« Notre industrie est une question d’engagement et de confiance. La signature numérique, dans la classe de qualité la plus élevée, est maintenant devenue une forme courante pour nous de prendre des décisions contraignantes ou de les obtenir numériquement.

Dr Christian Zwick | Partenaire

Binder Grösswang est l’un des principaux cabinets d’avocats autrichiens depuis 60 ans et est basé à Vienne et à Innsbruck. Plus de 100 avocats et un volume de transactions de 50 milliards d’euros parlent d’eux-mêmes. Après que la décision d’intégrer une plateforme de signature numérique ait été prise, après une phase d’évaluation rigoureuse, sproof est apparu comme le favori.

« C’est un honneur très particulier d’avoir pu convaincre Binder Grösswang, en tant que cabinet d’avocats établi mais surtout innovant, de prouver et de gagner sa confiance », a déclaré le Dr Fabian Knirsch, fondateur et directeur technique de l’entreprise.

Binder Grösswang – en particulier l’équipe autour du Dr Christian Zwick – signe numériquement lorsque cela est légalement possible. « En principe, nous signons toujours lorsque le stylo doit être remplacé. Il s’agit presque tous de documents en Autriche, car le principe de la liberté de forme s’applique en vertu du droit civil », explique le Dr Zwick.

Pour ces documents, la signature numérique est utilisée, entre autres :

• Pouvoirs
• Contrats d’achat
• Ententes de non-divulgation
• Décisions

2 raisons convaincantes pour lesquelles les avocats misent sur la signature numérique

La profession juridique a toujours fait partie intégrante de toute société qui fonctionne. La confiance et une bonne communication entre les avocats et les clients en constituent la base. Cela peut sembler un peu dogmatique ; Mais : En ce qui concerne la numérisation croissante, le secteur juridique n’est certainement pas un pionnier. C’est probablement parce que les techniques et les flux de travail traditionnels qui ont été établis et éprouvés depuis des siècles ne veulent pas être remplacés.

Mais la « profession juridique » a également reconnu les avantages d’une numérisation significative pour diverses raisons. Qu’il s’agisse de l’acte numérique, au lieu d’archives exubérantes, ou encore de l’expérimentation de diverses applications numériques de « speech to text » qui pourraient soulager le secrétariat à certains endroits voire le remplacer à l’avenir, pour les nombreuses formalités administratives.

En particulier, une opportunité de la numérisation, qui recèle également un grand potentiel pour le secteur juridique, est en plein essor : la signature numérique !

Les déclarations, les résolutions et les contrats sont tous des documents qui doivent être signés par une ou plusieurs personnes. Même un document sur lequel trois personnes doivent signer en analogique représente un total d’environ 45 minutes : cela comprend l’impression en trois exemplaires, l’envoi de documents par la poste ou la coordination d’un rendez-vous commun pour la signature. Ce gaspillage de ressources est superflu.

Dans le secteur privé, la signature numérique s’est déjà imposée en Autriche sous la forme de la « signature de téléphone portable ». Depuis plusieurs années, de nombreux citoyens autrichiens utilisent ce service public gratuit.

Cependant, « seule » la signature numérique seule est généralement insuffisante dans l’environnement commercial. Il manque de possibilités techniques, d’outil ou de plateforme capable de cartographier les cas d’usage et les « signatures » propres à un secteur ou à une entreprise. Un « tableau de bord » partagé associé fournit une bonne vue d’ensemble des documents importants. Cela nécessite une administration centralisée de tous les utilisateurs et droits et une gestion des rôles. Cela présente également de nombreux avantages.

Dans de nombreuses entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, une plateforme de signature numérique fait partie intégrante de nombreux flux de travail standard. La technologie légalement reconnue est déjà utilisée dans le secteur juridique, dans le système fiscal, dans le secteur financier, mais aussi par de grandes entreprises de premier plan actives à l’échelle internationale avec des directives informatiques strictes et également dans le secteur public.

