Σήμερα, η βιωσιμότητα είναι κάτι περισσότερο από μια τάση, αποτελεί ουσιαστικό μέρος της εταιρικής στρατηγικής. Η Ευρωπαϊκή Ένωση έχει θέσει ένα σαφές πλαίσιο με τα Ευρωπαϊκά Πρότυπα Απολογισμού Βιωσιμότητας (ESRS), τα οποία θα ισχύουν από το 2024. Αυτό περιλαμβάνει την υποχρέωση υποβολής εκθέσεων ESG, σύμφωνα με την οποία οι εταιρείες πρέπει να υποβάλλουν τακτικά εκθέσεις σχετικά με το θέμα της βιωσιμότητας στην εταιρεία τους. Οι εκθέσεις αυτές καλύπτουν περιβαλλοντικές, κοινωνικές και διακυβερνητικές πτυχές (ESG) και αποσκοπούν στην αύξηση της διαφάνειας σχετικά με τις μη χρηματοοικονομικές επιπτώσεις της εταιρείας. Στόχος είναι να παρέχουν στα ενδιαφερόμενα μέρη – συμπεριλαμβανομένων των επενδυτών, των πελατών και του κοινού – ολοκληρωμένες πληροφορίες σχετικά με τις πρακτικές βιωσιμότητας και την κοινωνική ευθύνη της εταιρείας.

Πορτρέτο

Η HOGAST είναι ένας κορυφαίος συνεταιρισμός αγορών για τον ξενοδοχειακό κλάδο και τον κλάδο της εστίασης, ο οποίος ιδρύθηκε πριν από 45 χρόνια. Κύριος στόχος του είναι η δημιουργία πλεονεκτημάτων στις τιμές μέσω της διεπιχειρησιακής ομαδοποίησης των ποσοτήτων και η απαλλαγή των επιχειρήσεων από καθήκοντα ρουτίνας. Εκτός από την ολοκληρωμένη προμήθεια αγαθών, η HOGAST φροντίζει επίσης για την ηλεκτρική ενέργεια, τα καύσιμα, την τηλεφωνία και άλλες υπηρεσίες, προκειμένου να προσφέρει στις περισσότερες από 3.200 επιχειρήσεις-μέλη της στην Αυστρία τις καλύτερες συνθήκες και βελτιστοποιημένες διαδικασίες.

Η HOGAST είναι η μεγαλύτερη εταιρεία του είδους της στην Αυστρία με κύκλο εργασιών 415 εκατομμυρίων ευρώ. Η θυγατρική στο Μόναχο είναι υπεύθυνη για την εξυπηρέτηση της περιοχής της νότιας Γερμανίας. Εκτός από την HOGAST, ο όμιλος 1HOGAST περιλαμβάνει επίσης την HOTEL GASTRO POOL για μικρότερα ξενοδοχεία και εστιατόρια, καθώς και την HANDOVER, η οποία φροντίζει εγκαταστάσεις στον κοινωνικό τομέα.

Παρόλο που οργανισμοί όπως η HOGAST δεν καλύπτονται άμεσα από την υποχρέωση υποβολής εκθέσεων ESG, δείχνουν ωστόσο ως πρωτοπόροι πώς μπορεί να μοιάζει η βιώσιμη δράση στην πράξη. Η απόφαση της HOGAST να στραφεί στην ψηφιακή υπογραφή με την sproof sign αποτελεί ένα ισχυρό παράδειγμα του πώς οι εταιρείες μπορούν να μειώσουν το περιβαλλοντικό τους αποτύπωμα και ταυτόχρονα να αυξήσουν την οικονομική αποδοτικότητα μέσω της τεχνολογικής καινοτομίας.

