Hoy en día, la sostenibilidad es más que una tendencia, es una parte esencial de la estrategia corporativa. La Unión Europea ha establecido un marco claro con las Normas Europeas de Informes de Sostenibilidad (ESRS), que se aplicarán a partir de 2024. Esto incluye la obligación de informar sobre ESG, según la cual las empresas deben informar regularmente sobre el tema de la sostenibilidad en su empresa. Estos informes cubren aspectos ambientales, sociales y de gobernanza (ESG) y tienen como objetivo aumentar la transparencia sobre el impacto no financiero de la empresa. El objetivo es proporcionar a las partes interesadas, incluidos los inversores, los clientes y el público, información completa sobre las prácticas de sostenibilidad y la responsabilidad social de la empresa.

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HOGAST es una cooperativa de compras líder para la hostelería, fundada hace más de 45 años. Su principal objetivo es crear ventajas de precio a través de la agrupación de cantidades entre empresas y liberar a las empresas de tareas rutinarias. Además de la adquisición integral de bienes, HOGAST también se ocupa de la electricidad, el combustible, la telefonía y otros servicios para ofrecer a sus más de 3.200 empresas miembros en Austria las mejores condiciones y procesos optimizados.

HOGAST es la mayor empresa de este tipo en Austria con una facturación de 415 millones de euros. La filial de Múnich es responsable de servir a la región del sur de Alemania. Además de HOGAST, el Grupo 1HOGAST también incluye HOTEL GASTRO POOL para hoteles y restaurantes más pequeños, así como HANDOVER, que se ocupa de las instalaciones en el sector social.

Aunque organizaciones como HOGAST no están directamente sujetas a los requisitos de información ESG, son pioneras en demostrar cómo puede ser en la práctica la acción sostenible. La decisión de HOGAST de pasarse a la firma digital con sproof sign es un ejemplo impresionante de cómo las empresas pueden utilizar las innovaciones tecnológicas para reducir su huella medioambiental y aumentar al mismo tiempo su eficiencia financiera.

Peter Sigmond, Senior Goods Manager, dijo lo siguiente en la entrevista: “Para nosotros, como empresa, dos aspectos fueron decisivos a la hora de elegir una solución de firma digital. Uno de ellos fue la pandemia de Corona, porque la reducción del tiempo de trabajo y el teletrabajo nos obligaron a repensar, porque sin un nuevo sistema digital, ya no habríamos podido firmar contratos, facturas y pedidos.

El segundo aspecto, que sin duda ha sido un tema de discusión con la gerencia durante algún tiempo, es que nosotros, como empresa, nos hemos centrado en la digitalización y la sostenibilidad al mismo tiempo. Con el enfoque en esto, finalmente llegó el punto en el que decidimos firmar todo digitalmente ahora y donde es posible prescindir de todas las facturas y contratos en papel”.

Retorno de la inversión y sostenibilidad

Esta decisión dio sus frutos al cabo de sólo 18 semanas. La implantación de sproof sign como solución de firma “todo en uno” supuso una considerable reducción y agilización del trabajo administrativo en HOGAST. La aceleración de los procesos de aprobación y la reducción de los tiempos de espera no sólo optimizaron los procesos empresariales, sino que también contribuyeron significativamente al ahorro de costes.

Estos ahorros se pueden cuantificar tanto en métricas financieras como ambientales: tiempo promedio ahorrado por flujo de trabajo de firma digitalizado interna y externamente, el salario bruto por hora de aquellos trabajadores que no tienen que luchar con la preparación y el manejo de procesos de contratos analógicos, el ahorro de costos por hoja de A4 ahorrado, las emisiones de CO2 ahorradas y el consumo de energía. Cabe señalar que algunos factores que podrían influir en el valor añadido real no se incluyeron en los cálculos, como los viajes de negocios, los costos de almacenamiento y archivo, los costos de la tecnología de impresión y escaneo y las desventajas financieras debidas a los largos tiempos de espera para la celebración de contratos.

La combinación de beneficios económicos y ecológicos hizo de sproof sign una inversión estratégicamente valiosa

HOGAST es sólo una de las muchas empresas que se han beneficiado de la implantación de sproof sign en sus procesos operativos existentes. Pero, ¿cuáles son exactamente los casos de uso de la firma digital? El Sr. Sigmond explica: “Básicamente, somos el enlace entre nuestros clientes o miembros y los proveedores. Sin embargo, esto también significa que todas las facturas y pedidos pasan por HOGAST y también tenemos que firmarlos y refrendarlos en algunos casos. Puedes imaginar la cadena de firmas como un triángulo entre el proveedor, los miembros individuales y HOGAST.

Un ejemplo en el que la firma digital se utiliza y ayuda es cuando se añaden nuevos proveedores. También hay contratos que hay que firmar. Antes de decidirnos por una solución de firma electrónica, primero teníamos que enviar todo en papel por correo postal y esperar. Como en realidad toda la empresa está formada por cuatro empresas, en este caso de uso el socio proveedor tiene que firmar una vez y HOGAST cuatro veces. Podían pasar de dos a tres semanas hasta que todo llegara a nuestras instalaciones. Con la solución digital de sproof sign, esto es mucho más rápido.

Pero también utilizamos la firma electrónica cuando aceptamos entregas. Esto se debe a que todas las confirmaciones de pedidos superiores a 7.500 euros deben ser refrendadas por nosotros después de que los clientes y proveedores ya hayan firmado. ¡Esta es una cuestión de responsabilidad! HOGAST también es responsable de sus clientes si quiebran o son insolventes. Luego pagamos las facturas de nuestros miembros, pero solo si la confirmación del pedido o el pedido ha sido refrendado por nosotros de antemano. Este es un aspecto realmente importante para nuestros miembros y proveedores”.

Eficiencia y sostenibilidad en el futuro gracias a sproof sign

Al utilizar solo firmas digitales, HOGAST ahorra un promedio de 10 minutos por flujo de trabajo de firma externa sin esfuerzo logístico y hasta 20 minutos para flujos de trabajo con esfuerzo logístico. Además, las emisiones de CO2 por hoja de A4 de la empresa se pueden reducir en 0,008 kg y el consumo de energía por hoja en 0,0648 kWh. Pero también se han eliminado por completo los 0,14 euros por hoja para los costes de impresión y adquisición desde la cooperación con sproof.

Con la calculadora de ROI de sproof integrada en el sitio web, las empresas sujetas a ESRS ahora también pueden calcular sus ahorros potenciales y así aumentar la eficiencia de sus propios procesos comerciales y avanzar en sus objetivos de sostenibilidad. La experiencia de HOGAST muestra claramente que las firmas digitales no solo son una innovación tecnológica, sino que también pueden contribuir decisivamente a un futuro más sostenible.