Najwyższy czas! Nadszedł czas, aby dostosować procesy biznesowe, aby działały efektywniej i bezpieczniej. W świecie biznesu pomagają w tym coraz lepsze cyfrowe przepływy pracy. Pojawia się coraz więcej platform i rozwiązań, które stanowią remedium na absolutnie standardowe procesy, aż po niszowe aplikacje specjalne. Jednym z tych standardowych procesów, który dzięki rozwiązaniom cyfrowym można znacznie usprawnić, jest zbieranie podpisów.

W tym artykule wyjaśniamy, czym jest cyfrowy “przepływ pracy podpisów” i w jaki sposób można pomóc Tobie, Twojej firmie lub Twojej sieci, jeśli polegasz na znaczącej cyfryzacji w tym przypadku użycia.

Analogowy kontra cyfrowy: jak zbierasz podpisy?

Oczywiście istnieje wariant “oldschoolowy”: podpisywanie długopisem na papierze. Patrząc osobno, to też nie kosztuje dużo – zwłaszcza jeśli sam jesteś osobą podpisującą – a czasami wydaje się bardziej “szykowny” lub nawet bardziej formalny. Zwłaszcza w połączeniu z fizycznym spotkaniem. Odręczny podpis i tak jest prawnie ważny.

Drugie spojrzenie ujawnia “ogon szczura”: bardzo złożony, pracochłonny i zasobochłonny proces (drukowanie, skanowanie, stemplowanie, wysyłka, oczekiwanie na zwrot itp.). Oznacza to również: przerwy w mediach, które osłabiają wartość dowodową, czasochłonne archiwizowanie i wreszcie uzyskanie lub oczekiwanie na gotową do podpisania i zwróconą umowę jest bardzo czasochłonne.

Obecnie dobrze znana alternatywa: podpis cyfrowy lub elektroniczny
Technicznie jest to metoda kryptograficzna oparta na algorytmach szyfrowania asymetrycznego. Dzięki temu możliwa jest weryfikacja autentyczności dokumentu i tożsamości osoby podpisującej.

To, co jest technicznie skomplikowane i wysoce bezpieczne w tle, jest ukryte na pierwszym planie przez łatwy w użyciu interfejs użytkownika. W końcu prawnie wiążący podpis cyfrowy jest tak prosty, jak wykonanie przelewu online.

Zasadniczo istnieją różne sposoby podpisywania cyfrowego: proste, zaawansowane i kwalifikowane. Pomimo pozornie identycznego wyglądu podpisów cyfrowych na dokumencie końcowym, status każdego rodzaju podpisu cyfrowego i jego wiążący charakter są różne.

Dr. Fabian Knirsch (Prezes Zarządu i Współzałożyciel, sproof GmbH)

W przypadku zwykłego podpisu elektronicznego lub podpisu nie jest możliwe wykrycie manipulacji.

Krótko mówiąc, tylko podpis, który jest możliwy do zweryfikowania przez publicznie zatwierdzoną usługę weryfikacyjną, może zostać sklasyfikowany jako zgodny z prawem. Platformy takie jak sproof sign specjalizują się w tworzeniu podpisów zgodnie z najwyższymi standardami, a także w zintegrowanej weryfikacji dowolnego dokumentu.

Bez obramowania, prostota, cyfrowo. Pozyskiwanie podpisów za pomocą platformy e-podpisu (w kontekście korporacyjnym).

Platformy podpisów umożliwiają w mniejszym lub większym stopniu odwzorowanie procesów podpisu cyfrowego, znanych również jako obiegi pracy związane z podpisami. Znaczenie to jest szczególnie ważne przy pozyskiwaniu podpisów. Sproof Sign jest w 100% wyspecjalizowany w wydawaniu i uzyskiwaniu podpisów i przekonuje wspomnianymi przepływami pracy.

Ale czym jest przepływ pracy w kontekście podpisywania dokumentów?

Ogólnie rzecz biorąc, przepływ pracy jest uważany za ustrukturyzowaną sekwencję kroków pracy mających na celu osiągnięcie określonego celu lub wyniku. Poszczególne etapy pracy, ich kolejność, odpowiedzialność i zależności są ustalane w celu sprawnego i efektywnego wykonania pracy.

To samo dotyczy zbierania podpisów. Dobre narzędzie do składania podpisów elektronicznych umożliwia odwzorowanie wszystkich możliwych procesów zatwierdzania w celu zaoszczędzenia czasu i zasobów ludzkich. Całość odbywa się z gwarancją przestrzegania najwyższych standardów bezpieczeństwa i zgodności w firmach.

Potęga przepływu pracy: Uzyskaj zewnętrzne podpisy cyfrowe w zaledwie 5 krokach

Dodawanie kontaktów służbowych

Naturalnie! Jeśli chcę dopuścić dokument do podpisu, pierwszym krokiem jest poznanie danych kontaktowych. W większości przypadków prośby o podpis są przetwarzane za pośrednictwem adresu e-mail, ponieważ adres e-mail jest już dobrą podstawą do uwierzytelnienia drugiej osoby. W przypadku zaawansowanych podpisów elektronicznych (FES) dowód tożsamości jest bezpośrednio powiązany z osobistym adresem e-mail. Zgodnie z tym druga osoba wystawia podpis cyfrowy z tym samym adresem e-mail, który został użyty do prośby o podpis.

