Udržateľnosť je dnes viac než len trend, je to nevyhnutná súčasť podnikovej stratégie. Európska únia stanovila jasný rámec prostredníctvom európskych štandardov pre vykazovanie udržateľnosti (ESRS), ktoré sa budú uplatňovať od roku 2024. Ich súčasťou je povinnosť podávať správy o ESG, podľa ktorej musia spoločnosti pravidelne podávať správy na tému udržateľnosti vo svojej spoločnosti. Tieto správy zahŕňajú environmentálne, sociálne a riadiace aspekty (ESG) a ich cieľom je zvýšiť transparentnosť nefinančného vplyvu spoločnosti. Cieľom je poskytnúť zainteresovaným stranám – vrátane investorov, zákazníkov a verejnosti – komplexné informácie o postupoch spoločnosti v oblasti udržateľnosti a sociálnej zodpovednosti.

Portrét

HOGAST je popredné nákupné družstvo pre hotelierstvo a gastronómiu, ktoré bolo založené pred viac ako 45 rokmi. Jeho hlavným cieľom je vytvárať cenové výhody prostredníctvom medzipodnikového združovania množstiev a odbremeniť podniky od rutinných úloh. Okrem komplexného obstarávania tovaru sa HOGAST stará aj o elektrinu, palivá, telefonovanie a ďalšie služby, aby svojim viac ako 3 200 členským spoločnostiam v Rakúsku ponúkol tie najlepšie podmienky a optimalizované procesy.

HOGAST je najväčšou spoločnosťou svojho druhu v Rakúsku s obratom 415 miliónov eur. Dcérska spoločnosť v Mníchove je zodpovedná za obsluhu južného nemeckého regiónu. Okrem spoločnosti HOGAST patrí do skupiny 1HOGAST aj HOTEL GASTRO POOL pre menšie hotely a reštaurácie, ako aj HANDOVER, ktorý sa stará o zariadenia v sociálnom sektore.

Hoci sa na organizácie, ako je HOGAST, priamo nevzťahuje povinnosť podávať správy o ESG, ako priekopníci ukazujú, ako môžu v praxi vyzerať udržateľné opatrenia. Rozhodnutie spoločnosti HOGAST prejsť na digitálne podpisy so službou proof sign je silným príkladom toho, ako môžu spoločnosti znížiť svoju environmentálnu stopu a zároveň zvýšiť finančnú efektívnosť prostredníctvom technologických inovácií.

Peter Sigmond, hlavný manažér pre tovar, v rozhovore uviedol: “Pre nás ako spoločnosť boli pri výbere riešenia digitálneho podpisu rozhodujúce dva aspekty. Jedným z nich bola pandémia Corona, pretože skrátená pracovná doba a home office nás prinútili prehodnotiť situáciu, pretože bez nového digitálneho systému by sme už neboli schopní podpisovať zmluvy, faktúry a objednávky.

Druhým aspektom, o ktorom sa s vedením spoločnosti už nejaký čas diskutuje, je, že sme sa ako spoločnosť zamerali na digitalizáciu a udržateľnosť zároveň. Vďaka tomuto zameraniu nakoniec nastal bod, keď sme sa rozhodli, že teraz budeme všetko podpisovať digitálne a kde je možné zaobísť sa bez všetkých papierových faktúr a zmlúv.”

Návratnosť investícií a udržateľnosť

Aj toto rozhodnutie sa vyplatilo už po 18 týždňoch. Implementácia proof sign ako komplexného riešenia pre podpisovanie viedla k výraznému zníženiu a zefektívneniu administratívneho úsilia v spoločnosti HOGAST. Zrýchlené schvaľovacie procesy a kratšie čakacie lehoty však nielen optimalizovali obchodné procesy, ale významne prispeli aj k úspore nákladov.

