Je najvyšší čas! Je čas prispôsobiť podnikové procesy tak, aby fungovali efektívnejšie a bezpečnejšie. Vo svete podnikania tomu napomáhajú stále sa zdokonaľujúce digitálne pracovné postupy. Existuje čoraz viac platforiem a riešení, ktoré poskytujú nápravu pre úplne štandardné procesy až po špecializované aplikácie vo výklenkoch. Jedným z týchto štandardných procesov, ktorý možno vďaka digitálnym riešeniam výrazne zlepšiť, je zber podpisov.

V tomto článku vysvetlíme, čo je digitálny “pracovný postup podpisovania” a ako vám, vašej spoločnosti alebo vašej sieti môže pomôcť, ak sa v tomto prípade použitia spoľahnete na zmysluplnú digitalizáciu.

Analógové verzus digitálne: Ako zbierať podpisy?

Samozrejme, existuje aj “staromódny” variant: podpisovanie perom na papier. Pri samostatnom pohľade to tiež nestojí veľa – najmä ak ste podpisujúcou osobou vy sami – a niekedy to pôsobí “elegantnejšie” alebo dokonca formálnejšie. Najmä v kombinácii s fyzickým stretnutím. Vlastnoručný podpis je aj tak právne platný.

Druhý pohľad odhalí “krysí chvost”: veľmi zložitý, prácny a na zdroje náročný proces (tlač, skenovanie, pečiatkovanie, odosielanie, čakanie na vrátenie atď.). To tiež znamená: prerušenie nosičov, ktoré oslabujú dôkaznú hodnotu, časovo náročná archivácia a v neposlednom rade získanie alebo čakanie na zmluvu pripravenú na podpis a vrátenú je časovo veľmi náročné.

V súčasnosti dobre známa alternatíva: digitálny alebo elektronický podpis
Z technického hľadiska ide o kryptografickú metódu založenú na asymetrických šifrovacích algoritmoch. Umožňuje overiť pravosť dokumentu a totožnosť podpisovateľa.

To, čo je v pozadí technicky zložité a vysoko bezpečné, je v popredí ukryté v ľahko použiteľnom používateľskom rozhraní. Nakoniec je právne platné digitálne podpisovanie rovnako jednoduché ako uskutočnenie online prevodu.

V zásade existujú rôzne spôsoby digitálneho podpisu: jednoduchý, pokročilý a kvalifikovaný. Napriek zdanlivo rovnakému vzhľadu digitálnych podpisov na konečnom dokumente sa status každého typu digitálneho podpisu a jeho záväznosť líšia.”

Dr. Fabian Knirsch (generálny riaditeľ a spoluzakladateľ spoločnosti sproof GmbH)

V prípade jednoduchého elektronického podpisu alebo podpisu nie je možné zistiť manipuláciu.

Stručne povedané, iba podpis, ktorý je overiteľný verejne schválenou overovacou službou, možno klasifikovať ako právne vyhovujúci. Platformy ako sproof sign sa špecializujú na vytváranie podpisov podľa najvyšších štandardov, ako aj na integrované overovanie akýchkoľvek dokumentov.

Bez hraníc, jednoduché, digitálne. Získavanie podpisov pomocou platformy elektronického podpisu (v podnikovom kontexte).

Podpisové platformy umožňujú vo väčšej či menšej miere mapovať procesy digitálneho podpisu, známe aj ako podpisové pracovné postupy. Význam je dôležitý najmä pri získavaní podpisov. sproof sign sa stopercentne špecializuje na vydávanie a získavanie podpisov a presvedčí spomínanými pracovnými postupmi.

Čo je však pracovný postup v kontexte podpisovania dokumentov?

Vo všeobecnosti sa pracovný postup považuje za štruktúrovanú postupnosť pracovných krokov na dosiahnutie konkrétneho cieľa alebo výsledku. Jednotlivé pracovné kroky, ich poradie, zodpovednosti a závislosti sú určené tak, aby sa práca vykonávala efektívne a účinne.

To isté platí aj pre zber podpisov. Dobrý nástroj na elektronický podpis umožňuje zmapovať všetky mysliteľné schvaľovacie procesy s cieľom ušetriť čas a personálne zdroje. Celé sa to deje so zaručeným dodržiavaním najvyšších štandardov bezpečnosti a súladu s predpismi vo firmách.

