Duurzaamheid is tegenwoordig meer dan een trend, het is een essentieel onderdeel van de bedrijfsstrategie. De Europese Unie heeft een duidelijk kader vastgesteld met de European Sustainability Reporting Standards (ESRS), die vanaf 2024 van toepassing zullen zijn. Dit omvat de ESG-rapportageverplichting, volgens welke bedrijven regelmatig moeten rapporteren over het onderwerp duurzaamheid in hun bedrijf. Deze verslagen hebben betrekking op milieu-, sociale en bestuursaspecten (ESG) en zijn bedoeld om de transparantie over de niet-financiële impact van de onderneming te vergroten. Het doel is om belanghebbenden – waaronder investeerders, klanten en het publiek – uitgebreide informatie te geven over de duurzaamheidspraktijken en sociale verantwoordelijkheid van het bedrijf.
Portret
HOGAST is een toonaangevende inkoopcoöperatie voor de horeca, die meer dan 45 jaar geleden werd opgericht. Het belangrijkste doel is om prijsvoordelen te creëren door hoeveelheden tussen bedrijven te bundelen en bedrijven routinetaken uit handen te nemen. Naast de uitgebreide inkoop van goederen zorgt HOGAST ook voor elektriciteit, brandstof, telefonie en andere diensten om de meer dan 3.200 aangesloten bedrijven in Oostenrijk de beste voorwaarden en geoptimaliseerde processen te bieden.
HOGAST is het grootste bedrijf in zijn soort in Oostenrijk met een omzet van 415 miljoen euro. De dochteronderneming in München is verantwoordelijk voor de bediening van de Zuid-Duitse regio. Naast HOGAST omvat de 1HOGAST Groep ook HOTEL GASTRO POOL voor kleinere hotels en restaurants, evenals HANDOVER, dat faciliteiten in de sociale sector verzorgt.
Hoewel organisaties zoals HOGAST zelf niet direct onder de ESG-rapportageverplichting vallen, laten zij toch als pioniers zien hoe duurzaam handelen er in de praktijk uit kan zien. De beslissing van HOGAST om over te stappen op digitale handtekeningen met sproof sign is een krachtig voorbeeld van hoe bedrijven hun ecologische voetafdruk kunnen verkleinen en tegelijkertijd hun financiële efficiëntie kunnen verhogen door middel van technologische innovatie.
Peter Sigmond, Senior Goods Manager, zei het volgende in het interview: “Voor ons als bedrijf waren twee aspecten doorslaggevend bij de keuze voor een oplossing voor digitale handtekeningen. Een daarvan was de Corona pandemie, omdat werktijdverkorting en kantoor aan huis ons dwongen om opnieuw na te denken, omdat we zonder een nieuw digitaal systeem niet langer in staat zouden zijn geweest om contracten, facturen en orders te ondertekenen.
Het tweede aspect, dat zeker al langer onderwerp van gesprek is met het management, is dat we ons als bedrijf tegelijkertijd hebben gericht op digitalisering en duurzaamheid. Met de focus hierop kwam uiteindelijk het punt waarop we besloten om alles nu digitaal te ondertekenen en waarbij het mogelijk is om het zonder alle papieren facturen en contracten te doen.”
Rendement op investering en duurzaamheid
Ook deze beslissing betaalde zich al na 18 weken uit. De implementatie van sproof sign als alles-in-één handtekeningoplossing leidde tot een aanzienlijke vermindering en stroomlijning van de administratieve inspanningen bij HOGAST. De versnelde goedkeuringsprocessen en kortere wachttijden optimaliseerden niet alleen de bedrijfsprocessen, maar leverden ook een aanzienlijke bijdrage aan de kostenbesparingen.
Deze besparingen kunnen worden gekwantificeerd in zowel financiële als milieutechnische maatstaven: de gemiddelde tijd die wordt bespaard per gedigitaliseerde handtekeningenworkflow intern en extern, het bruto uurloon van de werknemers die niet hoeven te worstelen met het voorbereiden en afhandelen van analoge contractprocessen, de kostenbesparing per bespaard vel A4, de bespaarde CO2-uitstoot en het energieverbruik. Er moet worden opgemerkt dat sommige factoren die de werkelijke toegevoegde waarde zouden kunnen beïnvloeden, niet werden meegenomen in de berekeningen, zoals zakenreizen, opslag- en archiefkosten, kosten voor print- en scantechnologie en financiële nadelen als gevolg van lange wachttijden voor het afsluiten van contracten.
De combinatie van economische en milieuvoordelen maakte van sproof sign een strategisch waardevolle investering.
HOGAST is slechts een van de vele bedrijven die profiteren van de implementatie van proof sign in de bestaande operationele processen. Maar voor welke use cases wordt de digitale handtekening daar eigenlijk gebruikt? Sigmond legt uit: “In principe zijn wij de schakel tussen onze klanten of leden en de leveranciers. Dit betekent echter ook dat alle facturen en bestellingen via HOGAST gaan en dat wij ze vervolgens in sommige gevallen moeten ondertekenen en medeondertekenen. Je kunt de handtekeningenketen zien als een driehoek tussen de leveranciers, individuele leden en HOGAST.
Een voorbeeld waarbij de digitale handtekening wordt gebruikt en helpt, is bij het aannemen van nieuwe leveranciers. Er zijn ook contracten die ondertekend moeten worden. Voordat we voor een eSignature-oplossing kozen, moesten we eerst alles op papier per post opsturen en wachten. Omdat het hele bedrijf eigenlijk uit vier bedrijven bestaat, moet in deze toepassing de leveringspartner één keer tekenen en HOGAST vier keer. Het kon twee tot drie weken duren voordat alles weer bij ons aankwam. Met de digitale oplossing van sproof sign gaat dit een stuk sneller.
Maar we gebruiken de e-handtekening ook bij het aannemen van leveringen. Dit komt omdat alle orderbevestigingen van meer dan 7.500 euro door ons moeten worden medeondertekend nadat klanten en leveranciers al hebben getekend. Dit is een kwestie van aansprakelijkheid! HOGAST is ook aansprakelijk voor haar klanten als zij failliet gaan of insolvent zijn. Dan betalen wij de facturen voor onze leden, maar alleen als de orderbevestiging of order vooraf door ons is medeondertekend. Dit is echt een belangrijk aspect voor onze leden en leveranciers.”
Efficiëntie en duurzaamheid in de toekomst dankzij sproof sign
Alleen al door het gebruik van digitale handtekeningen bespaart HOGAST gemiddeld 10 minuten per workflow voor externe handtekeningen zonder logistieke inspanning en tot 20 minuten voor workflows met logistieke inspanning. Daarnaast kan de CO2-uitstoot van het bedrijf per vel A4 met 0,008 kg worden verminderd en het energieverbruik per vel met 0,0648 kWh. Maar ook 0,14 euro per vel aan printkosten en inkoopkosten zijn sinds de samenwerking met sproof volledig komen te vervallen.
Met de ROI-calculator van sproof die in de website is geïntegreerd, kunnen bedrijven die onder het ESRS vallen nu ook hun potentiële besparingen berekenen en zo de efficiëntie van hun eigen bedrijfsprocessen verhogen en hun duurzaamheidsdoelstellingen bevorderen. De ervaring van HOGAST toont duidelijk aan dat digitale handtekeningen niet alleen een technologische innovatie zijn, maar ook een beslissende bijdrage kunnen leveren aan een duurzamere toekomst.
