Den kvalificerade elektroniska signaturen (QES) är 100% juridiskt giltig i hela Europa och är den enda digitala signaturen som motsvarar en handskriven signatur. Den här artikeln svarar kort och koncist på alla viktiga frågor från introduktionen till användningen av QES.
Vad är en kvalificerad elektronisk signatur?
Den kvalificerade elektroniska signaturen, ofta kallad QES, är en typ av elektronisk signatur som är likvärdig med en handskriven signatur enligt eIDAS-förordningen (EU-förordning nr 910/2014).
Det erbjuder ett juridiskt giltigt och förfalskningssäkert sätt att signera digitala dokument och garantera integriteten och äktheten i undertecknarens identitet över gränserna.
Till skillnad från enkla elektroniska signaturer, som baseras på bilder eller text och som lätt kan förfalskas, anses en QES vara förfalskningssäker. Den utfärdas av en kvalificerad certifikatutfärdare och använder kryptografiska tekniker för att bekräfta undertecknarens identitet och skydda det undertecknade dokumentet från efterföljande ändringar.
Försiktighet är att rekommendera. I synnerhet bör avtal med hög ansvarsrisk eller högt förhandlingsvärde alltid undertecknas elektroniskt med en kvalificerad signatur!
År 2021 ogiltigförklarades en order från ÖBB till Stadler Rail värd uppskattningsvis 400 miljoner euro av den federala förvaltningsdomstolen. Skälet som angavs. Underskriften var inte kvalificerad i den mening som avses i eIDAS-förordningen och var därför inte rättsligt giltig. Det mest spektakulära fallet hittills.
Hur fungerar den kvalificerade elektroniska signaturen?
Den kvalificerade elektroniska signaturen fungerar i princip som en digital kvalitetsstämpel.
När ett dokument signeras elektroniskt med en QES skapas ett unikt digitalt fingeravtryck som är 100% unikt och förfalskningssäkert för både dokumentet och dig som undertecknare.
Detta fingeravtryck bifogas dokumentet i krypterad form tillsammans med dina övriga uppgifter.
All manipulation av dokumentet efter signering resulterar i en ogiltig signatur.
Men oroa dig inte: den tekniska krypteringen körs osynligt för dig i bakgrunden.
Vill du veta i detalj hur en kvalificerad elektronisk signatur fungerar tekniskt? Då rekommenderar vi vår artikel: Hur fungerar den kvalificerade elektroniska signaturen?
Hur fungerar den kvalificerade elektroniska signaturen i applikationen?
Steg 1: Identifiering hos en leverantör av betrodda tjänster (om ingen eID ännu är tillgänglig):
Med många signaturplattformar (t.ex. sproof sign) ingår identifiering för QES i utbudet av tjänster.
Steg 2: Bifoga det digitala signaturkortet till det dokument som ska undertecknas:
Ladda upp det dokument som ska undertecknas och anpassa ditt digitala signaturkort.
Steg 3: Autentisering:
Släpp den kvalificerade signaturen med din andra bekräftelsefaktor. Detta fungerar ofta med en extra app eller en SMS-tan. Du kanske känner till detta från internetbanken.
Med identifieringen skapar du din digitala identitet en gång (giltig i 5 år). Du kommer att få dina åtkomstuppgifter för en app med vilken du kan autentisera varje signatur.
Hur får du en kvalificerad elektronisk signatur? Din identifiering på bara några minuter.
Alla fysiska personer kan enkelt få en kvalificerad elektronisk signatur genom att identifiera sig hos en myndighet som är erkänd av staten. Detta skapar din så kallade digitala identitet, även känd som eID eller eIdentity.
Dina biometriska och personliga data är tydligt kopplade till din person.
Med en signaturplattform som sproof sign kan identifieringen utföras direkt via videosamtal och tar cirka 10 minuter. Det utförs av utbildad personal. Du behöver bara din
Du får din digitala nyckel, som du kan använda för att utföra viktiga digitala processer, t.ex. elektronisk signering av dokument.
Du skyddar dig mot identitetsmissbruk och identitetsstöld på Internet!
Många tyska medborgare har redan en identifiering med D-Trust och många österrikiska medborgare har en mobiltelefonsignatur eller ID-Austria. Med sproof sign kan befintliga identifikationer användas direkt för QES.
Europa har ett stort intresse av att möjliggöra affärsprocesser över hela linjen genom en säker digital identitet. Det är därför det finns många olika statliga och icke-statliga leverantörer av betrodda tjänster. Ta reda på mer i denna grundläggande studie.
sproof sign har redan direktintegrerat många av de viktigaste europeiska e-ID-leverantörerna tack vare ett speciellt gränssnitt. Du kan hitta en översikt här →.
