A fenntarthatóság ma már több mint egy trend, hanem a vállalati stratégia alapvető része. Az Európai Unió egyértelmű keretet szabott az Európai Fenntarthatósági Jelentési Szabványokkal (ESRS), amelyek 2024-től lesznek alkalmazandók. Ez magában foglalja az ESG jelentéstételi kötelezettséget, amely szerint a vállalatoknak rendszeresen be kell számolniuk a vállalatuk fenntarthatóságának témájáról. Ezek a jelentések a környezeti, társadalmi és irányítási (ESG) szempontokra terjednek ki, és célja, hogy növeljék a vállalat nem pénzügyi hatásainak átláthatóságát. A cél az, hogy az érdekelt felek – köztük a befektetők, az ügyfelek és a nyilvánosság – átfogó tájékoztatást kapjanak a vállalat fenntarthatósági gyakorlatáról és társadalmi felelősségvállalásáról.

Portré

A HOGAST a szálloda- és vendéglátóipar vezető beszerzési szövetkezete, amelyet több mint 45 évvel ezelőtt alapítottak. Fő célja, hogy a mennyiségek vállalatközi kötése révén árelőnyöket teremtsen, és a vállalatokat rutinfeladatoktól mentesítse. Az átfogó árubeszerzés mellett a HOGAST gondoskodik az áram-, üzemanyag-, telefon- és egyéb szolgáltatásokról is, hogy Ausztriában több mint 3200 tagvállalatának a legjobb feltételeket és optimalizált folyamatokat kínálja.

A HOGAST 415 millió eurós forgalmával a legnagyobb ilyen jellegű vállalat Ausztriában. A müncheni leányvállalat a dél-németországi régió kiszolgálásáért felelős. A HOGAST mellett az 1HOGAST csoporthoz tartozik még a kisebb szállodák és éttermek számára a HOTEL GASTRO POOL, valamint a HANDOVER, amely a szociális ágazat létesítményeit gondozza.

Bár az olyan szervezetek, mint a HOGAST, közvetlenül nem tartoznak az ESG-jelentési kötelezettség hatálya alá, mégis úttörőként mutatják meg, hogy a gyakorlatban hogyan nézhet ki a fenntartható cselekvés. A HOGAST döntése, hogy a sproof sign segítségével áttér a digitális aláírásra, erőteljes példája annak, hogy a vállalatok hogyan csökkenthetik környezeti lábnyomukat, miközben a technológiai innováció révén növelhetik pénzügyi hatékonyságukat.

Peter Sigmond, vezető áruforgalmi menedzser a következőket mondta az interjúban: “Számunkra, mint vállalat számára két szempont volt döntő a digitális aláírási megoldás kiválasztásában. Az egyik a Corona-járvány volt, mert a rövidített munkaidő és a home office újragondolásra kényszerített bennünket, mert egy új digitális rendszer nélkül már nem tudtuk volna aláírni a szerződéseket, számlákat és megrendeléseket.

A második szempont, amelyről a vezetőséggel már jó ideje beszélgetünk, az, hogy mi, mint vállalat, egyszerre összpontosítottunk a digitalizációra és a fenntarthatóságra. Az erre való összpontosítással végül elérkezett az a pont, amikor úgy döntöttünk, hogy most már mindent digitálisan írunk alá, és ahol már minden papír alapú számlát és szerződést nélkülözni tudunk.”

A befektetés megtérülése és fenntarthatóság

Ez a döntés is kifizetődött már 18 hét után. A sproof sign, mint egy mindenre kiterjedő aláírási megoldás bevezetése a HOGAST-nál az adminisztratív munka jelentős csökkenéséhez és racionalizálásához vezetett. A felgyorsult jóváhagyási folyamatok és a rövidebb várakozási idők azonban nemcsak az üzleti folyamatokat optimalizálták, hanem jelentősen hozzájárultak a költségmegtakarításokhoz is.

