De viktigaste fakta i korthet

• En signaturplattform är en centraliserad, revisionssäker lösning för elektronisk signering, hantering och revision av dokument.
  
• Moderna plattformar stöder flera eIDAS-signaturnivåer och möjliggör automatiserade signatur- och godkännandeprocesser.
  
• Leverantörens ursprung avgör den rättsliga kontrollen av dina uppgifter: Europeiska plattformar omfattas uteslutande av GDPR och undviker risker från amerikanska lagar såsom CLOUD Act.

Vad är en signaturplattform?

En signaturplattform är en centraliserad, revisionssäker programvara som styr hela processen kring elektroniska signaturer:

• Skapa och ladda upp dokument
• Definiera arbetsflöden för signaturer
• Identifiera intressenter
• Tillhandahålla signaturer
• Dokumentera verifieringskedjor
• Arkivering i enlighet med gällande lagstiftning

Vad skiljer en plattform från ett signaturverktyg?

Digitala signaturer är numera standard. Men hur är signerat avgör juridisk giltighet, säkerhet och effektivitet.

Ett signaturverktyg digitaliserar vanligtvis bara den handskrivna signaturen. En signaturplattform, å andra sidan, kontrollerar hela signaturprocessen och säkerställer efterlevnad.

Kriterium	Verktyg för signaturer	Professionell signaturplattform
Syfte	Signera snabbt enskilda dokument digitalt	Kontrollera hela signaturprocessen på ett säkert och effektivt sätt
Utbud av funktioner	Grundläggande signaturfunktion – vanligtvis endast EES	Arbetsflöden, identitetsverifiering, arkivering, verifieringskedja, automatisering, alla eIDAS signaturstandarder (EES, FES, QES)
Systemets omfattning	Fristående applikation eller liten tilläggsmodul	Centraliserad företagsplattform med integrationer i CRM/ERP/HR
Exempel på användning	“Infoga signatur” i ett dokument	Skicka dokument, definiera signaturroller, spåra status, arkivering i enlighet med gällande lagstiftning
Efterlevnad	Skillnader beroende på leverantör; vanligtvis endast enkel rättslig verkan	EU:s juridiska suveränitet, eIDAS & GDPR-kompatibel, GoBD revisionssäker
Skalning	Lämplig för enstaka signaturer	Tillförlitlig även vid stora volymer och komplexa processer
Målgrupp	En enda användare, enkla krav	Företag, myndigheter, reglerade branscher

Den strategiska kärnan: efterlevnad och eIDAS-överensstämmelse

För europeiska företag är de rättsliga grunderna eIDAS och GoBD (jämförbara standarder i Tyskland och Österrike) de tuffaste prövostenarna. För att digitala signaturer ska kunna användas på ett lagligt sätt måste signaturplattformarna på ett tillförlitligt sätt uppfylla dessa lagstadgade krav:

1. eIDAS treenighet: EES, FES och QES

EU:s eIDAS-förordning definierar tre signaturnivåer. En signaturplattform måste kunna tillhandahålla var och en av dessa nivåer för respektive användningsfall.

*Exemplen kan variera beroende på land och interna riktlinjer och bör därför endast tjäna som en hjälp till förståelse! Rådgör med en juridisk rådgivare eller vår försäljningsavdelning för ditt specifika fall.

! QES är den enda form av signatur som är juridiskt likvärdig med en handskriven signatur. Alla plattformar erbjuder inte QES – företag bör kontrollera detta innan de gör ett val för att undvika mediestörningar i den efterföljande processen.

2. granska säkerheten genom verifieringskedjan

Ett signerat dokument är endast juridiskt giltigt så länge hela processen är fullt spårbar. En eIDAS-kompatibel signaturplattform som sproof Sign genererar automatiskt en verifieringskedja – en manipuleringssäker logg som dokumenterar tid, inblandade parter, identitetsbevis som används och signaturstandard. Detta är nyckeln till revisionssäkerhet och GoBD-efterlevnad.

Varför gör det någon skillnad om en plattform för underskrifter kommer från EU eller USA?

Digitala signaturprocesser handlar inte bara om bekvämlighet – de handlar om tillförlitlighet:

• Vem skyddar mina uppgifter?
• Vilka lagar gäller för lagrade dokument?
• Vem är behörig att få tillgång till den?
  

GDPR gäller i Europa: Personuppgifter får endast vidarebefordras med stöd av en rättslig grund.

I USA gäller även CLOUD Act: amerikanska myndigheter kan tvinga företag att lämna ut data,

• oavsett var de lagras
• även om de är belägna i EU

Detta leder till en rättighetskonflikt:

EU / DSGVO	USA / CLOUD-lagen
Strikt skydd av personuppgifter	Myndigheters tillgång under vissa rättsliga förutsättningar
Mål: Integritet och datasuveränitet	Mål: Nationell säkerhet och utredningar
Tillgång endast med en tydlig rättslig grund och inom definierade ramvillkor	Tjänsteleverantörer som lyder under amerikansk jurisdiktion kan bli skyldiga att lämna ut uppgifter efter ett domstolsbeslut – oavsett om uppgifterna lagras i USA eller EU

Plattformen sproof Sign: smarta arbetsflöden som gör ditt team snabbare

Den största effektivitetsvinsten ligger i automatiseringen av komplexa godkännande- och underskriftsprocesser. En modern plattform som sproof Sign gör det möjligt att definiera arbetsflöden för underskrifter (t.ex. sekventiella, parallella, med villkorliga steg) som automatiskt vidarebefordrar dokument till rätt personer (med rätt underskriftsnivå).

Förlita dig på europeisk efterlevnad och maximal automatisering redan idag. Låt oss visa dig i en demo utan förpliktelser hur sproof Sign som en central plattform påskyndar dina processer och minimerar dina juridiska risker. Boka en demo nu och diskutera din strategi för e-signaturer →.