Mūsdienās ilgtspēja ir vairāk nekā tikai tendence, tā ir būtiska uzņēmuma stratēģijas daļa. Eiropas Savienība ir noteikusi skaidru regulējumu ar Eiropas Ilgtspējas ziņošanas standartiem (ESRS), kas tiks piemēroti no 2024. gada. Tas ietver ESG ziņošanas pienākumu, saskaņā ar kuru uzņēmumiem regulāri jāziņo par ilgtspējības tēmu savā uzņēmumā. Šie ziņojumi aptver vides, sociālos un pārvaldības (ESG) aspektus, un to mērķis ir palielināt pārredzamību par uzņēmuma nefinanšu ietekmi. Mērķis ir sniegt ieinteresētajām personām – tostarp ieguldītājiem, klientiem un sabiedrībai – visaptverošu informāciju par uzņēmuma ilgtspējas praksi un sociālo atbildību.

Portrets

HOGAST ir vadošais viesnīcu un ēdināšanas nozares iepirkumu kooperatīvs, kas dibināts pirms vairāk nekā 45 gadiem. Tā galvenais mērķis ir radīt cenu priekšrocības, apvienojot daudzumus starp uzņēmumiem, un atslogot uzņēmumus no rutīnas darbiem. Papildus visaptverošam preču iepirkumam HOGAST rūpējas arī par elektroenerģijas, degvielas, telefonijas un citiem pakalpojumiem, lai saviem vairāk nekā 3200 dalībniekiem Austrijā piedāvātu labākos nosacījumus un optimizētus procesus.

HOGAST ir lielākais šāda veida uzņēmums Austrijā ar 415 miljonu eiro apgrozījumu. Meitasuzņēmums Minhenē apkalpo Vācijas dienvidu reģionu. Papildus HOGAST grupai 1HOGAST ietilpst arī HOTEL GASTRO POOL, kas paredzēta mazākām viesnīcām un restorāniem, kā arī HANDOVER, kas rūpējas par sociālā sektora objektiem.

Lai gan uz tādām organizācijām kā HOGAST tieši neattiecas ESG ziņošanas pienākums, tās tomēr kā pionieri parāda, kā ilgtspējīga darbība var izskatīties praksē. HOGAST lēmums pāriet uz digitālo parakstu ar sproof sign ir spēcīgs piemērs tam, kā uzņēmumi var samazināt savu ietekmi uz vidi, vienlaikus palielinot finansiālo efektivitāti, izmantojot tehnoloģiskās inovācijas.

Peter Sigmond, vecākais preču menedžeris, intervijā teica: “Mums kā uzņēmumam, izvēloties digitālā paraksta risinājumu, izšķiroši bija divi aspekti. Viens no tiem bija Corona pandēmija, jo saīsinātais darba laiks un mājas birojs piespieda mūs pārdomāt, jo bez jaunās digitālās sistēmas mēs vairs nebūtu varējuši parakstīt līgumus, rēķinus un pasūtījumus.

Otrais aspekts, par kuru vadība jau kādu laiku ir diskutējusi, ir tas, ka mēs kā uzņēmums esam koncentrējušies uz digitalizāciju un ilgtspēju vienlaikus. Koncentrējoties uz to, beidzot pienāca brīdis, kad nolēmām tagad visu parakstīt digitāli un kad ir iespējams iztikt bez visiem papīra rēķiniem un līgumiem.”

Ieguldījumu atdeve un ilgtspējība

Arī šis lēmums atmaksājās jau pēc 18 nedēļām. Sproof Sign kā “viss vienā” paraksta risinājuma ieviešana ievērojami samazināja un racionalizēja HOGAST administratīvo darbu. Savukārt paātrinātie apstiprināšanas procesi un saīsinātais gaidīšanas laiks ne tikai optimizēja uzņēmējdarbības procesus, bet arī būtiski veicināja izmaksu ietaupījumu.

