Det råder fortfarande förvirring: olika, ofta mycket snarlika, begrepp som skriftlig form, skrift, formfrihet, handskrift skapar förvirring när det gäller hanteringen av avtal. Av denna anledning används tyvärr fortfarande ofta penna, papper och besvärliga postvägar när det finns något att skriva under.
I den här artikeln förklarar vi för vilka användningsfall den digitala signaturen är 100% juridiskt giltig och det högsta bevisvärdet och spårbarheten kan garanteras. Liten “spoiler”: Det finns bara mycket få undantagsfall där den elektroniska signaturen inte är tillåten. Annars “trumfar” den digitala signaturprocessen den analoga signaturen i alla fall på grund av dess tekniska oförfalskbarhet och det högsta bevisvärdet.
En överblick
Endast ett fåtal avtalsformer är undantagna från elektroniska signaturer enligt nationell lagstiftning.
… alla andra avtal kan signeras digitalt på ett juridiskt giltigt sätt. För detta ändamål regleras 3 standarder i eIDAS-förordningen, som är giltig i hela Europa.
De flesta avtal omfattas av formfrihet. De avtalsslutande parterna kan själva välja standard för (digital) signatur.
Om nationell lagstiftning kräver skriftlig form kan den kvalificerade elektroniska signaturen ersätta den handskrivna signaturen till 100%.
Förutom den rättsliga ramen är valet av standard för digital signatur beroende av den individuella bedömningen av valfria risker beroende på ansvarsrisk och avtalsvolym.
Vad är avtalens funktion?
I grund och botten är det uppenbart: genom att underteckna ett avtal samtycker alla berörda parter till de villkor och skyldigheter som anges i avtalet. Genom att ett avtal ingås säkerställs att alla parter fullgör sina skyldigheter och att deras rättigheter och intressen skyddas. Dessutom kan ett undertecknat dokument fungera som bevis i händelse av en konflikt och hjälpa till att stå fast i domstol. Det mest effektiva sättet att skriva under avtal är att göra det digitalt.
Oavsett om det är analogt eller digitalt: Vad innebär formfrihet i avtal?
I europeiska länder är avtal i allmänhet giltiga utan föreskriven form. Det finns därför inga bestämmelser om på vilket sätt avtalen måste undertecknas. Exempelvis är elektronisk, skriftlig eller till och med muntlig form tillåten (jfr § 883 ABG). I slutändan kan de avtalsslutande parterna själva komma överens om en viss typ av signatur.
“I Österrike och även i Tyskland gäller den civilrättsliga principen om formfrihet. Enligt denna ersätter den digitala signaturen redan pennan på papperet i många fall.”
Dr Christian Zwick
Binder Grösswang Attorneys at Law GmbH
För informella avtal finns det inga rättsliga krav på hur man ska underteckna, men försiktighet rekommenderas för många affärsändamål! Det skulle vara fel att underteckna viktiga avtal som inte omfattas av formella krav med en låg standard för elektroniska signaturer. Om det finns avtal med höga förhandlingssummor eller en hög ansvarsrisk är det viktigt att förlita sig på en hög standard för digitala signaturer.
Vissa avtal kräver skriftlig form enligt lag
I vissa typer av avtal är det särskilt viktigt att skydda en av avtalsparterna, och därför krävs det enligt lag att avtalet ingås i skriftlig form. Juridiskt kallas detta för den skriftliga formen. För att uppfylla kravet på skriftlig form eller skriftlig form krävs enligt lag en handskriven underskrift av båda avtalsparterna. I Österrike regleras det skriftliga formuläret i § 886 ABGB, i Tyskland i § 126 (1) BGB.
Här är de goda nyheterna som är förankrade i lagen: Enligt § 126a BGB (DE) kan det lagstadgade skriftliga formuläret ersättas av det elektroniska formuläret, om inte annat anges i lagen. I allmänhet reglerar eIDAS-förordningen, som gäller i hela Europa, sedan 2016 de tekniska och innehållsrelaterade kraven för e-signaturer och står över nationella lagar.
Om “skriftlig form” absolut krävs kan den kvalificerade elektroniska signaturen (QES) användas för juridiskt korrekt signering.
Det är därför viktigt att förstå att begreppen “skriftlig form” eller “skrift”, som snarare antyder handskrift och papper, inte på något sätt utesluter digitala metoder. Den digitala signaturen kan vara 100% likvärdig med “handskrift”.
Wills & Co. I sällsynta fall är endast en “våt signatur” tillräcklig
Det är endast nödvändigt att använda en handskriven signatur i skrift för att ingå avtal och underteckna dokument om detta uttryckligen (!) krävs enligt en lagbestämmelse eller ett avtal mellan parterna.
Förutom vissa arvsrättsliga handlingar såsom testamente (som till och med måste vara handskrivet) och vissa andra notariehandlingar finns det några framträdande exempel på dokumenttyper, särskilt inom personalområdet, som endast får undertecknas för hand.
Ett exempel är uppsägning av anställningsförhållanden genom uppsägning eller uppsägningsavtal § 623 BGB i den tyska (!) rätten. Ingen form av e-signatur kan ersätta den skriftliga formen; eftersom den elektroniska formen uttryckligen är utesluten enligt lag enligt § 623 BGB.
