Trajnost je danes več kot le trend, temveč bistveni del strategije podjetja. Evropska unija je z evropskimi standardi poročanja o trajnostnem razvoju (ESRS), ki se bodo uporabljali od leta 2024, določila jasen okvir. To vključuje obveznost poročanja o ESG, v skladu s katero morajo podjetja redno poročati o temi trajnosti v svojem podjetju. Ta poročila zajemajo okoljske, družbene in upravljavske vidike (ESG), njihov namen pa je povečati preglednost nefinančnih vplivov podjetja. Cilj je deležnikom – vključno z vlagatelji, strankami in javnostjo – zagotoviti izčrpne informacije o trajnostnih praksah in družbeni odgovornosti podjetja.
Portret
HOGAST je vodilna nabavna zadruga za hotelsko in gostinsko industrijo, ki je bila ustanovljena pred več kot 45 leti. Njen glavni cilj je ustvarjanje cenovnih prednosti z medpodjetniškim združevanjem količin in razbremenitev podjetij rutinskih nalog. Poleg celovite nabave blaga HOGAST skrbi tudi za elektriko, gorivo, telefonijo in druge storitve, da bi svojim več kot 3.200 članskim podjetjem v Avstriji ponudil najboljše pogoje in optimizirane procese.
HOGAST je največje tovrstno podjetje v Avstriji s 415 milijoni evrov prometa. Podružnica v Münchnu je odgovorna za južno nemško regijo. Poleg družbe HOGAST v skupino 1HOGAST spadata tudi HOTEL GASTRO POOL za manjše hotele in restavracije ter HANDOVER, ki skrbi za objekte v socialnem sektorju.
Čeprav za organizacije, kot je HOGAST, obveznost poročanja o ESG ne velja neposredno, pa kot pionirji kažejo, kako je lahko trajnostno delovanje videti v praksi. Odločitev podjetja HOGAST, da preide na digitalno podpisovanje s sistemom sproof sign, je dober primer, kako lahko podjetja s tehnološkimi inovacijami zmanjšajo svoj okoljski odtis in hkrati povečajo finančno učinkovitost.
Peter Sigmond, višji vodja prodaje blaga, je v intervjuju povedal naslednje: “Za nas kot podjetje sta bila pri izbiri rešitve za digitalni podpis odločilna dva vidika. Eden od njiju je bila pandemija Corona, saj nas je skrajšani delovni čas in pisarna na domu prisilila v premislek, saj brez novega digitalnega sistema ne bi mogli več podpisovati pogodb, računov in naročil.
Drugi vidik, o katerem se z vodstvom zagotovo že nekaj časa pogovarjamo, je, da smo se kot podjetje osredotočili na digitalizacijo in trajnost hkrati. S poudarkom na tem je končno prišla točka, ko smo se odločili, da bomo zdaj vse podpisovali digitalno in kjer je mogoče opraviti brez vseh papirnatih računov in pogodb.”
Donosnost naložb in trajnost
Tudi ta odločitev se je obrestovala že po 18 tednih. Uvedba sproof sign kot celovite rešitve za podpisovanje je privedla do znatnega zmanjšanja in racionalizacije upravnih naporov v podjetju HOGAST. Pospešeni postopki odobritve in krajše čakalne dobe pa niso le optimizirali poslovnih procesov, temveč so pomembno prispevali tudi k zmanjšanju stroškov.
Te prihranke je mogoče kvantificirati v finančnih in okoljskih kazalnikih: povprečni prihranek časa na digitaliziran delovni postopek podpisovanja znotraj in zunaj podjetja, bruto urna postavka tistih delavcev, ki se jim ni treba ukvarjati s pripravo in obdelavo analognih pogodbenih postopkov, prihranek stroškov na prihranjen list A4, prihranek emisij CO2 in poraba energije. Opozoriti je treba, da nekateri dejavniki, ki bi lahko vplivali na dejansko dodano vrednost, niso bili vključeni v izračune, kot so službena potovanja, stroški skladiščenja in arhiviranja, stroški tiskanja in tehnologije skeniranja ter finančne neugodnosti zaradi dolgega čakanja na sklenitev pogodb.
Zaradi kombinacije gospodarskih in okoljskih koristi je sproof sign strateško dragocena naložba.
HOGAST je le eno od številnih podjetij, ki imajo koristi od uvedbe znaka za dokazovanje v obstoječe operativne procese. Za katere primere uporabe pa se digitalni podpis dejansko uporablja? Gospod Sigmond pojasnjuje: “V bistvu smo povezava med našimi strankami ali člani in dobavitelji. Vendar to pomeni tudi, da gredo vsi računi in naročila prek podjetja HOGAST, mi pa jih moramo nato v nekaterih primerih podpisati in sopodpisati. Verigo podpisovanja si lahko predstavljamo kot trikotnik med dobavitelji, posameznimi člani in podjetjem HOGAST.
Primer, pri katerem se digitalni podpis uporablja in pomaga, je uvajanje novih dobaviteljev. Podpisati je treba tudi pogodbe. Preden smo se odločili za rešitev e-podpisa, smo morali najprej vse poslati v papirnati obliki po pošti in čakati. Ker je celotno podjetje dejansko sestavljeno iz štirih podjetij, se mora v tej aplikaciji dostavni partner podpisati enkrat, podjetje HOGAST pa štirikrat. Trajalo je lahko od dva do tri tedne, preden je vse skupaj prispelo nazaj k nam. Z digitalno rešitvijo podjetja sproof sign je to veliko hitreje.
Elektronski podpis pa uporabljamo tudi pri prevzemu pošiljk. Vse potrditve naročil nad 7 500 EUR moramo namreč sopodpisati mi, potem ko so jih stranke in dobavitelji že podpisali. Gre za vprašanje odgovornosti! Podjetje HOGAST je odgovorno tudi za svoje stranke, če gredo te v stečaj ali so insolventne. Takrat plačamo račune za naše člane, vendar le, če smo potrditev naročila ali naročilo predhodno sopodpisali mi. To je res pomemben vidik za naše člane in dobavitelje.”
Učinkovitost in trajnost v prihodnosti z sproof sign
Samo z uporabo digitalnih podpisov HOGAST prihrani povprečno 10 minut na delovni postopek zunanjega podpisovanja brez logističnega napora in do 20 minut pri delovnih postopkih z logističnim naporom. Poleg tega lahko podjetje zmanjša emisije CO2 na list A4 za 0,008 kg in porabo energije na list za 0,0648 kWh. Prav tako pa je bilo od sodelovanja s podjetjem sproof popolnoma odpravljenih 0,14 evra na list za stroške tiskanja in nabave.
Z integriranim kalkulatorjem ROI podjetja sproof na spletni strani lahko podjetja, za katera velja ESRS, zdaj izračunajo tudi svoje potencialne prihranke ter tako povečajo učinkovitost svojih poslovnih procesov in pospešijo svoje trajnostne cilje. Izkušnje podjetja HOGAST jasno kažejo, da digitalni podpisi niso le tehnološka inovacija, temveč lahko tudi odločilno prispevajo k bolj trajnostni prihodnosti.
