Energie AG Oberösterreich är en ledande energi- och tjänstekoncern som har spelat en nyckelroll i utformningen av den regionala energiförsörjningen sedan 1892. Med en bred portfölj av el, gas, värme, vatten samt avfallshantering och ICT-tjänster står företaget för kvalitet och tillförlitlighet för kunder, leverantörer, anställda och allmänheten. Genom ett omfattande nätverk och egna kraftverk säkerställer Energie AG en hållbar och tillförlitlig energiförsörjning för mer än 450.000 kunder. Som partner till över 1.000 kommuner är Energie AG också verksamt inom vattenområdet. Allt detta alltid enligt de högsta ekologiska standarderna.
Företagets namn: Energie AG Oberösterreich
Kort beskrivning av projektet:
Implementera en lösning för digitala signaturer för att stödja effektiva och flexibla affärsprocesser och uppfylla kraven på dataskydd.
Varför sproof sign:
“Vi har redan flera olika lösningar in-house, vilket har lärt oss vilka funktioner som är viktigast för oss och vilka som inte kan ge oss den flexibilitet vi behöver. När vi utvärderade potentiella leverantörer definierade vi därför specifika krav (…) sproof sign kunde förse oss med dem.”
Hur kom beslutet att införa den digitala signaturen till?
Burger: “Vi bestämde oss för att implementera en digital signaturlösning för att hantera två viktiga utmaningar. För det första märkte vi att vi ofta stötte på ett medieavbrott i våra processer med slutkunder. Mycket information lämnades i pappersform, vilket ledde till tidskrävande manuella processer för insamling, arkivering och vidare bearbetning. Detta medieavbrott saktade ner våra processer avsevärt. Genom att digitalisera dessa processer och införa den digitala signaturen kunde vi eliminera denna flaskhals och öka effektiviteten.
Dessutom tvingade covid-19-pandemin oss att anpassa våra interna processer. Den traditionella metoden att fysiskt underteckna dokument var inte längre praktisk på grund av reserestriktioner och arrangemang för arbete hemifrån. Behovet av att implementera en digital lösning blev uppenbart för att kunna upprätthålla affärsverksamheten. I detta sammanhang letade vi efter en lösning som kunde ge oss den nödvändiga flexibiliteten.”
För vilka användningsfall används den digitala signaturen?
Burger: “Vi använder den digitala signaturen för olika tillämpningar. Å ena sidan använder vi den i kundkontakter, till exempel när en kund vill ingå ett avtal eller behöver bekräfta en tjänst som tillhandahållits. Ett annat användningsområde är internt, särskilt i situationer där nya regler snabbt måste införas, t.ex. förordningen om hemmakontor. I ett sådant fall behövde vi snabbt behandla dokument för 1 500 anställda, vilket inte hade varit möjligt med traditionella pappersbaserade processer. För att hantera denna process använde vi interna lösningar som integreras via en specialutvecklad app. En releaseprocess implementerades där dokumenten först godkändes av de direkta cheferna innan de skickades till de anställda med de fördefinierade platshållarna för signaturer.”
Varför valde ni en europeisk signaturlösning och vilken roll spelar GDPR?
Burger: “Vi är en energileverantör med kritisk infrastruktur i ett mycket reglerat område. Sekretess är av yttersta vikt för oss, eftersom vi ständigt arbetar med personuppgifter. Därför var det avgörande att hitta en leverantör i närområdet, helst i Österrike eller åtminstone i Europa. En amerikansk leverantör skulle ha varit förknippad med alltför många osäkerheter och utmaningar, och vi kan inte ta några risker. Vår policy sätter därför ett tydligt fokus på europeiska leverantörer för att säkerställa att vi uppfyller kraven i GDPR och minimerar dataskyddsriskerna.”
Vilka standarder när det gäller datasäkerhet och efterlevnad måste en mjukvarulösning uppfylla i ditt företag?
Burger: “Förutom GDPR är andra standarder av stor betydelse för oss, t.ex. ISO 271001. Detta är särskilt viktigt för oss eftersom vi själva är certifierade och förväntar oss att våra leverantörer ska kunna uppfylla samma säkerhetsstandard som vi. Vi genomför också regelbundna säkerhetsrevisioner för att säkerställa att vår infrastruktur alltid är skyddad. Dessa granskningar genomförs varje år för att identifiera och åtgärda potentiella sårbarheter i god tid innan säkerhetsincidenter inträffar, vilket kan bli kostsamt.”
“En hel del information lämnades in i pappersform, vilket resulterade i tidskrävande manuella processer […] Led. Denna mediestörning saktade ner våra processer avsevärt. Genom att digitalisera dessa processer och införa den digitala signaturen kunde vi ta bort denna flaskhals och öka effektiviteten.”
Dr. Franz Burger
Konsult Content Management och Collaboration
Hur ser utvärderingsprocessen för lösningar för digitala signaturer ut i ett företag av er storlek?
Burger: “Vi har redan flera olika lösningar in-house, vilket har lärt oss vilka funktioner som är viktigast för oss och vilka som inte kan ge oss den flexibilitet vi behöver. När vi utvärderade potentiella leverantörer definierade vi därför specifika krav, inklusive möjligheten att flytta signaturplatshållaren efter önskemål och justera skalningen, samt möjligheten för användare att flexibelt konfigurera sin signaturroll. Det hittade vi inte överallt. Vi har också lagt vikt vid möjligheten att integrera med befintliga processer, särskilt via REST API, för att säkerställa sömlös integration i våra arbetsflöden. “
Vad tycker du särskilt om med sproof sign?
Burger: “Efter en undersökning bland våra nyckelanvändare, som använder produkten ofta, framhölls särskilt användbarheten på ett mycket positivt sätt. Användargränssnittet är intuitivt utformat, vilket förenklar signeringsprocessen för användarna. Det fungerar också smidigt på språng, vilket är mycket uppskattat av våra anställda. Dessutom behövde de lite eller ingen utbildning för att använda produkten. Detta minimerade utbildningsinsatsen avsevärt och var en stor fördel för oss. En annan positiv aspekt är möjligheten att fritt konfigurera signaturstämplar. Detta gör att vi kan täcka olika krav och stödja enskilda processer. Andra signaturlösningar har helt enkelt inte klarat av att möta denna utmaning.”
Finns det några idéer för framtida användningsområden för sproof sign?
Burger: “Vi befinner oss för närvarande i testfasen av en integration med SAP för offertprocessen. Det är där offerter skapas, godkänns och signeras innan de skickas till kunden. Denna integration har redan satts upp och kommer att rullas ut successivt från och med sommaren. Något som förmodligen också skulle ha potential är vår interna HR-avdelning. Vi har cirka 4.500 anställda som behöver tas om hand. Naturligtvis är allt som fungerar digitalt och går bort från papper en enorm hävstång.”