Sila pracovného postupu: Získajte externé digitálne podpisy len v 5 krokoch

Pridanie obchodných kontaktov

Prirodzene! Ak chcem vydať dokument na podpis, najprv musím poznať kontaktné údaje. Vo väčšine prípadov sa žiadosti o podpis vybavujú prostredníctvom e-mailovej adresy, pretože e-mailová adresa je už dobrým základom na overenie druhej osoby. V prípade zaručených elektronických podpisov (FES) je preukázanie totožnosti priamo spojené s osobnou e-mailovou adresou. Podľa toho druhá osoba vystaví digitálny podpis s rovnakou e-mailovou adresou, ktorá bola použitá na žiadosť o podpis.

Jednou z výhod platformy elektronického podpisu je jednoduchá správa kontaktných údajov hneď na začiatku žiadosti o podpis. Často používané kontakty sa spravidla automaticky navrhujú počas procesov zberu a všetky kontaktné údaje sa automaticky zadávajú do zjednodušeného systému správy kontaktov, kde ich možno prezerať a upravovať.

Definovanie podpisového štandardu

Ako už bolo podrobne opísané, podpisový štandard je podstatný vzhľadom na požadovanú dôkaznú hodnotu požadovaného podpisu. Dôležité je vedieť, že podpisový štandard môžete definovať pre podpisový partner, ale nemusíte. Ak má napríklad zmluva vysoký formálny význam, môže sa vyžadovať kvalifikovaný elektronický podpis alebo sa môžu technicky vylúčiť iné typy podpisov. Ak druhá osoba nemá možnosť podpísať sa kvalifikovaným spôsobom, nástroj na elektronický podpis vás automaticky prevedie procesom identifikácie

Definovanie sekvencií a rolí

Existujú rôzne prípady použitia, keď chcete zabrániť tomu, aby dokument na podpis dostalo niekoľko kontaktov súčasne. Jedným z prípadov použitia môže byť, že vedenie by malo podpísať po zástupcoch dvoch ďalších oddelení a nakoniec sekretariát dostane dokument na nahliadnutie alebo na konečné stiahnutie.

Definovanie polohy podpisu

Jednou z najdôležitejších funkcií každej podpisovej platformy je “Definovanie zástupných znakov pre podpisy”. Môžete presne určiť, na ktorej strane, kto sa má kde podpísať. Pomocou funkcie sproof sign je možné upraviť aj veľkosť podpisovej karty.

Nastavenie termínu podpisu a zasielanie pripomienok

V poslednom kroku pracovného postupu vám väčšina komplexných riešení pre podpis typu “všetko v jednom” umožňuje nastaviť termín, napísať priateľský (až špecifický) text pozvánky a, čo je najdôležitejšie, automaticky pripomenúť príjemcovi tento termín. Úspešnosť včasného prijatia spolupodpísaného dokumentu sa tak výrazne zvyšuje. Nehovoriac o tom, že tento pracovný postup aj tak výrazne minimalizuje “čas do rozhodnutia”.

(Voliteľné:) Skontrolujte prijaté podpisy priamo v programe sproof sign

Ako už bolo spomenuté, je dôležité vytvoriť si predstavu, že kvalifikovaný a zaručený elektronický podpis zaručuje najvyššiu úroveň bezpečnosti, pretože jeho platnosť možno veľmi ľahko overiť. Priamo integrovaný mechanizmus overovania – ako je k dispozícii v systéme sproof sign – umožňuje úplnú sledovateľnosť a bezpečnosť dôležitých schvaľovacích procesov.

Digitálny podpis z pohľadu pozvaného

Pre pozývajúcu osobu je dôležité, aby boli všetky podpisy odovzdané včas. Rozhodujúci je nízkoprahový vstup do podpisovej platformy. sproof sign tento proces zjednodušil:

• Ako je opísané, pozývajúca osoba odošle dokument na podpis e-mailom.
  
• Pozvaná osoba dostane e-mail, klikne na odkaz a môže dokument podpísať priamo bez registrácie (!).
  
• Ak sa vyžaduje kvalifikovaný podpis a pozvaná osoba ešte nemá existujúcu identifikáciu QES (schopnosť kvalifikovane sa podpísať), prejde priamo procesom identifikácie po registrácii.
  
• Pre pozvanú osobu nikdy (!) Náklady.
  
• Ak ste už používateľom programu sproof sign, môžete dokument samozrejme uložiť alebo v prípade potreby postúpiť na ďalší podpis, uložiť ho do zásobníka, delegovať žiadosti o podpis atď.

Chcete začať? Zaregistrujte sa teraz zadarmo a získajte svoj prvý podpis

Túto službu nájdete len v značke sproof sign. Snažili sme sa našim používateľom poskytnúť čo najjednoduchší štart do sveta digitálnych podpisov. Vďaka bezplatnému súkromnému účtu môžete začať platformu okamžite používať a sami si vytvoriť svoje prvé digitálne podpisy alebo ich získať bez bariér v celej Európe.