Ezek a megtakarítások mind pénzügyi, mind környezetvédelmi mérőszámokkal számszerűsíthetők: a digitalizált aláírási munkafolyamatra jutó átlagos időmegtakarítás belső és külsőleg, azoknak a munkavállalóknak a bruttó órabére, akiknek nem kell az analóg szerződéses folyamatok előkészítésével és kezelésével küzdeniük, az egy A4-es lapra jutó költségmegtakarítás, a megtakarított CO2-kibocsátás és az energiafogyasztás. Meg kell jegyezni, hogy a számításokba nem vettek bele néhány olyan tényezőt, amelyek befolyásolhatják a tényleges hozzáadott értéket, mint például az üzleti utak, a tárolási és archiválási költségek, a nyomtatási és szkennelési technológia költségei, valamint a szerződések megkötésére való hosszú várakozási időből eredő pénzügyi hátrányok.

A gazdasági és környezeti előnyök kombinációja a sproof sign stratégiailag értékes beruházássá tette.

A HOGAST csak egy a sok vállalat közül, amely profitál a proof sign bevezetéséből a meglévő működési folyamatokba. De milyen felhasználási esetekben használják ott valójában a digitális aláírást? Sigmond úr elmagyarázza: “Alapvetően mi vagyunk a kapocs az ügyfeleink vagy tagjaink és a beszállítók között. Ez azonban azt is jelenti, hogy minden számla és megrendelés átmegy a HOGAST-on, majd bizonyos esetekben nekünk kell aláírnunk és ellenjegyeznünk azokat. Az aláírási láncot úgy is elképzelhetjük, mint egy háromszöget a beszállítók, az egyes tagok és a HOGAST között.

A digitális aláírás például az új beszállítók felvételekor is használható és hasznos. Vannak olyan szerződések is, amelyeket alá kell írni. Mielőtt az e-aláírási megoldás mellett döntöttünk volna, először mindent papíron kellett elküldenünk postán, és várni. Mivel az egész vállalat valójában négy vállalatból áll, ebben az alkalmazásban a szállító partner egyszer, a HOGAST pedig négyszer kell aláírnia. Két-három hétig is eltarthatott, amíg minden visszaérkezett hozzánk. A sproof sign digitális megoldásával ez sokkal gyorsabb.

De az eSignatúrát a szállítások felvételekor is használjuk. Ennek oka, hogy minden 7500 euró feletti rendelés visszaigazolását nekünk kell ellenjegyeznünk, miután az ügyfelek és a beszállítók már aláírták. Ez felelősségi kérdés! A HOGAST akkor is felel a vevőiért, ha azok csődbe mennek vagy fizetésképtelenné válnak. Ekkor a számlákat tagjaink részére kifizetjük, de csak akkor, ha a rendelés visszaigazolását vagy a megrendelést előzetesen ellenjegyeztük. Ez egy igazán fontos szempont a tagjaink és a beszállítóink számára.”

Hatékonyság és fenntarthatóság a jövőben a sproof sign köszönhetően

A HOGAST önmagában a digitális aláírások használatával külső aláírási munkafolyamatonként átlagosan 10 percet takarít meg logisztikai erőfeszítés nélkül, és akár 20 percet is a logisztikai erőfeszítéssel járó munkafolyamatok esetében. Emellett a vállalat CO2-kibocsátása A4-es laponként 0,008 kg-mal, az energiafogyasztás pedig laponként 0,0648 kWh-val csökken. De a nyomtatási és beszerzési költségek laponként 0,14 euró is teljesen megszűntek a sproof-fal való együttműködés óta.

A sproof honlapba integrált ROI-kalkulátorával az ESRS hatálya alá tartozó vállalatok mostantól kiszámíthatják a potenciális megtakarításaikat is, és így növelhetik saját üzleti folyamataik hatékonyságát, valamint előmozdíthatják fenntarthatósági céljaikat. A HOGAST tapasztalatai egyértelműen azt mutatják, hogy a digitális aláírás nem csupán technológiai innováció, hanem döntően hozzájárulhat egy fenntarthatóbb jövőhöz is.