{post_titel}

De viktigaste fakta i korthet

• Rättssäkerhet: Digitala SEPA-mandat är fullt rättsligt giltiga i enlighet med eIDAS-förordningen (FES eller QES)
  
• Inget mer skrivande: digital dataöverföring i stället för manuell inmatning av oläsliga skanningar
  
• Hastighet: Insamling och signering tar mindre än 2 minuter med sproof Fastlane
  
• Hybridkraft: sproof Fastlane överbryggar klyftan mellan papper och digitalt – genom att helt enkelt skanna en QR-kod på fysiska dokument
  
• Bästa praxis: Ta reda på hur energi- och infrastrukturleverantören Salzburg AG har optimerat sin kundservice genom digital omvandling

Varför traditionella SEPA-processer sinkar ditt företag

Att samla in autogiromedgivanden manuellt är en enorm tidstjuv och en kvarleva från den analoga världen. Den traditionella processen – att skriva ut, skicka med post, signera för hand, skanna och returnera med e-post – är inte bara tråkig för dina kunder, utan orsakar också enorma omkostnader i din administration:

• Felkälla i dataöverföringen: IBAN, namn och mandatreferens måste överföras manuellt från (ofta oläsliga) skanningar till ERP- eller redovisningssystemet. Detta är felbenäget och dyrt.
  
  
• Hög avbokningsgrad: Varje medieavbrott – som att gå till skrivaren eller brevlådan – är ett hinder som får kunderna att avbryta processen.
  
  
• Byråkratisk trängsel: Oläslig handstil leder till tidskrävande korrigeringar och försenar betalningsprocessen, vilket direkt belastar din likviditet och binder upp värdefulla administrativa resurser som faktiskt skulle kunna användas till mer produktiva uppgifter.

Digitala SEPA-mandat för moderna betalningsprocesser

Att övergå till en helt eller delvis digital process ger långt fler fördelar än att bara eliminera papper. De positiva effekterna sträcker sig över hela värdekedjan.

De positiva effekterna optimerar hela din administration:

• Betydligt kortare handläggningstider: Mandaten slutförs på några minuter istället för dagar.

• Minskning av fel genom verifierad datainmatning: Eftersom kunderna matar in sina uppgifter digitalt i fördefinierade formulärfält uppstår inga överföringsfel när de skriver. Valideringshjälpmedel säkerställer att endast fullständiga och korrekt formaterade mandat kommer in i ditt system.

• Högre slutförandegrad (konverteringsgrad): Ju enklare signaturprocessen är, desto lägre blir avbokningsgraden.

• Betydande kostnadsminskning: Du sparar in på porto-, utskrifts- och arkiveringskostnader samt värdefull arbetstid för manuell datainmatning.

• Centraliserad och revisionssäker hantering: Alla mandat arkiveras digitalt, kan hittas omedelbart och dokumenteras på ett lagligt sätt tack vare en sömlös verifieringskedja.

• Modern kundupplevelse: Du erbjuder dina kunder en modern och användarvänlig tjänst utan mediebrist.

Särskilt flexibel: denna digitala process kan också användas i hybridform

Hur utfärdas ett SEPA-autogiromedgivande digitalt?

Om du använder en digital signaturlösning som sproof kan du automatisera hela processen med att utfärda en fullmakt med hjälp av en mall och erbjuda dina kunder en hybridlösning.

När du skapar ett SEPA autogiromedgivande måste vissa obligatoriska uppgifter finnas med i dokumentet. Dessa inkluderar:

• Gäldenärens namn (kontohavare:in)
• Adress gäldenärens gäldenär
• GäldenärensIBAN-nummer
• Betalningsmottagarens (borgenärens) namn
• Borgenärens identifikationsnummer (Borgenärens ID)
• Mandatets referens (unik identifiering av mandatet)
• Typ av medgivande (engångsautogiro eller återkommande autogiro)
• Hänvisning till rätten till återbetalning (t.ex. “Jag kan inom 8 veckor…”)
• Datum för fullmakten
• Underskrift av gäldenären

Utan denna information kan det hända att en fullmakt inte behandlas av bankerna.

sproof Fastlane gör det möjligt att sömlöst integrera dessa processer i din företagsdesign. Efter underskriften överförs data direkt digitalt, vilket gör manuell inmatning helt onödig.

