Aujourd’hui, la durabilité est plus qu’une tendance, c’est un élément essentiel de la stratégie de l’entreprise. L’Union européenne a établi un cadre clair avec les normes européennes de reporting en matière de durabilité (ESRS), qui s’appliqueront à partir de 2024. Cela inclut l’obligation de reporting ESG, selon laquelle les entreprises doivent régulièrement rendre compte du thème de la durabilité dans leur entreprise. Ces rapports couvrent les aspects environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) et visent à accroître la transparence sur l’impact extra-financier de l’entreprise. L’objectif est de fournir aux parties prenantes, y compris les investisseurs, les clients et le public, des informations complètes sur les pratiques de l’entreprise en matière de durabilité et de responsabilité sociale.

Portrait

HOGAST est une coopérative d’achat leader dans le secteur de l’hôtellerie et de la restauration, fondée il y a plus de 45 ans. Son objectif principal est de créer des avantages en termes de prix grâce à la vente groupée de quantités entre entreprises et de soulager les entreprises des tâches routinières. En plus de l’approvisionnement complet en marchandises, HOGAST s’occupe également de l’électricité, du carburant, de la téléphonie et d’autres services afin d’offrir à ses plus de 3 200 entreprises membres en Autriche les meilleures conditions et des processus optimisés.

HOGAST est la plus grande entreprise de ce type en Autriche avec un chiffre d’affaires de 415 millions d’euros. La filiale de Munich est chargée de desservir la région du sud de l’Allemagne. En plus de HOGAST, le groupe 1HOGAST comprend également HOTEL GASTRO POOL pour les petits hôtels et restaurants, ainsi que HANDOVER, qui s’occupe des installations du secteur social.

Alors que des organisations comme HOGAST ne sont pas directement concernées par l’obligation de reporting ESG, elles montrent néanmoins, en tant que pionnières, comment le commerce durable peut se traduire dans la pratique. La décision de HOGAST de passer aux signatures numériques avec sproof sign illustre parfaitement la façon dont les entreprises peuvent réduire leur empreinte écologique grâce à l’innovation technologique, tout en améliorant leur efficacité financière.

Peter Sigmond, Senior Goods Manager, a déclaré ce qui suit dans l’interview : « Pour nous, en tant qu’entreprise, deux aspects ont été décisifs dans le choix d’une solution de signature numérique. L’un d’entre eux a été la pandémie de Corona, car le chômage partiel et le télétravail nous ont obligés à repenser, car sans un nouveau système numérique, nous n’aurions plus été en mesure de signer des contrats, des factures et des commandes.

Le deuxième aspect, qui fait certainement l’objet de discussions avec la direction depuis un certain temps, est que nous nous sommes concentrés en tant qu’entreprise sur la numérisation et la durabilité. C’est en mettant l’accent sur cela que nous avons finalement décidé de tout signer numériquement et qu’il est possible de se passer de toutes les factures et contrats papier.

Retour sur investissement et durabilité

Cette décision s’est avérée payante après seulement 18 semaines. L’implémentation de sproof sign en tant que solution de signature tout-en-un a permis de réduire et d’alléger considérablement les tâches administratives de HOGAST. L’accélération des processus de validation et la réduction des temps d’attente ont non seulement permis d’optimiser les processus commerciaux, mais ont également contribué de manière significative à la réduction des coûts.

Ces économies peuvent être quantifiées à la fois en termes financiers et environnementaux : le temps moyen économisé par flux de signature numérisé en interne et en externe, le salaire horaire brut des travailleurs qui n’ont pas à se battre pour préparer et gérer les processus contractuels analogiques, les économies de coûts par feuille A4 économisée, les émissions de CO2 économisées et la consommation d’énergie. Il convient de noter que certains facteurs susceptibles d’influencer la valeur ajoutée réelle n’ont pas été pris en compte dans les calculs, tels que les voyages d’affaires, les coûts de stockage et d’archivage, les coûts de la technologie d’impression et de numérisation et les inconvénients financiers dus aux longs délais d’attente pour la conclusion des contrats.

La combinaison d’avantages économiques et environnementaux a fait de sproof sign un investissement stratégique.

HOGAST n’est qu’une des nombreuses entreprises qui ont bénéficié de la mise en œuvre de sproof sign dans leurs processus opérationnels existants. Mais pour quels cas d’application la signature numérique est-elle utilisée ? M. Sigmond explique : “En principe, nous sommes le lien entre notre clientèle ou nos membres et les fournisseurs. Mais cela signifie aussi que toutes les factures et commandes passent par HOGAST et que nous devons les signer et les contresigner dans certains cas. On peut imaginer la chaîne de signatures comme un triangle entre les fournisseurs, les membres et HOGAST.

Un exemple où la signature numérique est utilisée et utile est lors de l’adhésion de nouveaux fournisseurs. Il y a aussi des contrats qui doivent être signés. Avant d’opter pour une solution de signature électronique, nous devions d’abord tout envoyer par la poste sous forme de papier et attendre. Comme l’ensemble de l’entreprise se compose en fait de quatre sociétés, dans ce cas d’application, le fournisseur doit signer une fois et HOGAST quatre fois. Il pouvait donc s’écouler deux à trois semaines avant que tout ne nous parvienne. Avec la solution numérique de sproof sign, cela va beaucoup plus vite.

Mais nous utilisons également la signature électronique lors de la prise en charge des livraisons. En effet, toutes les confirmations de commande d’un montant supérieur à 7 500 euros doivent être contresignées par nos soins après la signature des clients et des fournisseurs. C’est une question de responsabilité ! HOGAST est également responsable vis-à-vis de ses clients en cas de faillite ou d’insolvabilité. Ensuite, nous payons les factures pour nos membres, mais uniquement si la confirmation de commande ou la commande a été contresignée par nous au préalable. C’est un aspect très important pour nos membres et nos fournisseurs.

Efficacité et durabilité à l’avenir grâce à sproof sign

En utilisant uniquement les signatures numériques, HOGAST économise en moyenne 10 minutes par flux de signature externe sans effort logistique et jusqu’à 20 minutes pour les flux de travail avec effort logistique. De plus, les émissions de CO2 par feuille A4 peuvent être réduites de 0,008 kg et la consommation d’énergie par feuille de 0,0648 kWh. Mais aussi 0,14 euro par feuille pour les frais d’impression et d’approvisionnement ont été complètement éliminés depuis la coopération avec sproof.

Grâce à l’intégration du calculateur de retour sur investissement de sproof sur le site web, les entreprises soumises à l’ESRS peuvent désormais calculer leurs économies potentielles et augmenter ainsi l’efficacité de leurs propres processus commerciaux et faire progresser leurs objectifs de durabilité. L’expérience de HOGAST montre clairement que les signatures numériques ne sont pas seulement une innovation technologique, mais qu’elles peuvent également apporter une contribution décisive à un avenir plus durable.