Šos ietaupījumus var izmērīt gan finansiāli, gan vides rādītājos: vidējais ietaupītais laiks uz vienu digitalizētu paraksta darba procesu gan iekšēji, gan ārēji, bruto stundas alga tiem darbiniekiem, kuriem nav jācīnās ar analogo līgumu sagatavošanu un apstrādi, ietaupījums uz vienu A4 lapas lapu, ietaupītās CO2 emisijas un enerģijas patēriņš. Jāatzīmē, ka aprēķinos netika iekļauti daži faktori, kas varētu ietekmēt faktisko pievienoto vērtību, piemēram, komandējumi, glabāšanas un arhivēšanas izmaksas, drukāšanas un skenēšanas tehnoloģiju izmaksas un finansiāli neizdevīgi apstākļi, ko rada ilga līgumu noslēgšanas gaidīšanas laiks.

Ekonomisko un vides ieguvumu kombinācija padarīja sproof sign par stratēģiski vērtīgu ieguldījumu.

HOGAST ir tikai viens no daudzajiem uzņēmumiem, kas gūst labumu no pierādījuma zīmes ieviešanas esošajos darbības procesos. Bet kādos izmantošanas gadījumos digitālais paraksts tiek izmantots? Sigmonda kungs skaidro: “Būtībā mēs esam saikne starp mūsu klientiem vai biedriem un piegādātājiem. Tomēr tas nozīmē arī to, ka visi rēķini un pasūtījumi iet caur HOGAST, un tad mums tie dažos gadījumos ir jāparaksta un jāparaksta. Par parakstu ķēdi var iztēloties kā trīsstūri starp piegādātājiem, individuāliem dalībniekiem un HOGAST.

Piemērs, kur digitālais paraksts tiek izmantots un palīdz, ir jaunu piegādātāju uzņemšana darbā. Ir arī jāparaksta līgumi. Pirms mēs pieņēmām lēmumu par e-paraksta risinājumu, mums vispirms nācās visu sūtīt pa pastu papīra formātā un gaidīt. Tā kā viss uzņēmums faktiski sastāv no četriem uzņēmumiem, šajā pieteikumā piegādes partnerim ir jāparakstās vienu reizi, bet HOGAST četras reizes. Tas varēja aizņemt divas līdz trīs nedēļas, līdz viss nonāca atpakaļ pie mums. Ar sproof sign digitālo risinājumu tas ir daudz ātrāk.

Taču mēs izmantojam e-parakstu arī, pieņemot piegādes. Tas ir tāpēc, ka visi pasūtījumu apstiprinājumi virs 7500 eiro mums ir jāparaksta pēc tam, kad klienti un piegādātāji jau ir parakstījušies. Tas ir atbildības jautājums! HOGAST ir atbildīgs arī par saviem klientiem, ja tie bankrotē vai ir maksātnespējīgi. Tad mēs apmaksājam rēķinus par saviem biedriem, bet tikai tad, ja pasūtījuma apstiprinājums vai pasūtījums ir iepriekš mūsu kontrasignēts. Tas ir ļoti svarīgs aspekts mūsu biedriem un piegādātājiem.”

Efektivitāte un ilgtspējība nākotnē, pateicoties sproof sign

Izmantojot tikai digitālos parakstus, HOGAST ietaupa vidēji 10 minūtes katrai ārējā paraksta darba plūsmai bez loģistikas un līdz pat 20 minūtēm darba plūsmām ar loģistikas darbu. Turklāt uzņēmuma CO2 emisijas uz vienu A4 formāta lapu var samazināt par 0,008 kg un enerģijas patēriņu uz vienu lapu – par 0,0648 kWh. Bet arī 0,14 eiro par vienu lapu drukāšanas un iepirkuma izmaksas ir pilnībā novērstas kopš sadarbības ar sproof.

Pateicoties tīmekļa vietnē integrētajam sproof ROI kalkulatoram, uzņēmumi, uz kuriem attiecas ESRS, tagad var aprēķināt arī savus potenciālos ietaupījumus un tādējādi palielināt savu uzņēmējdarbības procesu efektivitāti un veicināt ilgtspējības mērķu sasniegšanu. HOGAST pieredze skaidri parāda, ka digitālais paraksts ir ne tikai tehnoloģisks jauninājums, bet arī var dot izšķirošu ieguldījumu ilgtspējīgākas nākotnes veidošanā.