I dag er bæredygtighed mere end en trend, det er en væsentlig del af virksomhedens strategi. EU har sat en klar ramme med de europæiske standarder for bæredygtighedsrapportering (ESRS), som vil gælde fra 2024. Dette omfatter ESG-rapporteringsforpligtelsen, ifølge hvilken virksomheder regelmæssigt skal rapportere om emnet bæredygtighed i deres virksomhed. Disse rapporter dækker miljømæssige, sociale og ledelsesmæssige (ESG) aspekter og har til formål at øge gennemsigtigheden omkring virksomhedens ikke-finansielle indvirkning. Målet er at give interessenter – herunder investorer, kunder og offentligheden – omfattende oplysninger om virksomhedens bæredygtighedspraksis og sociale ansvar.
Portræt
HOGAST er et førende indkøbssamarbejde for hotel- og restaurationsbranchen, som blev grundlagt for over 45 år siden. Hovedformålet er at skabe prisfordele ved at samle mængder på tværs af virksomheder og aflaste virksomhederne for rutineopgaver. Ud over omfattende indkøb af varer tager HOGAST sig også af elektricitet, brændstof, telefoni og andre tjenester for at kunne tilbyde sine mere end 3.200 medlemsvirksomheder i Østrig de bedste betingelser og optimerede processer.
HOGAST er den største virksomhed af sin art i Østrig med en omsætning på 415 millioner euro. Datterselskabet i München er ansvarlig for at betjene den sydtyske region. Ud over HOGAST omfatter 1HOGAST-gruppen også HOTEL GASTRO POOL til mindre hoteller og restauranter samt HANDOVER, som tager sig af faciliteter i den sociale sektor.
Selvom organisationer som HOGAST ikke selv er direkte omfattet af forpligtelsen til ESG-rapportering, viser de ikke desto mindre som pionerer, hvordan bæredygtig handling kan se ud i praksis. HOGAST’s beslutning om at skifte til digitale signaturer med sproof sign er et stærkt eksempel på, hvordan virksomheder kan reducere deres miljømæssige fodaftryk og samtidig øge den økonomiske effektivitet gennem teknologisk innovation.
Peter Sigmond, Senior Goods Manager, sagde følgende i interviewet: “For os som virksomhed var der to aspekter, der var afgørende for valget af en digital signaturløsning. Det ene var coronapandemien, fordi korttidsarbejde og hjemmekontor tvang os til at tænke nyt, for uden et nyt digitalt system ville vi ikke længere have været i stand til at underskrive kontrakter, fakturaer og ordrer.
Det andet aspekt, som bestemt har været et diskussionsemne med ledelsen i nogen tid, er, at vi som virksomhed har fokuseret på digitalisering og bæredygtighed på samme tid. Med fokus på dette kom vi endelig til det punkt, hvor vi besluttede at underskrive alt digitalt nu, og hvor det er muligt at undvære alle papirfakturaer og kontrakter.”
Investeringsafkast og bæredygtighed
Denne beslutning betalte sig også efter kun 18 uger. Implementeringen af sproof sign som en alt-i-en-signaturløsning førte til en betydelig reduktion og strømlining af den administrative indsats hos HOGAST. De accelererede godkendelsesprocesser og kortere ventetider optimerede dog ikke kun forretningsprocesserne, men bidrog også væsentligt til omkostningsbesparelser.
Disse besparelser kan kvantificeres i både økonomiske og miljømæssige parametre: den gennemsnitlige tidsbesparelse pr. digitaliseret underskriftsworkflow internt og eksternt, bruttotimelønnen for de medarbejdere, der ikke skal kæmpe med at forberede og håndtere analoge kontraktprocesser, omkostningsbesparelsen pr. sparet A4-ark, sparet CO2-udledning og energiforbrug. Det skal bemærkes, at nogle faktorer, der kunne påvirke den faktiske merværdi, ikke blev medtaget i beregningerne, f.eks. forretningsrejser, lager- og arkivomkostninger, omkostninger til print- og scanningsteknologi og økonomiske ulemper på grund af lange ventetider på kontraktindgåelse.
Kombinationen af økonomiske og miljømæssige fordele gjorde sproof sign til en strategisk værdifuld investering
HOGAST er blot en af mange virksomheder, der drager fordel af implementeringen af proof sign i sine eksisterende driftsprocesser. Men til hvilke use cases bruges den digitale signatur egentlig? Sigmond forklarer: “Grundlæggende er vi bindeleddet mellem vores kunder eller medlemmer og leverandørerne. Men det betyder også, at alle fakturaer og ordrer går gennem HOGAST, og så skal vi i nogle tilfælde underskrive og kontrasignere dem. Man kan tænke på underskriftskæden som en trekant mellem leverandørerne, de enkelte medlemmer og HOGAST.
Et eksempel, hvor den digitale signatur bruges og hjælper, er ved onboarding af nye leverandører. Der er også kontrakter, som skal underskrives. Før vi besluttede os for en e-signaturløsning, måtte vi først sende alt i papirform med posten og vente. Da hele virksomheden faktisk består af fire virksomheder, skal leveringspartneren i denne applikation underskrive én gang og HOGAST fire gange. Det kunne tage to til tre uger, før alt var tilbage hos os. Med den digitale løsning fra sproof sign går det meget hurtigere.
Men vi bruger også eSignatur, når vi modtager leverancer. Det skyldes, at alle ordrebekræftelser over 7.500 euro skal kontrasigneres af os, efter at kunder og leverandører allerede har skrevet under. Dette er et spørgsmål om ansvar! HOGAST hæfter også for sine kunder, hvis de går konkurs eller er insolvente. Så betaler vi fakturaerne for vores medlemmer, men kun hvis ordrebekræftelsen eller ordren er blevet kontrasigneret af os på forhånd. Det er et meget vigtigt aspekt for vores medlemmer og leverandører.”
Effektivitet og bæredygtighed i fremtiden takket være sproof sign
Ved at bruge digitale signaturer alene sparer HOGAST i gennemsnit 10 minutter pr. arbejdsgang med ekstern signatur uden logistisk indsats og op til 20 minutter for arbejdsgange med logistisk indsats. Derudover kan virksomhedens CO2-udledning pr. A4-ark reduceres med 0,008 kg og energiforbruget pr. ark med 0,0648 kWh. Men også 0,14 euro pr. ark til printomkostninger og indkøb er blevet helt elimineret siden samarbejdet med sproof.
Med sproofs ROI-beregner integreret på hjemmesiden kan virksomheder, der er underlagt ESRS, nu også beregne deres potentielle besparelser og dermed øge effektiviteten af deres egne forretningsprocesser og fremme deres bæredygtighedsmål. HOGAST’s erfaring viser tydeligt, at digitale signaturer ikke kun er en teknologisk innovation, men også kan yde et afgørende bidrag til en mere bæredygtig fremtid.