Au lieu de l’encre et du papier : cryptage cryptographique et preuve d’identité numérique

La signature numérique est un élément indispensable de la transformation numérique. Néanmoins, nombreux sont ceux qui doutent que la signature numérique soit juridiquement valable et donc conforme à la loi. Cependant, les signatures numériques et leur caractère contraignant sont précisément définis et réglementés dans l’Union européenne. En 2006, le règlement eIDAS (UE) 910/2014 (services d’identification et d’authentification électroniques) a établi la réglementation pour l’Europe concernant la sécurité et la conformité maximales de la signature numérique. Le règlement réglemente la reconnaissance juridique des services de preuve d’identité et d’authentification électroniques, renforçant ainsi la confiance dans la communication électronique entre les entreprises et les citoyens et facilitant considérablement les services transfrontaliers et les processus commerciaux de toutes sortes.

Il existe trois normes de signature numérique qui ont été précisément définies en termes de validité juridique dans le règlement eIDAS : simple, avancée et qualifiée.

Les signatures ont presque la même apparence en surface, mais le statut de la signature et sa nature contraignante sont très différents. Seule la « signature électronique qualifiée », également connue sous le nom de QES, est juridiquement assimilable à une signature (cf. § 4, paragraphe 1, de la loi autrichienne sur les services de signature et de confiance (SVG)).

En raison du plus haut niveau de conformité et de sécurité, de nombreux cabinets d’avocats ne considèrent que la signature électronique qualifiée. Une signature numérique équivalente à une signature papier traditionnelle.

Mais comment ce haut niveau de sécurité se fait-il d’un point de vue technique ? Quelle est la haute valeur probante de la signature électronique qualifiée ?

4 La signature qualifiée : pas de mystère

Même si les médias spécialisés s’efforcent toujours de présenter la signature électronique qualifiée sous un jour aussi complexe et technique que possible, nous nous sommes donné pour mission de percer le prétendu « mystère » – en bref.

Comme pour de nombreuses autres transactions juridiques ou bancaires électroniques, vous devez être en mesure de prouver votre propre identité de manière 100 % sécurisée. Cela se fait dans un premier temps par le biais d’une courte procédure d’identification vidéo (environ 10 minutes), au cours de laquelle vos données personnelles ainsi que vos données biométriques sont vérifiées par un service reconnu par l’État (Trust Service Provider).

Après cela, vous pourrez utiliser une application de téléphone mobile pour vérifier en outre chaque signature numérique que vous effectuez. Le téléphone portable est donc votre deuxième facteur de sécurité en plus de votre adresse e-mail, dont vous avez de toute façon besoin pour signer et obtenir des signatures.

Les documents signés eux-mêmes sont cryptés numériquement à l’aide de méthodes cryptographiques. Seuls les propriétaires d’un document, ou ceux qui ont été invités à le signer, peuvent modifier le document ou simplement le signer. Chaque document est fourni à tout moment avec une clé cryptographique unique, qui est impossible à voir pour toute personne et tout ordinateur. La validité et la valeur probante du document sont également indépendantes de la plate-forme de signature utilisée, car la clé cryptographique (ou « valeur de hachage ») est embossée dans le fichier pdf lui-même. Par conséquent, l’impression et le classement physique du document n’ont pas non plus pour objet l’affaire, puisque la traçabilité expire lors de l’impression du document.

Pour vérifier la validité et la conformité d’une signature électronique comme décrit ci-dessus, le le document doit être vérifié auprès des services nationaux de vérification de la signature, par exemple par l’intermédiaire de l’autorité autrichienne des communications :
https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html
Les plateformes telles que Sproof offrent un service de test intégré en tant que plate-forme elle-même.

En bref : la signature numérique qualifiée est 100 % infalsifiable et juridiquement valable. Une signature faite à la main est également 100 % juridiquement valable, mais jamais 100 % infalsifiable.

5 Il suffit de peu de temps pour se lancer dans la signature numérique qualifiée

Bien que les signatures numériques soient techniquement exigeantes et exigent un degré particulier de responsabilité du point de vue du fabricant, les signatures générées avec elles offrent un haut degré d’engagement. Cependant, un large éventail d’utilisateurs, des avocats aux secrétaires en passant par les clients, doit pouvoir travailler facilement, rapidement et intuitivement.