Jedną z zalet platformy do podpisu elektronicznego jest proste zarządzanie danymi kontaktowymi już na samym początku prośby o podpis. Z reguły często używane kontakty są automatycznie sugerowane podczas procesów windykacji, a wszystkie dane kontaktowe są automatycznie wprowadzane do uproszczonego systemu zarządzania kontaktami, gdzie można je przeglądać i edytować.

Definiowanie standardu podpisu

Jak już szczegółowo opisano, standard podpisu ma zasadnicze znaczenie dla pożądanej wartości dowodowej żądanego podpisu. Ważne jest, aby wiedzieć, że można zdefiniować standard podpisu dla jego odpowiednika, ale nie jest to konieczne. Jeżeli np. umowa ma duże znaczenie formalne, kwalifikowany podpis elektroniczny może być wymagany lub inne rodzaje podpisów mogą być technicznie wyłączone. Jeśli druga osoba nie ma możliwości złożenia podpisu w sposób kwalifikowany, narzędzie do składania podpisu elektronicznego automatycznie przeprowadzi Cię przez proces identyfikacji

Definiowanie sekwencji i ról

Istnieją różne przypadki użycia, w których chcesz uniknąć sytuacji, w której kilka kontaktów otrzyma dokument do podpisania w tym samym czasie. Jednym z przypadków użycia może być sytuacja, w której kierownictwo powinno podpisać dokument po przedstawicielach dwóch innych działów, a na końcu sekretariat otrzymuje dokument do wglądu lub do ostatecznego pobrania.

Definiowanie pozycji podpisu

Jedną z najważniejszych funkcji każdej platformy podpisów jest “Definiowanie symboli zastępczych dla podpisów”. Możesz dokładnie określić, po której stronie, kto gdzie ma się podpisać. Za pomocą znaku proofa można również dostosować rozmiar karty podpisu.

Ustawianie terminu podpisywania i wysyłania przypomnień

W ostatnim kroku przepływu pracy, najbardziej kompleksowe rozwiązania do podpisów typu “wszystko w jednym” pozwalają wyznaczyć termin, napisać przyjazny (do konkretnego) tekst zaproszenia i, co najważniejsze, automatycznie przypomnieć odbiorcy o tym terminie. W ten sposób znacznie zwiększa się wskaźnik powodzenia otrzymania kontrasygnowanego dokumentu w odpowiednim czasie. Nie wspominając o tym, że ten przepływ pracy i tak znacznie minimalizuje “czas do podjęcia decyzji”.

(Opcjonalnie:) Sprawdź otrzymane podpisy bezpośrednio w znaku proofa

Jak wspomniano, ważne jest, aby zrozumieć, że kwalifikowany i zaawansowany podpis elektroniczny gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa, ponieważ jego ważność można bardzo łatwo zweryfikować. Bezpośrednio zintegrowany mechanizm weryfikacji – dostępny w postaci znaku sproof – umożliwia pełną identyfikowalność i bezpieczeństwo ważnych procesów zatwierdzania.

Podpis cyfrowy z punktu widzenia osoby zaproszonej

Dla osoby zapraszającej ważne jest, aby wszystkie podpisy zostały zwrócone na czas. Kluczowe znaczenie ma niskoprogowe wejście na platformę podpisów. Znak Sproof usprawnił ten proces:

• Zgodnie z opisem, osoba zapraszająca wysyła dokument do podpisu pocztą elektroniczną.
  
• Zaproszona osoba otrzymuje wiadomość e-mail, klika w link i może podpisać dokument bezpośrednio bez rejestracji (!).
  
• W przypadku, gdy wymagany jest podpis kwalifikowany, a osoba zaproszona nie posiada jeszcze istniejącego identyfikatora kwalifikowanego podpisu elektronicznego (możliwość składania podpisu w sposób kwalifikowany), osoba zaproszona przejdzie bezpośrednio przez proces identyfikacji po rejestracji.
  
• Dla zaproszonego nigdy (!) nie ma Koszt.
  
• Jeśli jesteś już użytkownikiem podpisu próbnego, możesz oczywiście przechowywać dokument lub, w razie potrzeby, przesłać go do kolejnego podpisu, umieścić na stosie, delegować prośby o podpis itp.

Chcesz zacząć? Zarejestruj się teraz za darmo i odbierz swój pierwszy podpis

Można to znaleźć tylko na znaku sproof. Staraliśmy się zapewnić naszym użytkownikom jak najłatwiejszy start w świecie podpisów cyfrowych. Posiadając bezpłatne konto prywatne, możesz od razu zacząć korzystać z platformy i samodzielnie składać pierwsze podpisy cyfrowe lub uzyskiwać je bez barier w całej Europie.