Är den kvalificerade elektroniska signaturen (QES) meningsfull i ditt företag? Prata med våra experter →
Rättslig grund för den kvalificerade elektroniska signaturen
Kvalificerade elektroniska signaturer regleras i hela Europa av eIDAS-förordningen (nr 910/2014), som ger en standardiserad rättslig ram i hela Europeiska unionen.
Denna förordning säkerställer elektroniska signaturers driftskompatibilitet och garanterar att de erkänns rättsligt.
Som redan nämnts använder QES avancerade krypterings- och autentiseringsåtgärder för att säkerställa integriteten och sekretessen för undertecknade dokument.
QES som ett alternativ till andra standarder för digitala signaturer.
I Europa görs en grundläggande åtskillnad mellan tre giltiga standarder för elektroniska signaturer.
Elektroniska signaturer (QES, FES och EES) har olika rättslig giltighet beroende på typ av avtal och lag.
EES används när risken är låg och lämpar sig för informella dokument. Denna blankett är inte juridiskt bindande.
FES gäller för formfria avtal såsom hyres- eller köpeavtal.
Den kvalificerade elektroniska signaturen (QES) stärker avtal och uppfyller krav på skriftlig form, t.ex. för kredit- eller anställningsavtal med konkurrensklausul.
När krävs en kvalificerad elektronisk signatur?
I princip krävs alltid en kvalificerad elektronisk signatur om:
1. Nationell lag kräver skriftlig form:
Den kvalificerade elektroniska signaturen erbjuder möjligheten att helt ersätta den handskrivna signaturen.
2. Det finns operativa risker eller affärsrisker:
Utöver de rättsliga kraven beror beslutet till förmån för en viss standard för digitala signaturer på en individuell bedömning av möjliga risker, vilket i sin tur beror på ansvarsöverväganden och avtalets omfattning.
Beslutshjälp: Vilken e-signaturstandard är den rätta för vilket dokument?
1A. Måttlig risk + frihet att utforma:
I grund och botten bestämmer du själv vilken e-signaturstandard du vill använda för att underteckna ett avtal som är “formfritt”. Vi rekommenderar alltid att man skriver under med minst den avancerade elektroniska signaturen (FES) för att uppnå en bra balans mellan säkerhet och bindande karaktär. Avtalet är då juridiskt undertecknat.
1B: Hög risk + formfrihet:
Observera: Du kan underteckna avtalet på praktiskt taget vilket sätt du vill, men vi rekommenderar den kvalificerade elektroniska signaturen för avtal med hög ansvarsrisk!
Endast QES jämställs med den handskrivna underskriften enligt EU-lagstiftningen.
2. Skriftlig form:
För vissa avtal krävs QES enligt lag och det finns inget utrymme för vilken standard för e-signatur du kan välja.
3: E-signatur uteslutet:
En sällsynthet: det finns mycket få avtal där man enligt lag fortfarande måste skriva under för hand. Inte heller här kan QES användas.
Vår åsikt: Det är bara en tidsfråga innan lagarna anpassas så att alla dokument utan undantag kan undertecknas elektroniskt, för miljöns och ekonomins skull.
Vi har sammanfattat de rättsliga kraven och ramvillkoren i detalj i denna artikel.
För vilka branscher är QES lämpligt?
För vissa sektorer, t.ex. inom rätts- och skattesektorn, offentlig förvaltning eller bank- och finanssektorn, men även inom hälso- och sjukvårdssektorn, är den kvalificerade elektroniska signaturen en grundläggande förutsättning för att de beslut som fattas ska vara bindande.
Här är några välkända kunder till sproof sign med de högsta säkerhets- och efterlevnadskraven som berättar om sina användningsfall med den kvalificerade signaturen:
Bank Gutmann (bank)
BinderGrösswang (advokatbyrå)
Kyocera (företag)
Federal Accounting Agency (offentlig förvaltning)
Teleclinic (sjukvård).
Hur känner jag igen en kvalificerad elektronisk signatur? Verifierbarhet och verifiering.
Du har flera möjligheter att kontrollera giltigheten av de bifogade namnteckningarna (både dina egna och de inhämtade namnteckningarnas).
1. Kontroll av giltigheten av QES direkt med e-signaturverktyget.
På vissa plattformar, t.ex. sproof sign, är signaturverifiering direkt integrerad. Detta gör att följande kvalitetskriterier för en kvalificerad elektronisk signatur kan kontrolleras direkt. Här kan du se hur du kan validera e-signaturer direkt i sproof sign.
Certifikat från en tillhandahållare av betrodda tjänster: Signaturen baseras på ett certifikat som utfärdats av en erkänd tillhandahållare av betrodda tjänster. Detta certifikat bekräftar undertecknarens identitet och signaturens giltighet.
