Nykyään kestävä kehitys on enemmän kuin trendi, se on olennainen osa yritysstrategiaa. Euroopan unioni on asettanut selkeät puitteet eurooppalaisilla kestävän kehityksen raportointistandardeilla (ESRS), joita sovelletaan vuodesta 2024 alkaen. Siihen sisältyy ESG-raportointivelvoite, jonka mukaan yritysten on raportoitava säännöllisesti yrityksensä kestävyyttä koskevasta aiheesta. Nämä raportit kattavat ympäristöön, yhteiskuntaan ja hallintotapaan (ESG) liittyvät näkökohdat, ja niiden tarkoituksena on lisätä avoimuutta yrityksen muista kuin taloudellisista vaikutuksista. Tavoitteena on antaa sidosryhmille – kuten sijoittajille, asiakkaille ja yleisölle – kattavaa tietoa yrityksen kestävyyskäytännöistä ja sosiaalisesta vastuusta.
Muotokuva
HOGAST on johtava hotelli- ja ravintola-alan hankintaosuuskunta, joka perustettiin yli 45 vuotta sitten. Sen päätavoitteena on luoda hintaetuja yritysten välisellä määrien niputtamisella ja vapauttaa yritykset rutiinitehtävistä. Kattavien tavarahankintojen lisäksi HOGAST huolehtii myös sähköstä, polttoaineesta, puhelinpalveluista ja muista palveluista tarjotakseen yli 3200 jäsenyritykselleen Itävallassa parhaat mahdolliset ehdot ja optimoidut prosessit.
HOGAST on Itävallan suurin laatuaan oleva yritys 415 miljoonan euron liikevaihdollaan. Münchenissä sijaitseva tytäryhtiö palvelee Etelä-Saksan aluetta. HOGASTin lisäksi 1HOGAST-konserniin kuuluvat myös HOTEL GASTRO POOL pienempiä hotelleja ja ravintoloita varten sekä HANDOVER, joka huolehtii sosiaalialan tiloista.
Vaikka HOGASTin kaltaiset organisaatiot eivät suoraan kuulu ESG-raportointivelvoitteen piiriin, ne ovat kuitenkin edelläkävijöitä siinä, miltä kestävä toiminta voi käytännössä näyttää. HOGASTin päätös siirtyä digitaalisiin allekirjoituksiin sproof signin avulla on vahva esimerkki siitä, miten yritykset voivat pienentää ympäristöjalanjälkeään ja samalla lisätä taloudellista tehokkuuttaan teknisten innovaatioiden avulla.
Peter Sigmond, Senior Goods Manager, sanoi haastattelussa seuraavaa: “Meille yrityksenä kaksi seikkaa oli ratkaisevaa digitaalisen allekirjoitusratkaisun valinnassa. Toinen niistä oli Corona-pandemia, sillä pätkätyö ja kotitoimisto pakottivat meidät ajattelemaan uudelleen, sillä ilman uutta digitaalista järjestelmää emme olisi enää pystyneet allekirjoittamaan sopimuksia, laskuja ja tilauksia.
Toinen näkökohta, josta on varmasti keskusteltu johdon kanssa jo jonkin aikaa, on se, että olemme yhtiönä keskittyneet digitalisointiin ja kestävyyteen samanaikaisesti. Tähän keskittymisen myötä tuli lopulta se piste, jossa päätimme allekirjoittaa kaiken nyt digitaalisesti ja jossa on mahdollista luopua kaikista paperilaskuista ja -sopimuksista.”
Sijoitetun pääoman tuotto ja kestävyys
Tämäkin päätös kannatti jo 18 viikon jälkeen. Sproof signin käyttöönotto kaiken kattavana allekirjoitusratkaisuna johti hallinnollisen työn merkittävään vähentämiseen ja virtaviivaistamiseen HOGASTissa. Nopeutetut hyväksymisprosessit ja lyhyemmät odotusajat eivät kuitenkaan ainoastaan optimoineet liiketoimintaprosesseja, vaan ne vaikuttivat myös merkittävästi kustannussäästöihin.