I många medier har ett stort steg bakåt i den tyska digitaliseringspolitiken nyligen diskuterats på ett kontroversiellt sätt. Sedan 1995 har arbetsgivarna i Tyskland enligt Nachweisgesetz (NachwG) varit skyldiga att skriftligen dokumentera de viktigaste avtalsvillkoren och överlämna dem till arbetstagaren för underskrift: Dokumentationen av de väsentliga arbetsvillkoren (§ 2 NachwG). Även om EU-direktivet (eIDAS-förordningen) tillåter elektronisk överföring är det inte tillåtet att bevisa de väsentliga avtalsvillkoren i elektronisk form i Tyskland. Inte ens en kvalificerad elektronisk signatur uppfyller kraven i verifieringslagen.
Vår personliga bedömning: Det kommer bara att vara en tidsfråga innan de nödvändiga digitaliseringsoffensiverna, särskilt inom personalområdet, också kommer att ha ett positivt inflytande på lagstiftningen och att verifieringslagen kommer att anpassas igen mycket snart.
Dessutom finns det även för detta specialfall redan “lösningar” för att begränsa pappers- och tidsåtgången så långt som möjligt och för att hålla medieavbrotten på ett minimum. Detta fungerar t.ex. tack vare extra teckensnitt, som enligt lagen signeras analogt, men en digital kopia hanteras ändå centralt och lagras i det digitala arkivet.
Riskfritt: Signerar digitalt och i enlighet med de formkrav som krävs
Oavsett om det är analogt eller digitalt så är det i första hand nationell lagstiftning som reglerar om och hur ett avtal omfattas av formkrav. När du har fått en överblick över detta och har bestämt dig för den digitala, tidsbesparande vägen gäller eIDAS-förordningen (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) som ett giltigt ramverk i alla EU/EES-medlemsländer. Syftet med detta regelverk var att driva på den digitala omvandlingen i hela Europa, möjliggöra affärsprocesser utan medieavbrott och möjliggöra säkra elektroniska processer mellan 28 enskilda marknader.
En stor del av eIDAS reglerar ämnen som säker digital identitet och säker elektronisk signatur. Om, som nämnts ovan, en elektronisk signatur inte är helt utesluten i nationell lagstiftning kan avtal undertecknas enligt riktlinjerna i eIDAS. Förordningen skiljer i princip mellan tre typer av elektroniska signaturer: enkla, avancerade och kvalificerade.
Det är viktigt för alla företagare att skaffa sig en god överblick över avtalsprocesserna i företaget för att kunna avgöra vilken signaturstandard som är rätt för vilken avtalsprocess.
För mer information rekommenderar vi att du läser vår översiktsartikel om signaturstandarder. I kombination med denna artikel kommer du att kunna avgöra vilka av dina avtal som du ska underteckna med vilken standard.
Här är ett vanligt praktiskt exempel på en signatur som inte är juridiskt giltig:
Exempel på e-post: Beslut som verkställs som text i ett e-postmeddelande kräver skriftlig form för att få rättslig giltighet. Detta innebär att en skriftlig signatur från alla inblandade parter måste bifogas. Här är det ofta så att den digitala signeringen är otillräcklig. Följande förfaranden är inte juridiskt giltiga:
- Skriv ut, signera, skanna igen, skicka (media discontinuity)
- Placera en bild av en signatur på e-postdokumentet (enkel elektronisk signatur)
Endast den kvalificerade elektroniska signaturen skulle vara den juridiskt giltiga metoden i det här fallet.
Resultat
Trots alla digitaliseringsoffensiver och nya metoder för att genomföra transaktioner på ett papperslöst sätt är vi övertygade om att underskriften alltid kommer att vara en viktig del av beslut och godkännanden av alla slag. Följaktligen är det en förutsättning, särskilt inom den professionella sektorn, att veta att säkerhet och överensstämmelse garanteras.
Det är här styrkan hos plattformar för digitala signaturer som sproof sign blir uppenbar: De tekniskt komplexa processerna hanteras i bakgrunden. Till exempel, för den kvalificerade elektroniska signaturen behöver du bara identifiera dig en gång. Plattformen guidar dig genom den 10 minuter långa processen.
Exkurs: Vilken funktion har en signatur?
Genom att underteckna ett dokument uppfylls funktionen för vidmakthållande, vilket säkerställer att deklarationen är permanent och läsligt dokumenterad och kan granskas igen vid ett senare tillfälle.
Identitets- och verifieringsfunktionen består i att namnets personliga signatur kan användas för att skapa en koppling till undertecknarens person. Denna koppling kan verifieras genom att jämföra signaturen.
Äkthetsintygets funktion är att genom en underskrift säkerställa att deklarationen härrör från den som undertecknar den och att detta också kan fastställas med bindande verkan vid en senare tidpunkt.
Den handskrivna underskriften fyller en funktion som bevis. Ett undertecknat dokument kan tjäna som bevis på innehållet i en deklaration och av vem den gjordes. Jag kan inte köra en bevisfunktion eftersom jag inte är ett matematikprogram.
En handskriven namntecknings varnande funktion är att den anger det juridiskt bindande och personliga ansvaret för uttalandet. Undertecknaren skyddas därmed från ogenomtänkta uttalanden.
Stängningsfunktionen utförs av en handskriven signatur, varigenom en deklaration avslutas rumsligt. Det är viktigt att notera att endast den del av deklarationen som föregår underskriften är giltig och inte innehåller några efterföljande tillägg eller ändringar. En deklaration kan också skiljas från ett utkast genom undertecknande.
Genom att använda kontrollfunktionen kan tredje part enkelt kontrollera innehållet i ett dokument eller en handling, vilket underlättas genom att lämpliga formella krav utfärdas.
*Källor:
Digitalisering av signaturer – WhitePaper
Kandidatuppsats Krämer