Tieto úspory sa dajú vyčísliť vo finančných aj environmentálnych ukazovateľoch: priemerná úspora času na digitalizovaný podpisový pracovný postup interne aj externe, hrubá hodinová mzda tých pracovníkov, ktorí nemusia zápasiť s prípravou a spracovaním analógových zmluvných procesov, úspora nákladov na jeden ušetrený hárok A4, úspora emisií CO2 a spotreba energie. Treba poznamenať, že niektoré faktory, ktoré by mohli ovplyvniť skutočnú pridanú hodnotu, neboli zahrnuté do výpočtov, ako napríklad služobné cesty, náklady na skladovanie a archiváciu, náklady na tlač a skenovaciu techniku a finančné nevýhody spôsobené dlhým čakaním na uzatvorenie zmlúv.

Kombinácia ekonomických a environmentálnych výhod spôsobila, že sproof sign je strategicky cennou investíciou

Spoločnosť HOGAST je len jednou z mnohých spoločností, ktoré profitujú z implementácie proof sign do svojich existujúcich prevádzkových procesov. Na ktoré prípady použitia sa tam však digitálny podpis skutočne používa? Pán Sigmond vysvetľuje: “V podstate sme spojovacím článkom medzi našimi zákazníkmi alebo členmi a dodávateľmi. To však zároveň znamená, že všetky faktúry a objednávky prechádzajú cez spoločnosť HOGAST a my ich potom musíme v niektorých prípadoch podpísať a spolupodpísať. Podpisový reťazec si môžete predstaviť ako trojuholník medzi dodávateľmi, jednotlivými členmi a spoločnosťou HOGAST.

Príkladom, kde sa digitálny podpis využíva a pomáha, je nástup nových dodávateľov. Tam sa tiež musia podpisovať zmluvy. Predtým, ako sme sa rozhodli pre riešenie elektronického podpisu, sme museli najprv všetko posielať poštou v papierovej forme a čakať. Vzhľadom na to, že celá spoločnosť sa vlastne skladá zo štyroch spoločností, v tejto aplikácii sa dodávateľský partner musí podpísať raz a spoločnosť HOGAST štyrikrát. Mohlo trvať dva až tri týždne, kým všetko dorazilo späť k nám. S digitálnym riešením od spoločnosti sproof sign je to oveľa rýchlejšie.

Elektronický podpis však používame aj pri preberaní zásielok. Je to preto, že všetky potvrdenia objednávok nad 7 500 eur musíme podpísať my po tom, čo ich už podpísali zákazníci a dodávatelia. Je to otázka zodpovednosti! Spoločnosť HOGAST ručí za svojich zákazníkov aj v prípade, že sa dostanú do konkurzu alebo platobnej neschopnosti. Vtedy platíme faktúry za našich členov, ale len vtedy, ak potvrdenie objednávky alebo objednávka boli predtým nami kontrasignované. Toto je pre našich členov a dodávateľov naozaj dôležitý aspekt.”

Efektívnosť a udržateľnosť v budúcnosti vďaka sproof sign

Samotným používaním digitálnych podpisov ušetrí HOGAST v priemere 10 minút na jeden pracovný postup externého podpisu bez logistického úsilia a až 20 minút pri pracovných postupoch s logistickým úsilím. Okrem toho možno znížiť emisie CO2 spoločnosti na jeden hárok formátu A4 o 0,008 kg a spotrebu energie na jeden hárok o 0,0648 kWh. Ale aj náklady na tlač a obstarávanie vo výške 0,14 eura na jeden hárok boli od spolupráce so spoločnosťou sproof úplne eliminované.

Vďaka kalkulačke návratnosti investícií spoločnosti sproof integrovanej do webovej stránky môžu teraz spoločnosti, na ktoré sa vzťahuje systém ESRS, vypočítať aj svoje potenciálne úspory, a tak zvýšiť efektívnosť vlastných obchodných procesov a dosiahnuť pokrok vo svojich cieľoch v oblasti udržateľnosti. Skúsenosti spoločnosti HOGAST jasne ukazujú, že digitálne podpisy nie sú len technologickou inováciou, ale môžu tiež rozhodujúcim spôsobom prispieť k udržateľnejšej budúcnosti.