Udržitelnost je dnes více než jen trend, je to nezbytná součást firemní strategie. Evropská unie stanovila jasný rámec pomocí evropských standardů pro vykazování udržitelnosti (ESRS), které budou platit od roku 2024. Jejich součástí je povinnost podávat zprávy o ESG, podle níž musí společnosti pravidelně podávat zprávy na téma udržitelnosti ve své společnosti. Tyto zprávy zahrnují environmentální, sociální a správní aspekty (ESG) a mají zvýšit transparentnost nefinančních dopadů společnosti. Cílem je poskytnout zainteresovaným stranám – včetně investorů, zákazníků a veřejnosti – komplexní informace o postupech společnosti v oblasti udržitelnosti a společenské odpovědnosti.

Portrét

HOGAST je přední nákupní družstvo pro hotelnictví a gastronomii, které bylo založeno před více než 45 lety. Jeho hlavním cílem je vytvářet cenové výhody prostřednictvím mezipodnikového sdružování množství a odlehčit podnikům od rutinních úkolů. Kromě komplexního nákupu zboží se HOGAST stará také o dodávky elektřiny, pohonných hmot, telefonování a další služby, aby svým více než 3 200 členským společnostem v Rakousku nabídl nejlepší podmínky a optimalizované procesy.

HOGAST je s obratem 415 milionů eur největší společností svého druhu v Rakousku. Dceřiná společnost v Mnichově je zodpovědná za obsluhu jihoněmeckého regionu. Kromě společnosti HOGAST patří do skupiny 1HOGAST také HOTEL GASTRO POOL pro menší hotely a restaurace a HANDOVER, který se stará o zařízení v sociální oblasti.

I když se na organizace, jako je HOGAST, povinnost podávat zprávy o ESG přímo nevztahuje, jsou průkopníky toho, jak může udržitelná činnost vypadat v praxi. Rozhodnutí společnosti HOGAST přejít na digitální podpisy pomocí služby sproof sign je silným příkladem toho, jak mohou společnosti snížit svou ekologickou stopu a zároveň zvýšit finanční efektivitu prostřednictvím technologických inovací.

Peter Sigmond, senior manažer pro zboží, v rozhovoru uvedl následující: “Pro nás jako společnost byly při výběru řešení digitálního podpisu rozhodující dva aspekty. Jedním z nich byla pandemie Corony, protože zkrácená pracovní doba a home office nás donutily přehodnotit situaci, protože bez nového digitálního systému bychom již nebyli schopni podepisovat smlouvy, faktury a objednávky.

Druhým aspektem, o kterém se s vedením společnosti již nějakou dobu diskutuje, je to, že jsme se jako společnost zaměřili na digitalizaci a udržitelnost zároveň. S tímto zaměřením nakonec nastal bod, kdy jsme se rozhodli vše podepisovat digitálně již nyní a kdy je možné se obejít bez všech papírových faktur a smluv.”

Návratnost investic a udržitelnost

I toto rozhodnutí se vyplatilo již po 18 týdnech. Implementace proof sign jako komplexního řešení pro podepisování vedla k výraznému snížení a zefektivnění administrativního úsilí ve společnosti HOGAST. Zrychlení schvalovacích procesů a zkrácení čekacích dob však nejen optimalizovalo obchodní procesy, ale také významně přispělo k úspoře nákladů.

Tyto úspory lze vyčíslit jak ve finančních, tak v ekologických ukazatelích: průměrná úspora času na digitalizovaný podpisový proces uvnitř i vně firmy, hrubá hodinová mzda pracovníků, kteří se nemusí potýkat s přípravou a zpracováním analogových smluvních procesů, úspora nákladů na jeden ušetřený list A4, úspora emisí CO2 a spotřeba energie. Je třeba poznamenat, že do výpočtů nebyly zahrnuty některé faktory, které by mohly ovlivnit skutečnou přidanou hodnotu, jako jsou služební cesty, náklady na skladování a archivaci, náklady na tiskovou a skenovací techniku a finanční nevýhody způsobené dlouhým čekáním na uzavření smlouvy.

Kombinace ekonomických a environmentálních přínosů učinila ze sproof sign strategicky cennou investici.

HOGAST je jen jednou z mnoha společností, které těží z implementace proof sign do svých stávajících provozních procesů. Pro jaké případy použití se tam ale digitální podpis vlastně používá? Pan Sigmond vysvětluje: “V podstatě jsme spojovacím článkem mezi našimi zákazníky nebo členy a dodavateli. To však také znamená, že všechny faktury a objednávky procházejí společností HOGAST a my je pak musíme v některých případech podepisovat a spolupodepisovat. Podpisový řetězec si můžete představit jako trojúhelník mezi dodavateli, jednotlivými členy a společností HOGAST.

Příkladem, kde se digitální podpis používá a pomáhá, je nástup nových dodavatelů. Také je třeba podepsat smlouvy. Než jsme se rozhodli pro řešení elektronického podpisu, museli jsme nejprve vše posílat poštou v papírové podobě a čekat. Vzhledem k tomu, že se celá společnost vlastně skládá ze čtyř firem, musí v této aplikaci dodavatelský partner podepsat jednou a HOGAST čtyřikrát. Než vše dorazilo zpět k nám, mohlo to trvat dva až tři týdny. S digitálním řešením od sproof sign je to mnohem rychlejší.

Elektronický podpis však používáme i při přebírání zásilek. Je to proto, že všechna potvrzení objednávek nad 7 500 eur musí být námi spolupodepsána poté, co je zákazníci a dodavatelé již podepsali. Jedná se o otázku odpovědnosti! Společnost HOGAST ručí za své zákazníky i v případě, že zkrachují nebo jsou v platební neschopnosti. Pak faktury za naše členy proplácíme, ale pouze v případě, že potvrzení objednávky nebo objednávka byla předem kontrasignována z naší strany. To je pro naše členy a dodavatele opravdu důležitý aspekt.”

Efektivita a udržitelnost v budoucnosti díky sproof sign

Pouhým použitím digitálních podpisů ušetří HOGAST v průměru 10 minut na jeden pracovní postup externího podpisu bez logistického úsilí a až 20 minut u pracovních postupů s logistickým úsilím. Kromě toho lze snížit emise CO2 na jeden list A4 o 0,008 kg a spotřebu energie na jeden list o 0,0648 kWh. Ale také 0,14 eur na list za náklady na tisk a nákup byly od spolupráce se společností sproof zcela eliminovány.

Díky kalkulačce návratnosti investic sproof integrované do webových stránek mohou nyní společnosti podléhající ESRS také vypočítat své potenciální úspory a zvýšit tak efektivitu svých vlastních obchodních procesů a dosáhnout svých cílů v oblasti udržitelnosti. Zkušenosti společnosti HOGAST jasně ukazují, že digitální podpisy nejsou jen technologickou inovací, ale mohou také rozhodujícím způsobem přispět k udržitelnější budoucnosti.