« Nous nous occupons de la comptabilité de l’Autriche ». L’Agence fédérale de comptabilité signe numériquement.

L’Agence comptable fédérale (BHAG) est principalement responsable de la comptabilité de l’administration fédérale autrichienne et s’est appuyée sur sproof pour l’introduction de la signature numérique.

admin

Dernière modification : novembre 22, 2022
Vignette Etude de cas sproof et BHAG
Court portrait avec le magazine Alexander Sellner au siège de BHAG à Vienne

La numérisation progresse dans tous les domaines de la vie quotidienne. Cependant, de nombreuses entreprises publiques sont encore largement dans le monde analogique.
La situation est différente avec l’Agence fédérale de comptabilité ! L’entreprise, qui compte 500 employés, est présente sur 7 sites dans toute l’Autriche et s’appuie sur une stratégie de numérisation consciente et planifiée à long terme.
« Nous sommes presque obligés de mettre en œuvre des processus de numérisation très rapidement », déclare Alexander Sellner, directeur informatique de l’Agence fédérale de comptabilité.
La conséquence : l’introduction d’une plateforme de signature électronique comme étape supplémentaire vers l’optimisation des processus. Cela facilite grandement l’un des processus opérationnels les plus cruciaux – la signature sûre et juridiquement valable des documents.

Situation de départ

La numérisation est sur toutes les lèvres, tout comme les responsables dans les entreprises publiques. De plus en plus d’entreprises misent déjà sur le bureau sans papier, mettent en réseau leurs sites ou proposent de nouveaux services en ligne. De cette façon, ils améliorent l’expérience client, mais aussi la collaboration avec les partenaires, les fournisseurs et toutes les autres parties prenantes.

Lorsqu’ils ont évalué d’autres mesures de numérisation pour leur propre entreprise, les dirigeants de l’agence comptable fédérale ont rapidement compris que l’introduction d’une plateforme de signature numérique pouvait offrir d’énormes avantages. Cette forme de signature est équivalente à 100 % aux signatures manuscrites dans toute l’Europe et est soumise aux directives strictes du règlement eIDAS (UE) 910/2014 (services d’identification et d’authentification électroniques).

Cependant, de nombreux propriétaires d’entreprise ne sont pas conscients des avantages d’une plateforme à l’échelle de l’entreprise pour la signature numérique de documents. Un « credo » très cohérent s’oppose encore à l’introduction d’une plateforme de signature : « J’ai la signature du téléphone portable et je peux déjà signer numériquement ».

En fait, près de la moitié des citoyens autrichiens utilisent déjà la signature de téléphone portable en tant que service gratuit d’administration en ligne.

Cependant, la signature numérique seule est généralement totalement inadéquate dans l’environnement commercial. Ce qui manque, ce sont les processus ; Flux de travail sur mesure. Un « tableau de bord » commun pour avoir une vue d’ensemble parfaite des documents importants de l’entreprise et bien plus encore.

Entre-temps, certaines entreprises actives à l’international ont déjà opté pour une plateforme numérique capable de cartographier numériquement tous les flux de travail de signature et les cas d’utilisation de l’entreprise.

BHAG s’appuie sur un logiciel autrichien.

Dans un premier temps, l’équipe de projet BHAG dirigée par Sellner a évalué quels fournisseurs européens et autrichiens se sont déjà établis et ont mis sur le marché des outils puissants.

« Nous ne voulons pas faire de compromis sur le stockage des données de documents sensibles. Ces données doivent être stockées à 100 % en Europe. À notre avis, sproof répond à ces critères en sélectionnant explicitement des centres de données indépendants des sociétés américaines.

Mag. DI (FH) Alexander Sellner
Agence comptable fédérale

Outre la sécurité et la conformité du stockage des données, une plateforme de signature doit prendre en charge divers processus de signature qui font partie des activités quotidiennes de l’Agence fédérale comptable.

L’attention s’est donc rapidement portée sur sproof. Après une phase intensive de tests et d’audits, la jeune entreprise certifiée IÖB a finalement été choisie. La solution cloud a pu très bien se présenter comme une plate-forme tout-en-un avec les normes de sécurité et de protection des données les plus élevées. « Nous avons été particulièrement honorés d’avoir été choisis et d’avoir finalement pu répondre aux normes très élevées de l’agence comptable fédérale », déclare Fabian Knirsch, cofondateur et directeur technique de sproof GmbH.

La signature numérique permet d’économiser sensiblement des ressources dès son introduction.

Jusqu’à présent, les retours ont été très bons. De nombreux employés, en particulier dans la direction, utilisent la plateforme pour divers processus de signature et ont depuis économisé considérablement du temps et des ressources. Il n’est plus nécessaire d’imprimer, de signer à la main, de scanner et d’envoyer les documents par la poste, mais ils peuvent être signés numériquement en quelques clics.

L’environnement est donc également heureux ! 500 feuilles de papier consomment 7,5 kilogrammes de bois, 130 litres d’eau et 26,8 kilowattheures d’énergie. Un effet secondaire positif qui incite de plus en plus d’entrepreneurs à mettre en place une plateforme de signature.

Dans un premier temps après l’introduction, l’intégration en douceur de la plateforme dans le paysage informatique de l’entreprise a été particulièrement impressionnante. Grâce au cloud, l’intégration n’a pris que quelques heures et a été accompagnée de preuves tout au long du processus.

La communication fluide et la flexibilité ont convaincu Alexander Sellner. « sproof est ouvert aux commentaires et aux demandes des clients et poursuit donc une approche d’amélioration constante de la plateforme », explique Sellner.

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