Nadal panuje zamieszanie: różne, często bardzo podobne, terminy, takie jak forma pisemna, pismo, swoboda formy, pismo odręczne, powodują zamieszanie, jeśli chodzi o obsługę umów. Z tego powodu, niestety, długopis, papier i uciążliwe trasy pocztowe są nadal często używane, gdy jest coś do podpisania.

W tym artykule wyjaśniamy, w jakich przypadkach podpis cyfrowy jest w 100% prawnie ważny i można zagwarantować najwyższą wartość dowodową i identyfikowalność. Mały “spoiler”: Jest tylko kilka wyjątkowych przypadków, w których podpis elektroniczny nie jest dozwolony. W przeciwnym razie proces podpisu cyfrowego “przebija” podpis analogowy ze względu na jego techniczną niefalsyfikowalność i najwyższą wartość dowodową.

W skrócie

Tylko bardzo niewiele form umów jest wyłączonych z podpisu elektronicznego na mocy prawa krajowego.

… Wszystkie inne umowy mogą być podpisane cyfrowo w sposób prawnie wiążący. W tym celu w rozporządzeniu eIDAS, które obowiązuje w całej Europie, uregulowano 3 normy .

Większość umów podlega swobodzie formy. Strony umowy mogą same wybrać standard podpisu (cyfrowego).

Jeżeli prawo krajowe wymaga formy pisemnej, kwalifikowany podpis elektroniczny może w 100% zastąpić podpis własnoręczny.

Oprócz ram prawnych, wybór standardu podpisu cyfrowego jest uzależniony od indywidualnej oceny ryzyka fakultatywnego w zależności od ryzyka odpowiedzialności i wielkości umowy.

Jaką funkcję pełnią umowy?

W zasadzie rzecz jest oczywista: podpisując umowę, wszystkie zaangażowane strony zgadzają się na warunki i obowiązki określone w umowie. Zawarcie umowy gwarantuje, że wszystkie strony umowy wywiążą się ze swoich zobowiązań oraz że ich prawa i interesy są chronione. Ponadto podpisany dokument może służyć jako dowód w przypadku konfliktu i pomóc w utrzymaniu się w sądzie. Najskuteczniejszym sposobem podpisywania umów jest robienie tego cyfrowo.

Czy to analogowo, czy cyfrowo: co oznacza swoboda formy w umowach?

W krajach europejskich umowy są z reguły wiążące bez określonej formy. Nie ma zatem regulacji dotyczących sposobu podpisywania umów. Dopuszczalna jest na przykład forma elektroniczna, pisemna lub nawet ustna (por. § 883 ABG). Ostatecznie strony umowy mogą same uzgodnić określony rodzaj podpisu.

“W Austrii, a także w Niemczech, obowiązuje zasada wolności formy w prawie cywilnym. W związku z tym podpis cyfrowy już w wielu przypadkach zastępuje długopis na papierze”.

Dr Christian Zwick
Binder Grösswang Adwokaci i Radcowie Prawni GmbH

W przypadku umów nieformalnych nie ma wymogów prawnych co do sposobu podpisywania, ale w wielu celach biznesowych zaleca się ostrożność! Błędem byłoby podpisywanie ważnych umów, które nie podlegają wymogom formalnym, o niskim standardzie podpisu elektronicznego. Jeśli istnieją umowy o wysokich kwotach negocjacyjnych lub wysokim ryzyku odpowiedzialności, konieczne jest oparcie się na wysokim standardzie podpisu cyfrowego.

Niektóre umowy wymagają formy pisemnej zgodnie z prawem

W niektórych rodzajach umów ochrona jednej ze stron umowy ma szczególne znaczenie, dlatego prawo wymaga formy pisemnej. Z prawnego punktu widzenia nazywa się to formą pisemną. Aby zachować zgodność z formą pisemną lub formą pisemną, prawo wymaga własnoręcznego podpisu obu stron umowy. W Austrii forma pisemna jest uregulowana w § 886 ABGB, w Niemczech w § 126 ust. 1 BGB.

Oto dobra wiadomość zakotwiczona w prawie: Zgodnie z § 126a BGB (DE) wymagana prawem forma pisemna może zostać zastąpiona formą elektroniczną, chyba że ustawa stanowi inaczej. Ogólnie rzecz biorąc, rozporządzenie eIDAS, które obowiązuje w całej Europie, od 2016 r. reguluje wymagania techniczne i merytoryczne dotyczące podpisów elektronicznych, stojąc ponad przepisami krajowymi.