Verifieringsstämpel och tidsstämpel: Underskriften åtföljs ofta av en verifieringsstämpel som innehåller ytterligare information om underskriften. En tidsstämpel anger när signaturen skapades.
Synliga tecken: I vissa fall kan den kvalificerade elektroniska signaturen visas visuellt i dokumentet, t.ex. med hjälp av ett särskilt signaturfält.
Hänvisning till rättsliga bestämmelser: I dokumentet eller i det medföljande meddelandet hänvisas till det rättsliga erkännandet av den kvalificerade elektroniska signaturen i enlighet med relevanta lagar och förordningar.
2. Kontroll av QES i Acrobat Reader
Acrobat pdf. reader är förmodligen ett av de mest använda kontorsverktygen på marknaden. Det säger sig självt att Acrobat Reader möjliggör en direkt integrerad verifiering av digitalt applicerade signaturer. Det spelar ingen roll vilket signaturverktyg du har använt för att använda dina elektroniska signaturer.
3. Undersökning av QES hos RTR
RTR:s tjänst för signaturverifiering är också väl etablerad i tysktalande länder.
Fördelar med kvalificerad signatur för europeiska företag
Det är enkelt att integrera kvalificerade elektroniska signaturer i dina affärsprocesser. Användarvänliga signaturplattformar från en enda källa är specialiserade på både skapande och hantering av digitala signaturer. Du kan underteckna interna och externa avtal på ett säkert sätt online och utbyta dem med kunder, partners och tillsynsmyndigheter.
1. Ökad säkerhet: QES erbjuder en hög säkerhetsnivå och minimerar risken för förfalskning eller obehörig åtkomst.
2. Rättslig giltighet: Dokument som undertecknats med en QES har samma rättsliga status som sina motsvarigheter på papper och är därför verkställbara.
3. Tids- och kostnadsbesparingar: Säg adjö till att skriva ut, skanna och skicka dokument. QES snabbar upp processer och minskar driftskostnaderna.
Vi beräknar gärna avkastningen på investeringen för införandet av en plattform för digital signatur tillsammans med dig. Ta reda på mer nu →.
4. Påverkan på miljön: Införandet av QES bidrar till en papperslös verksamhet och minskar ditt ekologiska fotavtryck. Enligt en nyligen genomförd, opublicerad studie av
5. Globalt erkännande: QES är erkänt i hela Europeiska unionen och i många andra länder, vilket förenklar gränsöverskridande transaktioner.
5 viktiga frågor när du väljer en (QES) signaturplattform
De europeiska plattformarna för e-signaturer har främst specialiserat sig på kvalificerade elektroniska signaturer. För mer engagemang & säkerhet för kritiska beslut inom det europeiska rättsområdet.
Beslutsfattarna i ditt företag bör ställa sig dessa frågor när det gäller införandet av kvalificerade elektroniska signaturer.
1. Ingår QES-identifieringen i licensen?
Ett enkelt identifieringsalternativ säkerställer en smidig start med den kvalificerade signaturen. sproof sign arbetar tillsammans med pålitliga partners och erbjuder sin egen kvalificerade elektroniska signatur direkt i applikationen.
eID-leverantören är djupt integrerad och möjliggör många viktiga funktioner, till exempel juridiskt giltig signering av flera dokument med bara några klick (batch-signatur).
2. Är andra eID-leverantörer integrerade?
Om ett känsligt dokument ska kvalificeras av en affärspartner sparar det enormt mycket tid om befintliga identifikationer från leverantörer av betrodda tjänster som ID Austria, D-Trust eller Swisscoms QES är direkt tillgängliga för val.
3. Kan teammedlemmar utrustas med QES som tillval?
Det bör vara möjligt för administratören av en plan att förse teammedlemmar med identifiering plus en kvalificerad elektronisk signatur efter behov. sproof sign är särskilt flexibelt här och rättighetshantering är möjlig direkt i plattformen.
4. Är QES signaturverifiering direkt integrerad?
Det sparar mycket tid om du och dina deltagare i planen kan kontrollera giltigheten av utfärdade och erhållna signaturer direkt för att säkerställa att de är juridiskt giltiga.
5. Är det möjligt att ladda ner en testrapport?
När signerings- och godkännandeprocessen har slutförts ger en revisionsrapport maximal transparens.
Slutsats: Det är dags. Signera dina dokument med en juridiskt giltig kvalificerad elektronisk signatur.
I en värld som präglas av digitalisering är kvalificerade elektroniska signaturer ett tecken på tekniska framsteg och juridisk innovation.
När du påbörjar din resa in i en värld av kvalificerade elektroniska signaturer, kom ihåg att införandet av denna omvälvande teknik inte bara är ett steg mot effektivitet, utan också ett åtagande för en mer hållbar och miljövänlig framtid.