La complexité technique est complètement cachée avec spreuve et un accès simple et à bas seuil est créé. Philipp Gernerth est responsable de l’UI et de l’UX (User Interface and User Experience) chez sproof.

« Nous développons un produit moderne, techniquement très sophistiqué, qui offre les plus hautes garanties de sécurité et d’engagement. Néanmoins, il doit être facile et intuitif à utiliser. Sinon, nous raterons la cible », explique Philipp Gernerth, responsable de l’UX (expérience utilisateur) et de l’UI (utilisabilité) chez sproof, entre autres.

Du point de vue de l’utilisateur, la signature électronique qualifiée signifie essentiellement ce qui suit :

• Vous avez un document à signer, qui est un document Word ou PDF. Vous le chargez dans le logiciel de signature pour le signer. Le logiciel de signature se trouve à l’adresse https://sign.sproof.com . Vous pouvez commencer à tout moment gratuitement.
• Une identification à usage unique est requise pour une signature électronique qualifiée. Cela signifie que vous devez vous identifier lors d’un court appel vidéo (« Video-Ident-Procedure ») et présenter votre passeport ou votre carte d’identité (en cours de validité). Cette identification n’est requise qu’une seule fois et est ensuite valable cinq ans ou (si cela se produit plus tôt) jusqu’à l’expiration de votre pièce d’identité.
• Au cours de l’identification, vous installez une application sur votre téléphone portable ou bien – si vous ne pouvez pas ou ne voulez pas installer l’application – vous recevrez plus tard un code à usage unique par SMS.
• Pour signer un document, sélectionnez l’emplacement de votre signature numérique et téléchargez éventuellement une image de votre signature manuscrite. Autorisez maintenant la signature sur votre téléphone portable via l’application ou saisissez le code à usage unique reçu par SMS. L’image de votre signature n’a pas de pertinence juridique ici, mais permet une représentation commune et familière de la signature. La signature juridiquement contraignante est apposée en arrière-plan de manière « invisible » de manière purement numérique.
  Le document est maintenant légalement signé numériquement. Avec sproof, une conversion au format PDF/A usuel ou exigé par les avocats est également effectuée. Vous, vos clients ou le tribunal pouvez vérifier la conformité du document et de la signature électronique à tout moment, y compris auprès du service de contrôle de l’État de RTR.

6 Données sensibles entre de bonnes mains

Lors de l’utilisation de services de signature numérique, la protection des données joue un rôle particulier. Ceci est particulièrement important pour ce que l’on appelle les « logiciels cloud » (c’est-à-dire les logiciels qui n’ont pas besoin d’être installés, mais qui peuvent être utilisés directement via le navigateur Web et Internet). Cela offre l’avantage d’être prêt à l’emploi sans votre propre matériel ou un projet informatique. De plus, le logiciel est accessible de n’importe où, y compris sur mobile. La transmission des données est toujours à la pointe de la technologie et cryptée au plus haut niveau de sécurité.

« Le cloud fonctionne depuis le premier jour. Tout est pris en charge par sproof, est conforme à la protection des données européenne et convient donc parfaitement à nous, avocats.

Dr Christian Zwick
Liant Grösswang

En termes de protection des données, d’une part, les exigences légales au sens du RGPD doivent être respectées et, d’autre part, le plus haut niveau de sécurité doit être garanti du point de vue de la sécurité informatique. Le fournisseur de logiciel de signature garantit à la fois le stockage et le traitement des données exclusivement dans des centres de données au sein de l’Union européenne et en évitant toute référence américaine. Un concept de suppression, qui fait partie intégrante de la solution, ainsi qu’un accord de traitement des données contractuel basé sur le modèle de l’UE, garantissent également le plus haut niveau de protection des données d’un point de vue juridique.

Résultat

Les avantages de la signature électronique sont évidents : elle est rapide, facile et surtout 100 % sécurisée. De plus en plus d’avocats le reconnaissent et bénéficient de la signature numérique dans leur travail. Une tendance claire qui va se poursuivre dans les années à venir.