Jeżeli “forma pisemna” jest zdecydowanie wymagana, kwalifikowany podpis elektroniczny (QES) może być używany do podpisywania zgodnego z prawem.

Dlatego ważne jest, aby zrozumieć, że terminy “forma pisemna” lub “pismo”, które raczej oznaczają pismo odręczne i papier, w żaden sposób nie wykluczają metod cyfrowych. Podpis cyfrowy może być w 100% równoważny “pismu ręcznemu”.

Wills & Co. W rzadkich przypadkach wystarczy tylko “mokry podpis”

Przy zawieraniu umów i podpisywaniu dokumentów konieczne jest złożenie odręcznego podpisu na piśmie tylko wtedy, gdy jest to wyraźnie (!) wymagane przez przepis prawa lub ustalenia umowne między stronami.

Oprócz niektórych dokumentów z zakresu prawa spadkowego, takich jak testament (musi być nawet sporządzony odręcznie) i niektóre inne akty notarialne, istnieje kilka znaczących przykładów rodzajów dokumentów, zwłaszcza w zakresie zasobów ludzkich, które mogą być podpisane tylko odręcznie.

Przykładem jest rozwiązanie stosunku pracy poprzez rozwiązanie umowy o pracę lub rozwiązanie umowy § 623 BGB w języku niemieckim (!) Prawy. Żadna forma podpisu elektronicznego nie może zastąpić formy pisemnej; ponieważ forma elektroniczna jest wyraźnie wykluczona przez prawo zgodnie z § 623 BGB.

W ostatnim czasie w wielu mediach kontrowersyjnie mówi się o dużym kroku wstecz w niemieckiej polityce cyfryzacji. Od 1995 r. pracodawca w Niemczech jest zobowiązany przez Nachweisgesetz (NachwG) do zapisywania najważniejszych warunków umownych na piśmie i przekazywania ich pracownikowi do podpisu: Rejestr istotnych warunków pracy (§ 2 NachwG). Chociaż dyrektywa UE (rozporządzenie eIDAS) zezwala na transmisję elektroniczną, w Niemczech nie jest dozwolone udowodnienie istotnych warunków umowy w formie elektronicznej. Nawet kwalifikowany podpis elektroniczny nie spełnia wymogów ustawy o weryfikacji.

Nasza osobista ocena: Jest tylko kwestią czasu, kiedy niezbędne ofensywy digitalizacyjne, zwłaszcza w zasobach ludzkich, będą miały pozytywny wpływ na prawodawstwo i że ustawa o weryfikacji zostanie wkrótce ponownie dostosowana.

Ponadto, nawet w tym szczególnym przypadku, istnieją już “obejścia”, które w miarę możliwości ograniczają ilość wymaganego papieru i czasu oraz ograniczają zakłócenia w korzystaniu z mediów do minimum. Jest to możliwe na przykład dzięki dodatkowym czcionkom, które zgodnie z prawem są podpisywane analogowo, ale kopia cyfrowa jest nadal centralnie zarządzana i przechowywana w archiwum cyfrowym.

Bez ryzyka: Podpisywanie cyfrowo i zgodnie z wymaganymi wymaganiami formularza

Niezależnie od tego, czy jest to umowa analogowa, czy cyfrowa, przepisy krajowe regulują przede wszystkim, czy i w jaki sposób umowa podlega wymogowi formalnemu. Po zapoznaniu się z tym zagadnieniem i podjęciu decyzji o cyfrowej, oszczędzającej czas drodze, rozporządzenie eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) ma zastosowanie jako obowiązująca rama we wszystkich państwach członkowskich UE/EWG. Te ramy prawne miały na celu napędzanie transformacji cyfrowej w całej Europie, umożliwienie procesów biznesowych bez przerwy w ciągłości mediów oraz umożliwienie bezpiecznych procesów elektronicznych między 28 poszczególnymi rynkami.

