Dziś zrównoważony rozwój to coś więcej niż trend, to istotna część strategii firmy. Unia Europejska ustanowiła jasne ramy w postaci Europejskich Standardów Sprawozdawczości w zakresie Zrównoważonego Rozwoju (ESRS), które będą obowiązywać od 2024 roku. Obejmuje to obowiązek raportowania ESG, zgodnie z którym firmy muszą regularnie raportować na temat zrównoważonego rozwoju w swojej firmie. Raporty te obejmują aspekty środowiskowe, społeczne i związane z ładem korporacyjnym (ESG) i mają na celu zwiększenie przejrzystości w zakresie niefinansowego wpływu spółki. Celem jest dostarczenie interesariuszom – w tym inwestorom, klientom i opinii publicznej – kompleksowych informacji na temat praktyk firmy w zakresie zrównoważonego rozwoju i odpowiedzialności społecznej.
Portret
HOGAST to wiodąca spółdzielnia zakupowa dla branży hotelarskiej i gastronomicznej, która została założona ponad 45 lat temu. Jego głównym celem jest uzyskanie przewagi cenowej poprzez wewnątrzzakładową sprzedaż wiązaną ilości oraz odciążenie przedsiębiorstw od rutynowych zadań. Oprócz kompleksowego zaopatrzenia w towary, HOGAST zajmuje się również energią elektryczną, paliwem, telefonią i innymi usługami, aby zaoferować swoim ponad 3.200 spółkom członkowskim w Austrii najlepsze warunki i zoptymalizowane procesy.
HOGAST jest największym tego typu przedsiębiorstwem w Austrii z obrotami w wysokości 415 milionów euro. Spółka zależna w Monachium jest odpowiedzialna za obsługę regionu południowych Niemiec. W skład Grupy 1HOGAST oprócz HOGAST wchodzi również HOTEL GASTRO POOL dla mniejszych hoteli i restauracji, a także firma HANDOVER, która opiekuje się obiektami w sektorze socjalnym.
Organizacje takie jak HOGAST nie podlegają bezpośrednio wymogom raportowania ESG, niemniej jednak są pionierami w pokazywaniu, jak zrównoważone działania mogą wyglądać w praktyce. Decyzja HOGAST o przejściu na podpis cyfrowy za pomocą sproof sign jest imponującym przykładem tego, jak firmy mogą wykorzystywać innowacje technologiczne w celu zmniejszenia swojego wpływu na środowisko i jednoczesnego zwiększenia efektywności finansowej.
Peter Sigmond, Senior Goods Manager, powiedział w wywiadzie: “Dla nas, jako firmy, dwa aspekty miały decydujące znaczenie przy wyborze rozwiązania do obsługi podpisów cyfrowych. Jednym z nich była pandemia koronawirusa, ponieważ skrócony czas pracy i home office zmusiły nas do przemyślenia, ponieważ bez nowego systemu cyfrowego nie bylibyśmy już w stanie podpisywać umów, faktur i zamówień.
Drugim aspektem, który z pewnością od jakiegoś czasu jest tematem rozmów z zarządem, jest to, że jako firma skupiliśmy się jednocześnie na cyfryzacji i zrównoważonym rozwoju. Skupiając się na tym, w końcu nadszedł moment, w którym zdecydowaliśmy się podpisywać wszystko cyfrowo i gdzie można obejść się bez wszystkich papierowych faktur i umów”.
Zwrot z inwestycji i zrównoważony rozwój
Decyzja ta opłaciła się już po 18 tygodniach. Wdrożenie sproof sign jako kompleksowego rozwiązania do podpisu doprowadziło do znacznej redukcji i usprawnienia pracy administracyjnej w HOGAST. Przyspieszone procesy zatwierdzania i krótsze czasy oczekiwania nie tylko zoptymalizowały procesy biznesowe, ale także znacząco przyczyniły się do oszczędności kosztów.
