Tärkeimmät tosiasiat lyhyesti

• Allekirjoitusalusta on keskitetty, tarkastuksen kestävä ratkaisu asiakirjojen sähköiseen allekirjoittamiseen, hallintaan ja tarkastukseen.
  
• Nykyaikaiset alustat tukevat useita eIDAS-allekirjoitustasoja ja mahdollistavat automatisoidut allekirjoitus- ja hyväksymisprosessit.
  
• Tietojesi oikeudellinen valvonta määräytyy palveluntarjoajan alkuperän mukaan: Eurooppalaisiin alustoihin sovelletaan yksinomaan yleistä tietosuoja-asetusta, ja ne välttävät Yhdysvaltojen CLOUD Actin kaltaisista laeista aiheutuvat riskit .

Mikä on allekirjoitusalusta?

Allekirjoitusalusta on keskitetty, tarkastuksen kestävä ohjelmisto, joka hallitsee koko sähköisiin allekirjoituksiin liittyvää prosessia :

• Luo ja lataa asiakirjoja
• Määritä allekirjoitusten työnkulut
• Sidosryhmien tunnistaminen
• Allekirjoitukset
• Asiakirjojen kirjausketjut
• Lainmukainen arkistointi

Mikä erottaa alustan allekirjoitustyökalusta?

Digitaaliset allekirjoitukset ovat nykyään standardi. Mutta miten allekirjoitetaan, ratkaisee oikeudellisen pätevyyden, turvallisuuden ja tehokkuuden.

Allekirjoitustyökalu digitoi yleensä vain käsinkirjoitetun allekirjoituksen. Allekirjoitusalusta sen sijaan hallitsee koko allekirjoitusprosessia ja varmistaa vaatimustenmukaisuuden.

Kriteeri	Allekirjoitustyökalu	Ammattimainen allekirjoitusalusta
Käyttötarkoitus	Allekirjoita yksittäiset asiakirjat nopeasti digitaalisesti	Valvoa koko allekirjoitusprosessia turvallisesti ja tehokkaasti
Toimintojen valikoima	Perusaloitustoiminto – yleensä vain EES	Työnkulut, henkilöllisyyden todentaminen, arkistointi, kirjausketju, automatisointi, kaikki eIDAS-allekirjoitusstandardit (EES, FES, QES).
Järjestelmän laajuus	Erillinen sovellus tai pieni lisämoduuli	Keskitetty yritysalusta, johon on integroitu CRM/ERP/HR-järjestelmät.
Käyttöesimerkki	“Lisää allekirjoitus” asiakirjaan	Asiakirjojen lähettäminen, allekirjoitusroolien määrittäminen, tilan seuranta, lainmukainen arkistointi.
Vaatimustenmukaisuus	Eroja palveluntarjoajasta riippuen; yleensä vain yksinkertainen oikeudellinen vaikutus.	EU:n oikeudellinen suvereniteetti, eIDAS- ja GDPR-yhteensopivuus, GoBD:n auditointitodiste.
Skaalaus	Sopii satunnaisiin allekirjoituksiin	Luotettava myös suurissa volyymeissä ja monimutkaisissa prosesseissa
Kohderyhmä	Yksi käyttäjä, yksinkertaiset vaatimukset	Yritykset, viranomaiset, säännellyt toimialat

Strateginen ydin: vaatimustenmukaisuus ja eIDAS-vaatimustenmukaisuus

Eurooppalaisille yrityksille oikeusperustat eIDAS ja GoBD (vertailukelpoiset standardit Saksassa ja Itävallassa) ovat tiukimmat koetinkivet. Jotta digitaalisia allekirjoituksia voidaan käyttää lainmukaisesti, allekirjoitusalustojen on luotettavasti täytettävä nämä sääntelyvaatimukset:

1. eIDAS-kolminaisuus: EES, FES ja QES.