Ο Peter Sigmond, Senior Goods Manager, δήλωσε τα εξής στη συνέντευξη: “Για εμάς ως εταιρεία, δύο πτυχές ήταν καθοριστικές για την επιλογή μιας λύσης ψηφιακής υπογραφής. Η μία από αυτές ήταν η πανδημία Corona, διότι η εργασία βραχείας απασχόλησης και το home office μας ανάγκασαν να αναθεωρήσουμε, διότι χωρίς ένα νέο ψηφιακό σύστημα δεν θα μπορούσαμε πλέον να υπογράφουμε συμβάσεις, τιμολόγια και παραγγελίες.

Η δεύτερη πτυχή, η οποία σίγουρα αποτελεί θέμα συζήτησης με τη διοίκηση εδώ και αρκετό καιρό, είναι ότι ως εταιρεία έχουμε επικεντρωθεί στην ψηφιοποίηση και τη βιωσιμότητα ταυτόχρονα. Με την εστίαση σε αυτό, ήρθε τελικά το σημείο όπου αποφασίσαμε να υπογράφουμε πλέον τα πάντα ψηφιακά και όπου είναι δυνατόν να κάνουμε χωρίς όλα τα χάρτινα τιμολόγια και συμβάσεις”.

Απόδοση της επένδυσης και βιωσιμότητα

Αυτή η απόφαση απέδωσε επίσης καρπούς μετά από μόλις 18 εβδομάδες. Η εφαρμογή του sproof sign ως λύση υπογραφής “όλα σε ένα” οδήγησε σε σημαντική μείωση και εξορθολογισμό της διοικητικής προσπάθειας στην HOGAST. Ωστόσο, η επιτάχυνση των διαδικασιών έγκρισης και οι συντομότεροι χρόνοι αναμονής όχι μόνο βελτιστοποίησαν τις επιχειρηματικές διαδικασίες, αλλά συνέβαλαν επίσης σημαντικά στην εξοικονόμηση κόστους.

Η εξοικονόμηση αυτή μπορεί να ποσοτικοποιηθεί τόσο σε οικονομικές όσο και σε περιβαλλοντικές μετρήσεις: μέσος χρόνος που εξοικονομείται ανά ψηφιοποιημένη ροή εργασίας υπογραφής εσωτερικά και εξωτερικά, το ακαθάριστο ωρομίσθιο των εργαζομένων που δεν χρειάζεται να αγωνίζονται με την προετοιμασία και τη διεκπεραίωση αναλογικών διαδικασιών συμβάσεων, η εξοικονόμηση κόστους ανά φύλλο Α4 που εξοικονομείται, οι εκπομπές CO2 που εξοικονομούνται και η κατανάλωση ενέργειας. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι ορισμένοι παράγοντες που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την πραγματική προστιθέμενη αξία δεν συμπεριλήφθηκαν στους υπολογισμούς, όπως τα επαγγελματικά ταξίδια, το κόστος αποθήκευσης και αρχειοθέτησης, το κόστος για την τεχνολογία εκτύπωσης και σάρωσης και τα οικονομικά μειονεκτήματα λόγω των μεγάλων χρόνων αναμονής για τη σύναψη συμβάσεων.

Ο συνδυασμός οικονομικών και περιβαλλοντικών οφελών κατέστησε την υπογραφή sproof μια επένδυση στρατηγικής αξίας.

Η HOGAST είναι μόνο μία από τις πολλές εταιρείες που επωφελούνται από την εφαρμογή της απόδειξης υπογραφής στις υφιστάμενες επιχειρησιακές διαδικασίες της. Αλλά για ποιες περιπτώσεις χρήσης χρησιμοποιείται στην πραγματικότητα η ψηφιακή υπογραφή εκεί; Ο κ. Sigmond εξηγεί: “Βασικά, είμαστε ο συνδετικός κρίκος μεταξύ των πελατών ή των μελών μας και των προμηθευτών. Ωστόσο, αυτό σημαίνει επίσης ότι όλα τα τιμολόγια και οι παραγγελίες περνούν από την HOGAST και στη συνέχεια πρέπει να τα υπογράψουμε και να τα αντιγράψουμε σε ορισμένες περιπτώσεις. Μπορείτε να φανταστείτε την αλυσίδα υπογραφών ως ένα τρίγωνο μεταξύ των προμηθευτών, των μεμονωμένων μελών και της HOGAST.

