Najważniejsze fakty w skrócie
- Pewność prawna: Cyfrowe upoważnienia SEPA są w pełni prawnie ważne zgodnie z rozporządzeniem eIDAS (FES lub QES).
- Koniec z pisaniem: cyfrowy transfer danych zamiast ręcznego wprowadzania nieczytelnych skanów
- Szybkość: Pobranie i podpisanie zajmuje mniej niż 2 minuty z Fastlane.
- Hybrydowa moc: Fastlane wypełnia lukę między papierem a cyfrą – po prostu skanując kod QR na fizycznych dokumentach
- Najlepsza praktyka: Dowiedz się, w jaki sposób dostawca usług energetycznych i infrastrukturalnych Salzburg AG zoptymalizował obsługę klienta dzięki cyfrowej transformacji.
Dlaczego konwencjonalne procesy SEPA spowalniają działalność
Ręczne zbieranie upoważnień do poleceń zapłaty to ogromna strata czasu i relikt analogowego świata. Tradycyjny proces – drukowanie, wysyłanie pocztą, ręczne podpisywanie, skanowanie i odsyłanie pocztą elektroniczną – jest nie tylko żmudny dla klientów, ale także powoduje ogromne koszty ogólne w administracji:
- Źródło błędów w transferze danych: IBAN, nazwa i numer referencyjny mandatu muszą być przenoszone ręcznie z (często nieczytelnych) skanów do systemu ERP lub księgowego. Jest to podatne na błędy i kosztowne.
- Wysoki wskaźnik rezygnacji: Każda przerwa w dostawie mediów – taka jak przejście do drukarki lub skrzynki pocztowej – jest przeszkodą, która powoduje, że klienci rezygnują z procesu.
- Zatory biurokratyczne: nieczytelne pismo odręczne prowadzi do czasochłonnych korekt i opóźnia proces płatności, co bezpośrednio obciąża płynność finansową i wiąże cenne zasoby administracyjne, które mogłyby zostać wykorzystane do bardziej produktywnych zadań.
Cyfrowe mandaty SEPA dla nowoczesnych procesów płatności
Przejście na częściowo lub w pełni cyfrowy proces oferuje znacznie więcej korzyści niż tylko wyeliminowanie papieru. Pozytywne efekty rozciągają się na cały łańcuch wartości.
Pozytywne efekty optymalizują całą administrację:
- Znacznie krótszy czas przetwarzania: Mandaty są finalizowane w ciągu minut zamiast dni.
- Redukcja błędów dzięki zweryfikowanemu wprowadzaniu danych: Ponieważ klienci wprowadzają swoje dane cyfrowo w predefiniowanych polach formularzy, podczas wpisywania nie występują błędy transmisji. Pomoce walidacyjne zapewniają, że tylko kompletne i poprawnie sformatowane mandaty trafiają do systemu.
- Wyższy współczynnik ukończenia (współczynnik konwersji): Im prostszy proces podpisywania, tym niższy wskaźnik anulowania.
- Znaczna redukcja kosztów: Oszczędzasz na kosztach wysyłki, drukowania i archiwizacji, a także na cennym czasie pracy przeznaczonym na ręczne wprowadzanie danych.
- Scentralizowane i odporne na audyt zarządzanie: Wszystkie mandaty są archiwizowane cyfrowo, można je natychmiast znaleźć i są dokumentowane w sposób zgodny z prawem dzięki płynnej ścieżce audytu.
- Nowoczesne doświadczenie klienta: oferujesz swoim klientom nowoczesną, przyjazną dla użytkownika usługę bez braku ciągłości mediów.
Szczególnie elastyczny: ten cyfrowy proces może być również wykorzystywany w formie hybrydowej
Jeśli nadal wysyłasz dokumenty w formie papierowej, możesz po prostu wydrukować kod QR. Twoi klienci zeskanują go i natychmiast wylądują w cyfrowym obiegu podpisów – idealny pomost między pocztą analogową a wydajnością cyfrową. Zmienia to powolny, papierowy proces w standardowy proces cyfrowy.
W jaki sposób upoważnienie do polecenia zapłaty SEPA jest wydawane cyfrowo?
Jeśli korzystasz z rozwiązania do podpisu cyfrowego, takiego jak sproof, możesz zautomatyzować cały proces wystawiania mandatu za pomocą szablonu i zaoferować swoim klientom rozwiązanie hybrydowe.
Tworząc upoważnienie do polecenia zapłaty SEPA, w dokumencie należy uwzględnić pewne obowiązkowe informacje. Obejmują one:
- Nazwa dłużnika (posiadacza rachunku:w)
- Adres dłużnika dłużnik
- IBAN dłużnika
- Nazwa odbiorcy płatności (wierzyciela)
- Numer identyfikacyjny wierzy ciela (Creditor ID)
- Odniesienie do upoważnienia (unikalna identyfikacja upoważnienia)
- Rodzaj upoważnienia (jednorazowe polecenie zapłaty lub cykliczne polecenie zapłaty)
- Odniesienie do prawa do zwrotu kosztów (np. “Mogę w ciągu 8 tygodni…”)
- Data mandatu
- Podpis dłużnika dłużnik
Bez tych informacji mandat może nie zostać przetworzony przez banki.
