Astăzi, sustenabilitatea este mai mult decât o tendință, este o parte esențială a strategiei corporative. Uniunea Europeană a stabilit un cadru clar cu Standardele europene de raportare privind sustenabilitatea (ESRS), care se vor aplica începând cu 2024. Acesta include obligația de raportare ESG, conform căreia companiile trebuie să raporteze în mod regulat cu privire la subiectul sustenabilității în cadrul companiei lor. Aceste rapoarte acoperă aspectele de mediu, sociale și de guvernanță (ESG) și sunt menite să sporească transparența cu privire la impactul nefinanciar al întreprinderii. Scopul este de a oferi părților interesate – inclusiv investitorilor, clienților și publicului – informații complete cu privire la practicile de sustenabilitate și la responsabilitatea socială a companiei.

Portret

HOGAST este o cooperativă de achiziții de top pentru industria hotelieră și de catering, care a fost înființată în urmă cu peste 45 de ani. Scopul său principal este de a crea avantaje de preț prin gruparea cantităților între companii și de a scuti companiile de sarcinile de rutină. Pe lângă achiziția completă de bunuri, HOGAST se ocupă și de electricitate, combustibil, telefonie și alte servicii, pentru a oferi celor peste 3 200 de companii membre din Austria cele mai bune condiții și procese optimizate.

HOGAST este cea mai mare companie de acest gen din Austria, cu o cifră de afaceri de 415 milioane de euro. Filiala din München este responsabilă de deservirea regiunii de sud a Germaniei. Pe lângă HOGAST, grupul 1HOGAST mai include HOTEL GASTRO POOL pentru hoteluri și restaurante mai mici, precum și HANDOVER, care se ocupă de facilitățile din sectorul social.

În timp ce organizații precum HOGAST nu sunt direct vizate de obligația de raportare ESG, ele arată totuși, ca pionieri, cum poate arăta în practică acțiunea durabilă. Decizia HOGAST de a trece la semnăturile digitale cu sproof sign este un exemplu puternic al modului în care companiile își pot reduce amprenta asupra mediului, crescând în același timp eficiența financiară prin inovare tehnologică.

Peter Sigmond, Senior Goods Manager, a declarat următoarele în cadrul interviului: “Pentru noi, ca societate, două aspecte au fost decisive în alegerea unei soluții de semnătură digitală. Unul dintre acestea a fost pandemia Corona, deoarece munca cu program redus și biroul de acasă ne-au obligat să regândim, deoarece fără un nou sistem digital nu am mai fi putut semna contracte, facturi și comenzi.

Al doilea aspect, care a fost cu siguranță un subiect de discuție cu conducerea de ceva timp, este că noi, ca societate, ne-am concentrat asupra digitalizării și sustenabilității în același timp. Concentrându-ne pe acest aspect, în cele din urmă s-a ajuns la punctul în care am decis să semnăm totul digital acum și în care este posibil să renunțăm la toate facturile și contractele pe hârtie.”

Randamentul investițiilor și durabilitatea

Și această decizie a dat roade după numai 18 săptămâni. Implementarea sproof sign ca soluție de semnătură all-in-one a condus la o reducere semnificativă și la eficientizarea eforturilor administrative la HOGAST. Cu toate acestea, procesele de aprobare accelerate și timpii de așteptare mai scurți nu numai că au optimizat procesele de afaceri, dar au contribuit semnificativ și la reducerea costurilor.

Aceste economii pot fi cuantificate atât din punct de vedere financiar, cât și din punct de vedere al mediului: timpul mediu economisit per flux de semnături digitalizate la nivel intern și extern, salariul orar brut al lucrătorilor care nu mai trebuie să se lupte cu pregătirea și gestionarea proceselor contractuale analogice, economia de costuri per foaie A4 economisită, emisiile de CO2 economisite și consumul de energie. Trebuie remarcat faptul că unii factori care ar putea influența valoarea adăugată reală nu au fost incluși în calcule, cum ar fi călătoriile de afaceri, costurile de depozitare și arhivare, costurile pentru tehnologia de imprimare și scanare și dezavantajele financiare datorate timpilor lungi de așteptare pentru încheierea contractelor.

Combinația de beneficii economice și de mediu a făcut din sproof sign o investiție valoroasă din punct de vedere strategic

HOGAST este doar una dintre numeroasele companii care beneficiază de implementarea proof sign în procesele sale operaționale existente. Dar pentru ce cazuri de utilizare este folosită de fapt semnătura digitală? Dl Sigmond explică: “Practic, noi suntem legătura dintre clienții sau membrii noștri și furnizori. Cu toate acestea, acest lucru înseamnă, de asemenea, că toate facturile și comenzile trec prin HOGAST, iar noi trebuie apoi să le semnăm și să le contrasemnăm în unele cazuri. Vă puteți gândi la lanțul de semnături ca la un triunghi între furnizori, membrii individuali și HOGAST.

Un exemplu în care semnătura digitală este utilizată și ajută este integrarea noilor furnizori. Există, de asemenea, contracte care trebuie să fie semnate. Înainte de a ne decide asupra unei soluții de semnătură electronică, a trebuit mai întâi să trimitem totul pe hârtie prin poștă și să așteptăm. Datorită faptului că întreaga companie este formată din patru societăți, în această aplicație partenerul de livrare trebuie să semneze o dată, iar HOGAST de patru ori. Ar putea dura două până la trei săptămâni până când totul ajungea la noi. Cu soluția digitală de la sproof sign, acest lucru este mult mai rapid.

Dar folosim semnătura electronică și la preluarea livrărilor. Acest lucru se datorează faptului că toate confirmările de comandă de peste 7.500 de euro trebuie să fie contrasemnate de noi după ce clienții și furnizorii au semnat deja. Aceasta este o chestiune de răspundere! HOGAST este responsabilă și pentru clienții săi în cazul în care aceștia dau faliment sau sunt insolvabili. Apoi plătim facturile pentru membrii noștri, dar numai dacă confirmarea comenzii sau comanda a fost contrasemnată de noi în prealabil. Acesta este un aspect foarte important pentru membrii și furnizorii noștri.”

Eficiență și durabilitate în viitor datorită sproof sign

Doar prin utilizarea semnăturilor digitale, HOGAST economisește în medie 10 minute pentru fiecare flux de semnături externe fără efort logistic și până la 20 de minute pentru fluxurile de lucru cu efort logistic. În plus, emisiile de CO2 ale companiei per foaie A4 pot fi reduse cu 0,008 kg și consumul de energie per foaie cu 0,0648 kWh. Dar și 0,14 euro pe foaie pentru costurile de imprimare și achiziții au fost complet eliminate de la cooperarea cu sproof.

Cu ajutorul calculatorului ROI al sproof integrat în site-ul web, companiile care fac obiectul ESRS își pot calcula acum și potențialele economii, sporind astfel eficiența propriilor procese de afaceri și promovându-și obiectivele de sustenabilitate. Experiența HOGAST arată în mod clar că semnăturile digitale nu reprezintă doar o inovație tehnologică, ci pot aduce, de asemenea, o contribuție decisivă la un viitor mai durabil.