aktywnie wykorzystywane i oceniane bardzo pozytywnie.

Dlaczego celowo zdecydowaliście się Państwo na europejskiego dostawcę oprogramowania do podpisu elektronicznego?

Większość naszych klientów i firm partnerskich znajduje się w Europie – z naciskiem na Austrię, Niemcy i Włochy. W związku z tym przywiązujemy dużą wagę do polegania na europejskich dostawcach w zakresie ochrony danych i infrastruktury IT.

Preferujemy rozwiązania chmurowe z hostingiem w UE i wyraźną zgodnością z RODO. sproof spełnia te wymagania w 100%, a sama firma ma siedzibę w Austrii – co doskonale wpisuje się w nasz własny wizerunek jako firmy zakotwiczonej regionalnie, ale działającej na arenie międzynarodowej.

Jeżeli istnieje europejskie rozwiązanie, które jest przekonujące pod względem technicznym, a jednocześnie podziela nasze wartości w zakresie ochrony danych, to jest to dla nas pierwszy wybór.

Dlaczego warto korzystać z zaawansowanego podpisu elektronicznego w firmie hobex?

Zaawansowany podpis elektroniczny stanowi dla nas idealne połączenie bezpieczeństwa, łatwości obsługi i skuteczności prawnej. Jest łatwy w konfiguracji, nieskomplikowany w użyciu i jest również bardzo dobrze odbierany przez partnerów zewnętrznych.

W przypadku umów w środowisku B2B spełnia wszystkie wymagania – zarówno w zakresie ważności prawnej, jak i zgodności. Jest to decydujący czynnik, zwłaszcza dla regulowanego dostawcy usług płatniczych, takiego jak my.

Dlaczego zdecydowaliście się na integrację API podpisu elektronicznego sproof sign?

Na pierwszym planie jest dla nas kompleksowa digitalizacja naszych procesów biznesowych. Oznacza to, że nie ma żadnych nieciągłości nośników, nie ma zmian w systemie, nie ma ręcznego kopiowania dokumentów tam i z powrotem.

Dzięki integracji API, cały proces podpisywania przebiega bezpośrednio w ramach naszego zarządzania umowami. Rozpoczynam składanie podpisu, otwiera się okno próby, podpisuję – a gdy tylko proces zostanie zakończony, dokument jest automatycznie odtwarzany. W ten sposób zapewniamy, że nasze procesy są nie tylko cyfrowe, ale także wydajne i przyjazne dla użytkownika.

Jak przebiegała współpraca w zakresie technicznej integracji oprogramowania do podpisów?

Wdrożenie zostało przeprowadzone w ścisłej koordynacji pomiędzy naszym dostawcą usług zarządzania umowami a zespołem sproof. Współpraca przebiegała profesjonalnie i przez cały czas była zorientowana na rozwiązania. Nawet przy indywidualnych wymaganiach lub prośbach o wsparcie, sproof był zawsze szybko dostępny i bardzo pomocny.

Z naszego punktu widzenia był to projekt pod każdym względem udanym – zarówno pod względem technicznym, jak i organizacyjnym.