Fastlane umożliwia bezproblemową integrację tych procesów z projektem korporacyjnym. Po złożeniu podpisu dane są bezpośrednio przesyłane cyfrowo, dzięki czemu ręczne wpisywanie jest całkowicie zbędne.
Zasada jest prosta:
- Przygotuj: Przygotowujesz umowę lub formularz w aplikacji Sproof Sign i umieszczasz na dokumencie kod QR.
- Wysyłka: Dokument zostanie wysłany do Twoich klientów za pośrednictwem zwykłej usługi pocztowej.
- Podpis cyfrowy: Klient skanuje kod QR za pomocą swojego smartfona. Proces podpisywania rozpoczyna się natychmiast – bez konieczności rejestracji lub logowania.
- Finalizacja: Wystarczy kilka kliknięć, aby umowa została legalnie podpisana i bezpiecznie zwrócona do firmy.
Podstawa prawna: czy jest ważna?
Tak, cyfrowe upoważnienie do polecenia zapłaty SEPA podlega rozporządzeniu eIDAS w UE. Chociaż forma tekstowa jest wystarczająca dla wielu upoważnień, banki często wymagają formy pisemnej w celu zminimalizowania ryzyka. Kwalifikowany podpis elektroniczny (QES ) jest w 100% równoważny podpisowi odręcznemu i oferuje najwyższą wartość dowodową w sądzie. W praktyce zaawansowany podpis elektroniczny (AES ) stał się skutecznym środkiem dla standardowych transakcji płatniczych. Pewność prawna i szybkość nie wykluczają się wzajemnie.
Najlepsza praktyka: Salzburg AG
Najczęściej zadawane pytania na ten temat
- Czym jest upoważnienie do polecenia zapłaty SEPA?
Upoważnienie do polecenia zapłaty SEPA jest prawnym upoważnieniem udzielonym przez klienta firmie do pobierania należnych kwot bezpośrednio z jego rachunku bankowego. Służy ono również jako instrukcja dla banku do wykonania płatności. - Czy elektroniczne upoważnienie SEPA jest prawnie ważne?
Tak, elektroniczne upoważnienie SEPA jest prawnie w pełni skuteczne, o ile jest zgodne ze standardami eIDAS. Dzięki podpisom cyfrowym (FES lub QES) i protokołowi weryfikacji odpornemu na fałszerstwa, tożsamość osoby podpisującej jest jeszcze łatwiejsza do udowodnienia niż na papierze. Banki powszechnie akceptują te e-mandaty, ponieważ spełniają one wymogi Europejskiej Rady ds. - Czy banki akceptują mandaty cyfrowe?
Tak, pod warunkiem, że standard podpisu (FES lub QES) potwierdza autentyczność podpisującego ponad wszelką wątpliwość. - Czy klient musi założyć konto na sproof w celu złożenia podpisu?
Nie. Twoi klienci mogą podpisać upoważnienie bezpośrednio za pośrednictwem otrzymanego linku lub po zeskanowaniu kodu QR. Nie jest wymagana rejestracja ani tworzenie konta w sproof, dzięki czemu wskaźnik anulowania jest wyjątkowo niski. - Co dzieje się z dokumentem po jego podpisaniu?
Gdy tylko wszystkie strony podpiszą umowę, zarówno Ty, jak i Twoi klienci automatycznie otrzymacie podpisany dokument w formacie PDF pocztą elektroniczną. Dane mogą być również przesyłane bezpośrednio do wiodącego systemu (np. ERP lub księgowego) za pośrednictwem interfejsu. - Czy mandat cyfrowy jest archiwizowany w sposób umożliwiający przeprowadzenie audytu?
Tak, każdy dokument podpisany za pomocą sproof zawiera odporną na manipulacje ścieżkę audytu. Wraz z certyfikatem cyfrowym spełnia to wszystkie wymagania dotyczące archiwizacji odpornej na audyt i zapewnia płynny łańcuch dowodowy. - Czy klienci korporacyjni (B2B) również mogą podpisać umowę?
Tak, absolutnie. sproof Fastlane jest idealny dla procesów B2B. Nawet upoważnieni przedstawiciele lub autoryzowani sygnatariusze firm mogą cyfrowo podpisywać mandaty biznesowe SEPA w bezpieczny prawnie sposób – w razie potrzeby również za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES), który jest prawnie równoważny podpisowi odręcznemu.
Inne przypadki użycia: Umieść Fastlane tam, gdzie wymagają tego przypadki użycia →