Oszczędności te można określić ilościowo zarówno za pomocą wskaźników finansowych, jak i środowiskowych: średni czas zaoszczędzony na cyfrowy obieg podpisów wewnętrznie i zewnętrznie, wynagrodzenie godzinowe brutto tych pracowników, którzy nie muszą zmagać się z przygotowywaniem i obsługą analogowych procesów umownych, oszczędności kosztów na zaoszczędzony arkusz A4, zaoszczędzona emisja CO2 i zużycie energii. Należy zauważyć, że w obliczeniach nie uwzględniono niektórych czynników, które mogłyby mieć wpływ na rzeczywistą wartość dodaną, takich jak podróże służbowe, koszty magazynowania i archiwizacji, koszty technologii druku i skanowania oraz niekorzystne warunki finansowe wynikające z długiego czasu oczekiwania na zawarcie umów.
Połączenie korzyści ekonomicznych i ekologicznych sprawiło, że sign sproof stał się strategicznie cenną inwestycją
HOGAST jest tylko jedną z wielu firm, które skorzystały na wdrożeniu sproof sign w swoich istniejących procesach operacyjnych. Ale jakie dokładnie są przypadki użycia podpisu cyfrowego? Pan Sigmond wyjaśnia: “Zasadniczo jesteśmy łącznikiem między naszymi klientami lub członkami a dostawcami. Oznacza to jednak również, że wszystkie faktury i zamówienia przechodzą przez HOGAST i w niektórych przypadkach musimy je podpisać i kontrasygnować. Można sobie wyobrazić łańcuch podpisów jako trójkąt między dostawcą, poszczególnymi członkami i HOGAST.
Jednym z przykładów zastosowania podpisu cyfrowego jest dodawanie nowych dostawców. Istnieją również umowy, które muszą zostać podpisane. Zanim zdecydowaliśmy się na rozwiązanie eSignature, najpierw musieliśmy wysyłać wszystko w formie papierowej pocztą i czekać. Ponieważ cała firma składa się w rzeczywistości z czterech firm, w tym przypadku partner dostawczy musi podpisać umowę raz, a HOGAST cztery razy. Zanim wszystko dotarło do naszej siedziby, mogło minąć od dwóch do trzech tygodni. Dzięki rozwiązaniu cyfrowemu od sproof sign jest to znacznie szybsze.
Z podpisu elektronicznego korzystamy również przy realizacji dostaw. Dzieje się tak dlatego, że wszystkie potwierdzenia zamówień powyżej 7.500 euro muszą być przez nas kontrasygnowane po podpisaniu przez klientów i dostawców. To jest kwestia odpowiedzialności! Firma HOGAST ponosi również odpowiedzialność za swoich klientów w przypadku ich bankructwa lub niewypłacalności. Następnie płacimy faktury za naszych członków, ale tylko wtedy, gdy potwierdzenie zamówienia lub zamówienie zostało przez nas wcześniej kontrasygnowane. Jest to bardzo ważny aspekt dla naszych członków i dostawców”.
Wydajność i zrównoważony rozwój w przyszłości dzięki sproof sign
Korzystając wyłącznie z podpisów cyfrowych, firma HOGAST oszczędza średnio 10 minut na zewnętrzny obieg pracy podpisów bez wysiłku logistycznego i do 20 minut w przypadku przepływów pracy z wysiłkiem logistycznym. Ponadto emisja CO2 na arkusz A4 może zostać zmniejszona o 0,008 kg, a zużycie energii na arkusz o 0,0648 kWh. Ale również 0,14 euro za arkusz na koszty druku i zakupu zostało całkowicie wyeliminowane od czasu współpracy z sproof.
Dzięki kalkulatorowi zwrotu z inwestycji sproof zintegrowanemu ze stroną internetową, firmy podlegające ESRS mogą teraz również obliczać swoje potencjalne oszczędności, a tym samym zwiększać wydajność własnych procesów biznesowych i realizować swoje cele w zakresie zrównoważonego rozwoju. Doświadczenie firmy HOGAST wyraźnie pokazuje, że podpisy cyfrowe są nie tylko innowacją technologiczną, ale mogą również w decydujący sposób przyczynić się do bardziej zrównoważonej przyszłości.