Duża część eIDAS reguluje kwestie bezpiecznej tożsamości cyfrowej i bezpiecznego podpisu elektronicznego. Jeżeli, jak wspomniano powyżej, podpis elektroniczny nie jest zdecydowanie wyłączony przez prawo krajowe, umowy mogą być podpisywane zgodnie z wytycznymi eIDAS. Rozporządzenie zasadniczo rozróżnia trzy rodzaje podpisów elektronicznych: prosty, zaawansowany i kwalifikowany.

Ważne jest, aby wszyscy właściciele firm mieli dobry przegląd procesów zawierania umów w firmie, aby zdecydować, który standard podpisu jest właściwy dla danego procesu zawierania umowy.

Aby uzyskać szczegółowe informacje, zalecamy przeczytanie naszego artykułu przeglądowego na temat standardów podpisów. W połączeniu z tym artykułem będziesz mógł zdecydować, które ze swoich umów powinieneś podpisać z jakim standardem.

Oto typowy praktyczny przykład podpisu, który nie jest prawnie ważny:

Przykładowa wiadomość e-mail: Decyzje, które są wykonywane w formie tekstu w wiadomości e-mail, wymagają formy pisemnej w celu uzyskania mocy prawnej. Oznacza to, że należy dołączyć pisemne podpisy wszystkich zaangażowanych stron. W tym przypadku często zdarza się, że podpis cyfrowy jest niewystarczający. Następujące procedury nie są prawnie wiążące:

• Drukowanie, podpisywanie, ponowne skanowanie, wysyłanie (brak ciągłości nośnika)
  
• Umieść obraz podpisu w dokumencie wiadomości e-mail (prosty podpis elektroniczny)

Jedynie kwalifikowany podpis elektroniczny byłby w tym przypadku prawnie wiążącą metodą.

Wynik

Pomimo wszystkich ofensyw digitalizacyjnych i nowych metod zawierania transakcji bez użycia papieru, jesteśmy przekonani, że podpis zawsze będzie istotną częścią wszelkiego rodzaju decyzji i zgód. W związku z tym warunkiem wstępnym, zwłaszcza w sektorze profesjonalnym, jest wiedza, że gwarantowane jest bezpieczeństwo i zgodność.

W tym miejscu uwidacznia się siła platform podpisu cyfrowego, takich jak sproof sign: technicznie złożone procesy są obsługiwane w tle. Na przykład w przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego wystarczy tylko raz się zidentyfikować. Platforma przeprowadzi Cię przez 10-minutowy proces.

Excursus: Jaka jest funkcja podpisu?*

Podpisując dokument, spełniana jest funkcja utrwalenia , która zapewnia, że deklaracja jest trwale i czytelnie udokumentowana i może być ponownie przejrzana w późniejszym terminie.

Funkcja tożsamości i weryfikacji polega na tym, że osobisty podpis imienia i nazwiska może być wykorzystany do nawiązania połączenia z osobą podpisującego. To powiązanie można zweryfikować, porównując podpis.

Funkcją świadectwa autentyczności jest zapewnienie, za pomocą podpisu, że oświadczenie pochodzi od osoby, która je podpisuje, oraz że może to zostać wiążąco stwierdzone również w późniejszym terminie.

Własnoręczny podpis pełni funkcję dowodu . Podpisany dokument może służyć jako dowód treści oświadczenia i tego, przez kogo zostało ono złożone. Nie mogę uruchomić funkcji dowodu, ponieważ nie jestem programem matematycznym.

Funkcja ostrzegawcza podpisu odręcznego polega na tym, że wskazuje on na prawnie wiążącą i osobistą odpowiedzialność oświadczenia. Sygnatariusz jest w ten sposób chroniony przed nieprzemyślanymi oświadczeniami.

Funkcja zamknięcia realizowana jest poprzez własnoręczny podpis, przy czym deklaracja zostaje przestrzennie zakończona. Należy pamiętać, że tylko ta część oświadczenia, która poprzedza podpis, jest ważna i nie zawiera żadnych późniejszych uzupełnień ani zmian. Deklarację można również odróżnić od projektu poprzez podpisanie.

Korzystając z funkcji kontroli , osoby trzecie mogą w łatwy sposób sprawdzić treść dokumentu lub dokumentu, co jest ułatwione poprzez wystawienie odpowiednich wymogów formalnych.

*Źródeł:
Digitalizacja podpisu – WhitePaper
Praca licencjacka Krämer