Ένα παράδειγμα όπου η ψηφιακή υπογραφή χρησιμοποιείται και βοηθάει είναι κατά την εγγραφή νέων προμηθευτών. Υπάρχουν επίσης συμβάσεις που πρέπει να υπογραφούν. Πριν αποφασίσουμε για μια λύση ηλεκτρονικής υπογραφής, έπρεπε πρώτα να τα στέλνουμε όλα σε έντυπη μορφή με το ταχυδρομείο και να περιμένουμε. Λόγω του γεγονότος ότι ολόκληρη η εταιρεία αποτελείται στην πραγματικότητα από τέσσερις εταιρείες, σε αυτή την εφαρμογή ο συνεργάτης παράδοσης πρέπει να υπογράψει μία φορά και η HOGAST τέσσερις φορές. Μπορεί να χρειαστούν δύο έως τρεις εβδομάδες μέχρι να φτάσουν όλα πίσω στο χώρο μας. Με την ψηφιακή λύση της sproof sign, αυτό γίνεται πολύ πιο γρήγορα.

Αλλά χρησιμοποιούμε επίσης την ηλεκτρονική υπογραφή όταν αναλαμβάνουμε παραδόσεις. Αυτό συμβαίνει επειδή όλες οι επιβεβαιώσεις παραγγελιών άνω των 7.500 ευρώ πρέπει να προσυπογράφονται από εμάς, αφού οι πελάτες και οι προμηθευτές έχουν ήδη υπογράψει. Αυτό είναι θέμα ευθύνης! Η HOGAST ευθύνεται επίσης για τους πελάτες της σε περίπτωση πτώχευσης ή αφερεγγυότητας. Τότε πληρώνουμε τα τιμολόγια για τα μέλη μας, αλλά μόνο εάν η επιβεβαίωση παραγγελίας ή η παραγγελία έχει προηγουμένως προσυπογραφεί από εμάς. Αυτή είναι μια πραγματικά σημαντική πτυχή για τα μέλη και τους προμηθευτές μας”.

Αποδοτικότητα και βιωσιμότητα στο μέλλον χάρη στο sproof sign

Χρησιμοποιώντας μόνο τις ψηφιακές υπογραφές, το HOGAST εξοικονομεί κατά μέσο όρο 10 λεπτά ανά ροή εργασιών εξωτερικής υπογραφής χωρίς υλικοτεχνική προσπάθεια και έως και 20 λεπτά για ροές εργασιών με υλικοτεχνική προσπάθεια. Επιπλέον, οι εκπομπές CO2 της εταιρείας ανά φύλλο A4 μπορούν να μειωθούν κατά 0,008 kg και η κατανάλωση ενέργειας ανά φύλλο κατά 0,0648 kWh. Αλλά και τα 0,14 ευρώ ανά φύλλο για το κόστος εκτύπωσης και προμήθειας έχουν εξαλειφθεί πλήρως από τη συνεργασία με την sproof.

Με τον ενσωματωμένο στον ιστότοπο υπολογιστή ROI της sproof, οι εταιρείες που υπόκεινται στο ESRS μπορούν τώρα επίσης να υπολογίσουν τις πιθανές εξοικονομήσεις τους και έτσι να αυξήσουν την αποτελεσματικότητα των επιχειρηματικών τους διαδικασιών και να προωθήσουν τους στόχους τους για τη βιωσιμότητα. Η εμπειρία της HOGAST δείχνει ξεκάθαρα ότι οι ψηφιακές υπογραφές δεν αποτελούν μόνο μια τεχνολογική καινοτομία, αλλά μπορούν επίσης να συμβάλουν αποφασιστικά σε ένα πιο βιώσιμο μέλλον.