Šiandien tvarumas yra ne tik tendencija, bet ir esminė įmonės strategijos dalis. Europos Sąjunga nustatė aiškią sistemą – Europos tvarumo atskaitomybės standartus (ESRS), kurie bus taikomi nuo 2024 m. Tai apima ir ESG ataskaitų teikimo prievolę, pagal kurią įmonės privalo reguliariai teikti ataskaitas tvarumo tema savo įmonėje. Šios ataskaitos apima aplinkosaugos, socialinius ir valdymo (ESG) aspektus ir jomis siekiama didinti skaidrumą apie nefinansinį įmonės poveikį. Siekiama suinteresuotosioms šalims – įskaitant investuotojus, klientus ir visuomenę – suteikti išsamią informaciją apie įmonės tvarumo praktiką ir socialinę atsakomybę.

Portretas

“HOGAST” yra pirmaujantis viešbučių ir viešojo maitinimo pramonės pirkimo kooperatyvas, įkurtas daugiau kaip prieš 45 metus. Pagrindinis jo tikslas – kurti kainų pranašumus sujungiant kiekius tarp įmonių ir atleisti įmones nuo rutininių užduočių. HOGAST ne tik visapusiškai įsigyja prekes, bet ir rūpinasi elektros, degalų, telefonijos ir kitomis paslaugomis, kad daugiau kaip 3 200 Austrijoje veikiančių įmonių narių galėtų pasiūlyti geriausias sąlygas ir optimizuotus procesus.

“HOGAST” yra didžiausia tokio pobūdžio įmonė Austrijoje, kurios apyvarta siekia 415 mln. eurų. Miunchene esanti patronuojamoji įmonė yra atsakinga už pietų Vokietijos regiono aptarnavimą. Be “HOGAST”, grupei “1HOGAST” taip pat priklauso mažesniems viešbučiams ir restoranams skirta bendrovė “HOTEL GASTRO POOL”, taip pat “HANDOVER”, kuri rūpinasi socialinio sektoriaus objektais.

Nors tokioms organizacijoms, kaip HOGAST, ESG ataskaitų teikimo prievolė tiesiogiai netaikoma, jos vis dėlto rodo, kaip praktiškai gali atrodyti tvarūs veiksmai. HOGAST sprendimas pereiti prie skaitmeninio parašo su “sproof sign” yra puikus pavyzdys, kaip įmonės gali mažinti savo poveikį aplinkai ir kartu didinti finansinį efektyvumą pasitelkdamos technologines naujoves.

Vyresnysis prekių vadybininkas Peteris Sigmondas interviu sakė: “Mums, kaip įmonei, du aspektai buvo lemiami renkantis skaitmeninio parašo sprendimą. Vienas iš jų – “Corona” pandemija, nes trumpas darbo laikas ir namų biuras privertė mus persigalvoti, nes be naujos skaitmeninės sistemos nebūtume galėję pasirašyti sutarčių, sąskaitų faktūrų ir užsakymų.

Antrasis aspektas, apie kurį jau kurį laiką diskutuojame su vadovybe, yra tas, kad mes, kaip bendrovė, sutelkėme dėmesį į skaitmeninimą ir tvarumą tuo pačiu metu. Sutelkus dėmesį į tai, galiausiai atėjo momentas, kai nusprendėme dabar viską pasirašyti skaitmeniniu būdu ir kai įmanoma apsieiti be visų popierinių sąskaitų faktūrų ir sutarčių.”

Investicijų grąža ir tvarumas

Šis sprendimas taip pat pasiteisino jau po 18 savaičių. Įdiegus “sproof sign”, kaip “viskas viename” parašo sprendimą, HOGAST gerokai sumažėjo ir supaprastėjo administracinės pastangos. Tačiau pagreitinti patvirtinimo procesai ir trumpesnis laukimo laikas ne tik optimizavo verslo procesus, bet ir reikšmingai prisidėjo prie išlaidų taupymo.