EU:n eIDAS-asetuksessa määritellään kolme allekirjoitustasoa . Allekirjoitusalustan on pystyttävä tarjoamaan kukin näistä tasoista kulloistakin käyttötarkoitusta varten.

* Esimerkit voivat vaihdella maasta ja sisäisistä ohjeista riippuen, joten niiden tulisi olla vain apuvälineitä ymmärryksen lisäämiseksi! Ota yhteyttä oikeudelliseen neuvonantajaan tai myyntiosastoomme oman tapauksesi osalta.

! QES on ainoa allekirjoitusmuoto, joka vastaa oikeudellisesti käsin kirjoitettua allekirjoitusta. Kaikki alustat eivät tarjoa QES:ää – yritysten tulisi tarkistaa tämä ennen valintaa, jotta vältetään mediahäiriöt myöhemmässä prosessissa.

2. tarkastusturvallisuus kirjausketjun avulla

Allekirjoitettu asiakirja on oikeudellisesti pätevä vain, jos koko prosessi on täysin jäljitettävissä. eIDAS-yhteensopiva allekirjoitusalusta, kuten sproof Sign, luo automaattisesti kirjausketjun – väärentämisen estävän lokin, jossa dokumentoidaan aika, osapuolet, käytetty henkilöllisyystodistus ja allekirjoitusstandardi. Tämä on avain auditointiturvallisuuteen ja GoBD-vaatimustenmukaisuuteen.

Miksi sillä on väliä, tuleeko allekirjoitusalusta EU:sta vai Yhdysvalloista?

Digitaalisen allekirjoituksen prosessit eivät ole vain helppokäyttöisiä, vaan ne ovat luotettavia:

• Kuka suojelee tietojani?
• Mitä lakeja sovelletaan tallennettuihin asiakirjoihin?
• Kenellä on oikeus käyttää sitä?
  

GDPR:ää sovelletaan Euroopassa: Henkilötietoja saa luovuttaa vain laillisin perustein.

Myös Yhdysvalloissa sovelletaan CLOUD Act -lakia: Yhdysvaltojen viranomaiset voivat velvoittaa yrityksiä luovuttamaan tietoja,

• riippumatta siitä, missä niitä säilytetään
• vaikka ne sijaitsisivat EU:ssa

Tämä johtaa oikeuksien ristiriitaan:

EU / DSGVO	Yhdysvallat / CLOUD Act
Henkilötietojen tiukka suojaaminen	Viranomaisten pääsy tietyin oikeudellisin edellytyksin
Tavoite: Yksityisyys ja tietosuoja	Tarkoitus: kansallinen turvallisuus ja tutkinta
Pääsy vain selkeällä oikeusperustalla ja määritellyin reunaehdoin.	Palveluntarjoajat, joilla on Yhdysvaltain lainkäyttövalta, voidaan velvoittaa luovuttamaan tietoja tuomioistuimen määräyksestä riippumatta siitä, onko tiedot tallennettu Yhdysvaltoihin vai EU:hun.

Sproof sign -alusta: älykkäät työnkulut, jotka nopeuttavat tiimisi toimintaa.

Suurin tehokkuushyöty on monimutkaisten hyväksymis- ja allekirjoitusprosessien automatisoinnissa. Nykyaikainen alusta, kuten sproof sign, mahdollistaa allekirjoitusten työnkulkujen määrittelyn (esim. peräkkäiset, rinnakkaiset, ehdolliset vaiheet), jotka välittävät asiakirjat automaattisesti oikeille henkilöille (oikealla allekirjoitustasolla).

Luottaa EU:n vaatimustenmukaisuuteen ja maksimaaliseen automatisointiin jo tänään. Anna meidän näyttää sinulle sitoumuksettomassa esittelyssä, miten sproof sign keskusalustana nopeuttaa prosessejasi ja minimoi oikeudelliset riskit. Varaa demo nyt ja keskustele sähköisen allekirjoituksen strategiastasi →