Säästöt voidaan mitata sekä taloudellisin että ympäristöllisin mittarein: keskimääräinen säästetty aika digitoitua allekirjoitustyönkulkua kohden sisäisesti ja ulkoisesti, niiden työntekijöiden bruttotuntipalkka, joiden ei tarvitse ponnistella analogisten sopimusprosessien valmistelun ja käsittelyn kanssa, kustannussäästöt säästettyä A4-arkkia kohden, säästetyt hiilidioksidipäästöt ja energiankulutus. On huomattava, että laskelmissa ei otettu huomioon joitakin tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa todelliseen lisäarvoon, kuten työmatkat, varastointi- ja arkistointikustannukset, tulostus- ja skannaustekniikan kustannukset ja taloudelliset haitat, jotka johtuvat sopimusten tekemisen pitkistä odotusajoista.
Taloudellisten ja ympäristöhyötyjen yhdistelmä teki sproof signista strategisesti arvokkaan investoinnin.
HOGAST on vain yksi monista yrityksistä, jotka hyötyvät proof sign -järjestelmän sisällyttämisestä nykyisiin toimintaprosesseihinsa. Mutta mihin käyttötapauksiin digitaalista allekirjoitusta siellä oikeastaan käytetään? Sigmond selittää: “Pohjimmiltaan olemme linkki asiakkaidemme tai jäsentemme ja toimittajien välillä. Tämä tarkoittaa kuitenkin myös sitä, että kaikki laskut ja tilaukset kulkevat HOGASTin kautta, ja meidän on sitten joissakin tapauksissa allekirjoitettava ja vastavuoroisesti allekirjoitettava ne. Allekirjoitusketjua voi ajatella toimittajien, yksittäisten jäsenten ja HOGASTin välisenä kolmiona.
Esimerkki digitaalisen allekirjoituksen käytöstä ja sen käytöstä on uusien tavarantoimittajien palvelukseen ottaminen. On myös sopimuksia, jotka on allekirjoitettava. Ennen kuin päätimme sähköisen allekirjoituksen ratkaisusta, meidän oli ensin lähetettävä kaikki paperilla postitse ja odotettava. Koska koko yritys koostuu itse asiassa neljästä yrityksestä, tässä sovelluksessa toimituskumppanin on allekirjoitettava kerran ja HOGASTin neljä kertaa. Voi kestää kahdesta kolmeen viikkoa, ennen kuin kaikki saapui takaisin meille. Sproof signin digitaalisen ratkaisun avulla tämä on paljon nopeampaa.
Käytämme sähköistä allekirjoitusta myös toimituksia vastaanotettaessa. Tämä johtuu siitä, että meidän on allekirjoitettava kaikki yli 7500 euron tilausvahvistukset sen jälkeen, kun asiakkaat ja toimittajat ovat jo allekirjoittaneet ne. Tämä on vastuukysymys! HOGAST on vastuussa asiakkaistaan myös silloin, kun nämä menevät konkurssiin tai ovat maksukyvyttömiä. Tällöin maksamme jäseniemme laskut, mutta vain, jos tilausvahvistus tai tilaus on ennakkoon meidän vastaamme allekirjoitettu. Tämä on todella tärkeä näkökohta jäsenillemme ja tavarantoimittajillemme.”
Tulevaisuuden tehokkuus ja kestävyys sproof signin avulla
Pelkästään digitaalisia allekirjoituksia käyttämällä HOGAST säästää keskimäärin 10 minuuttia ulkoisen allekirjoituksen työnkulkua kohden ilman logistista vaivaa ja jopa 20 minuuttia työnkuluissa, joissa on logistista vaivaa. Lisäksi yrityksen hiilidioksidipäästöt A4-arkkia kohti vähenevät 0,008 kg ja energiankulutus arkkia kohti 0,0648 kWh. Mutta myös 0,14 euroa arkkia kohti tulostuskustannuksista ja hankinnoista on päästy kokonaan eroon sproofin kanssa tehdyn yhteistyön jälkeen.
Kun sproofin ROI-laskuri on integroitu verkkosivustoon, ESRS-järjestelmän piiriin kuuluvat yritykset voivat nyt myös laskea mahdolliset säästönsä ja siten tehostaa omia liiketoimintaprosessejaan ja edistää kestävän kehityksen tavoitteitaan. HOGASTin kokemus osoittaa selvästi, että digitaaliset allekirjoitukset eivät ole vain teknologinen innovaatio, vaan ne voivat myös edistää ratkaisevasti kestävämpää tulevaisuutta.