Šias sutaupytas lėšas galima įvertinti finansiniais ir aplinkosauginiais rodikliais: vidutiniškai sutaupytas laikas, tenkantis vienam skaitmeninio parašo darbo srautui viduje ir išorėje, bendras valandinis darbo užmokestis tiems darbuotojams, kuriems nebereikia vargti rengiant ir tvarkant analoginius sutarčių procesus, sutaupytos išlaidos vienam A4 formato lapui, sutaupytas CO2 kiekis ir energijos sąnaudos. Pažymėtina, kad į skaičiavimus nebuvo įtraukti kai kurie veiksniai, galintys turėti įtakos faktinei pridėtinei vertei, pavyzdžiui, komandiruotės, saugojimo ir archyvavimo išlaidos, spausdinimo ir skenavimo technologijų išlaidos ir finansiniai nepatogumai dėl ilgo sutarčių sudarymo laukimo.

Dėl ekonominės ir aplinkosauginės naudos derinio “sproof sign” tapo strategiškai vertinga investicija

“HOGAST” yra tik viena iš daugelio įmonių, kurios gauna naudos iš “proof sign” įdiegimo į esamus veiklos procesus. Tačiau kokiais naudojimo atvejais iš tikrųjų naudojamas skaitmeninis parašas? Ponas Sigmondas paaiškina: “Iš esmės mes esame ryšys tarp mūsų klientų arba narių ir tiekėjų. Tačiau tai taip pat reiškia, kad visos sąskaitos faktūros ir užsakymai keliauja per HOGAST, o mes tada turime juos pasirašyti ir kai kuriais atvejais patvirtinti parašu. Parašų grandinę galima įsivaizduoti kaip trikampį tarp tiekėjų, atskirų narių ir HOGAST.

Pavyzdys, kai skaitmeninis parašas naudojamas ir padeda, yra naujų tiekėjų įtraukimas į darbo rinką. Taip pat reikia pasirašyti sutartis. Prieš priimdami sprendimą dėl e. parašo sprendimo, pirmiausia turėjome viską siųsti paštu popierine forma ir laukti. Kadangi visą įmonę iš tikrųjų sudaro keturios įmonės, šioje paraiškoje tiekimo partneris turi pasirašyti vieną kartą, o HOGAST – keturis kartus. Kol viskas atkeliavo pas mus, galėjo praeiti dvi ar trys savaitės. Naudojant skaitmeninį sprendimą iš sproof sign, tai vyksta daug greičiau.

Tačiau e. parašu naudojamės ir priimdami siuntas. Taip yra todėl, kad visus užsakymų patvirtinimus, kurių suma viršija 7500 eurų, turime pasirašyti mes, kai klientai ir tiekėjai jau yra pasirašę. Tai yra atsakomybės klausimas! HOGAST taip pat atsako už savo klientus, jei jie bankrutuoja arba yra nemokūs. Tuomet mes apmokame sąskaitas už savo narius, tačiau tik tuo atveju, jei užsakymo patvirtinimą arba užsakymą prieš tai pasirašėme mes. Tai tikrai svarbus aspektas mūsų nariams ir tiekėjams”.

Efektyvumas ir tvarumas ateityje dėl “sproof sign”

Naudodama vien skaitmeninius parašus, HOGAST sutaupo vidutiniškai 10 minučių vienai išorinio pasirašymo darbo eigai be logistinių pastangų ir iki 20 minučių darbo eigai su logistinėmis pastangomis. Be to, įmonės išmetamo CO2 kiekį vienam A4 formato lapo lapui galima sumažinti 0,008 kg, o energijos sąnaudas vienam lapo lapui – 0,0648 kWh. Tačiau taip pat visiškai atsisakyta 0,14 euro už vieną lapą spausdinimo išlaidų ir pirkimų išlaidų nuo bendradarbiavimo su “sproof” pradžios.

Į svetainę integravus “sproof” investicijų grąžos skaičiuoklę, įmonės, kurioms taikoma ESRS, dabar taip pat gali apskaičiuoti galimus sutaupymus ir taip padidinti savo verslo procesų veiksmingumą bei siekti savo tvarumo tikslų. HOGAST patirtis aiškiai rodo, kad skaitmeniniai parašai yra ne tik technologinė naujovė, bet ir gali lemiamai prisidėti prie tvaresnės ateities.