Principen är enkel:

1. Förbereda: Du förbereder ett avtal eller en blankett i sproof Sign och placerar en QR-kod på dokumentet.
   
2. Avsändning: Dokumentet kommer att skickas till dina kunder med vanlig postgång.
   
3. Signera digitalt: Kunden skannar QR-koden med sin smartphone. Signeringsprocessen startar omedelbart – utan att kunden behöver registrera sig eller logga in.
   
4. Slutför: Med bara några få klick är avtalet juridiskt undertecknat och säkert återsänt till ditt företag.

Den rättsliga grunden: Är den giltig?

Ja, ett digitalt SEPA-autogiromedgivande omfattas av eIDAS-förordningen i EU. Även om textformuläret är tillräckligt för många mandat, kräver bankerna ofta det skriftliga formuläret för att minimera risken. Den kvalificerade elektroniska signaturen (QES) motsvarar till 100 procent en handskriven signatur och har det högsta bevisvärdet i domstol. I praktiken har den avancerade elektroniska signaturen (AES) etablerat sig som en effektiv mellanväg för vanliga betalningstransaktioner. Rättssäkerhet och snabbhet utesluter inte varandra.

Bästa praxis: Salzburg AG

Salzburg AG: Digitale Souveränität und mehr als 250.000 Blatt Papier weniger durch den Wechsel zu sproof

Vanliga frågor om ämnet

1. Vad är ett SEPA autogiromedgivande?
   Ett SEPA-autogiromedgivande är ett juridiskt tillstånd från en kund till ett företag att ta ut förfallna belopp direkt från kundens bankkonto. Det fungerar också som en instruktion till banken om att utföra betalningen.
   
2. Är ett elektroniskt SEPA-mandat juridiskt giltigt?
   Ja, ett elektroniskt SEPA-mandat är juridiskt sett fullt giltigt så länge det uppfyller eIDAS-standarderna. Tack vare digitala signaturer (FES eller QES) och ett förfalskningssäkert verifieringsprotokoll är det ännu lättare att bevisa undertecknarens identitet än på papper. Bankerna accepterar dessa e-mandat över hela linjen eftersom de uppfyller kraven från European Payments Council.
   
3. Accepterar bankerna digitala mandat?
   Ja, förutsatt att signaturstandarden (FES eller QES) bevisar undertecknarens äkthet bortom allt tvivel.
   
4. Måste kunden skapa ett sproof-konto för signaturen?
   Nej, det gör du inte. Dina kunder kan underteckna fullmakten direkt via länken de får eller efter att ha skannat QR-koden. Ingen registrering eller skapande av konto hos sproof krävs, vilket håller avbokningsgraden extremt låg.
   
5. Vad händer med dokumentet efter att det har undertecknats?
   Så snart alla parter har signerat får både du och dina kunder automatiskt det signerade dokumentet som en PDF via e-post. Uppgifterna kan också överföras direkt till ditt ledande system (t.ex. ERP eller redovisning) via ett gränssnitt.
   
6. Är det digitala mandatet arkiverat på ett revisionssäkert sätt?
   Ja, varje dokument som signeras via sproof innehåller en manipuleringssäker verifieringskedja. Tillsammans med det digitala certifikatet uppfyller detta alla krav på revisionssäker arkivering och ger en sömlös beviskedja.
   
7. Kan även företagskunder (B2B) signera?
   Ja, absolut. sproof Fastlane är perfekt för B2B-processer. Även behöriga representanter eller behöriga firmatecknare för företag kan digitalt signera SEPA-affärsmandat på ett rättssäkert sätt – om så önskas även med den kvalificerade elektroniska signaturen (QES), som är juridiskt likvärdig med en handskriven signatur.

Ytterligare användningsfall: Placera Fastlane där dina användningsfall kräver det →