{post_titel}

Inledning: Varför ”granskning” utgör själva grunden för digitala processer

I många företag är digital signering av avtal sedan länge standard. Men samtidigt som enormt mycket energi läggs på själva signeringen förblir en grundläggande fråga i den dagliga B2B-verksamheten ofta obesvarad: Hur granskar ni de dokument som skickas tillbaka till ert företag efter att ha signerats?

Företag utbyter dagligen känsliga avtal – allt från anställningsavtal inom HR och leverantörsavtal till omfattande finansiella transaktioner. Den som här litar på att en inskannad signatur eller en enkel visuell platshållarbild i en PDF-fil är juridiskt bindande utsätter sig för en enorm risk vad gäller regelefterlevnad och ansvarsskyldighet. Endast en systematisk, kryptografisk verifiering ger er den rättsligt hållbara säkerheten att er avtalspartner verkligen är den han eller hon utger sig för att vara, och att avtalstexten inte har manipulerats i efterhand.

Den tekniska anatomin: Vad händer när man verifierar en digital signatur?

När du verifierar en digital signatur (till exempel med sproof Validator, Acrobat Reader, statliga valideringstjänster som Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH i Österrike eller ett specialiserat program) pågår en process i tre steg i bakgrunden:

1. Kontroll av dokumentens integritet (hash-jämförelse)

Vid signeringen komprimeras hela filens innehåll med hjälp av en algoritm till ett unikt digitalt fingeravtryck – det så kallade hashvärdet. Verifieringsverktyget beräknar detta hashvärde på nytt när filen öppnas. Om det aktuella hashvärdet exakt stämmer överens med det värde som krypterades vid tidpunkten för signeringen, är det säkert: Dokumentet har inte ändrats med ett enda tecken sedan signeringen.

2. Validering av det digitala certifikatet (identiteten)

Varje avancerad (FES) eller kvalificerad elektronisk signatur (QES) är oskiljaktigt kopplad till ett digitalt certifikat. Detta certifikat fungerar som ett digitalt ID-kort. Verifieringsverktyget extraherar certifikatets metadata för att läsa av undertecknarens namn, den verifierade e-postadressen och utfärdaren (Trust Service Provider, förkortat TSP).

3. Jämförelse med Europeiska unionens förteckning över betrodda leverantörer (EUTL)

eIDAS-förordningen säkerställer maximal bevisvärde inom EU. I starkt reglerade branscher krävs som standard en kvalificerad elektronisk signatur (QES), eftersom endast denna är juridiskt helt likställd med en handskriven underskrift. Vid kontroll av en QES jämför programvaran den utfärdande TSP:n med Europeiska kommissionens officiella förteckning över betrodda leverantörer (EUTL). Om leverantören inte är ackrediterad där förlorar signaturen sin status som QES.

Varför vissa signaturer klassas som ”ogiltiga” i europeiska verifieringsverktyg

Ett vanligt fenomen inom europeiska juridiska avdelningar: Ett avtal som undertecknats med ett amerikanskt verktyg laddas upp till RTR:s (Österrike) officiella granskningstjänst och klassificeras omedelbart som ”ogiltigt” eller ”tekniskt omöjligt att verifiera ”.

Det finns en anledning till detta: avsaknaden av EUTL-ackreditering. Många globala hyperscalers använder egna certifikatkedjor för sina standardsignaturer, som visserligen markeras som ”gröna” i kommersiella listor (som Adobe Approved Trust List – AATL), men som inte uppfyller de strikta regleringskriterierna från de europeiska statliga tillsynsmyndigheterna.

Steg för steg: Så här kontrollerar du en digital signatur i praktiken

För företag finns det i huvudsak tre beprövade metoder för att validera signaturer på ett revisionssäkert sätt:

• Metod 1: Automatiserad validering via programvara och API (för stora företag) Stora organisationer kan inte kontrollera inkommande dokument manuellt. Här kommer moduler som sproof Validate till användning. Via ett REST-API skannas avtal automatiskt vid mottagandet, kontrolleras kryptografiskt och arkiveras med en oföränderlig revisionsspår (audit trail) i ert dokumenthanteringssystem (DMS).
  
• Metod 2: Validering direkt i sproof sign-plattformen Om du hanterar dokument i din centrala sproof sign-instrumentpanel räcker det med ett enkelt klick. För bara muspekaren över signaturkortet i dokumentredigeraren. Verktyget visar omedelbart i ett överlägg om signaturen är giltig, vilken säkerhetsstandard (EES, FES, QES) som gäller och vilken Trust Service Provider som har utfärdat certifikatet.
  
• Metod 3: Manuell kontroll via Adobe Acrobat Reader Tack vare den globala PAdES-standarden kan LTV-kompatibla (Long-Term Validation) signaturer även kontrolleras offline i Adobe Reader. Adobe använder för detta ändamål de inbäddade Revonations-uppgifterna (CRL/OCSP) för att bekräfta signaturens historiska giltighet över flera decennier.

Sätt stopp för rättslig osäkerhet inom dokumenthanteringen

Automatisera era verifieringsprocesser och skydda ert företag mot överträdelser av regler och föreskrifter. Med sproof sign och sproof Validate väljer ni en 100 % europeisk lösning – helt utan koppling till USA, fullständigt GDPR-kompatibel och certifierad enligt ISO 27001.

Boka en icke-bindande demonstrationstid nu eller testa sproof sign gratis

Vanliga frågor om ämnet