Envio de mail merges
As fusões de correio são uma forma popular de enviar um documento/contrato com o mesmo layout para um grande número de destinatários de uma só vez. Neste tutorial, gostaríamos de lhe mostrar como pode utilizar o sproof sign para enviar cartas de formulário geradas para os destinatários individuais para assinatura.
Atualizado em 22.05.2024
As cartas de fusão de correio podem ser criadas utilizando várias ferramentas. O programa mais popular para criar cartas de mala direta é o Microsoft Word. Até à data, o problema tem sido o facto de as cartas de fusão de correio poderem ser enviadas com o MS Word (ou outras ferramentas), mas não ser possível obter assinaturas. É por isso que a sproof sign implementou uma função que permite carregar as cartas de fusão de correio, incluindo a lista de destinatários, e obter as suas assinaturas.
Características principais:
- Carregue o formulário de carta + lista de destinatários
- A fusão de correio é reconhecida pelo sproof sign
- Os destinatários são reconhecidos pelo sproof sign
- A fusão de correio é dividida em documentos individuais
- Cada destinatário recebe o seu próprio documento separado com um pedido para o assinar
- Os documentos assinados são automaticamente devolvidos ao remetente
A função de fusão de correio funciona tanto através da interface de utilizador do sproof sign como através da API. A fusão de correio gerada, incluindo as marcações, pode então ser carregada na aplicação ou como parte de um pedido API.
Limitações:
- A função de mala direta do sproof NÃO se destina a copiar ou substituir uma função completa de mala direta (por exemplo, no Word).
Referências e outras ligações:
- Tutorial sobre a recolha de assinaturas (sem fluxo de trabalho)
- Tutorial sobre a recolha de assinaturas (com fluxo de trabalho)
- Tutorial sobre o painel de controlo - a vista do documento
Instruções passo a passo
Comece por criar a sua fusão de correio com uma ferramenta adequada. Neste tutorial, vamos utilizar o Microsoft Word. Aqui pode descobrir como criar uma mala direta com o Microsoft Word, passo a passo . Para que o sproof possa posteriormente ler as posições dos contactos/assinaturas e dividir corretamente a mala direta, deve definir os seguintes marcadores ao criar o modelo de mala direta:
- Marcador para posição de assinatura: Adicione o seguinte marcador na posição onde a assinatura deve ser colocada mais tarde. É importante que utilize marcadores de posição em vez de dados de contacto reais (neste exemplo, Nome, Apelido e Endereço de e-mail). Os marcadores de posição serão mais tarde substituídos por dados de contacto da sua lista: {sproof{"FirstName", "LastName", "EmailAddress" ,1}sproof}
- Marcador no final do modelo: É necessário um marcador no final do modelo de fusão de correio para que o sproof possa reconhecer mais tarde os locais onde a fusão de correio deve ser dividida. Por exemplo, se o seu modelo tiver três páginas, insira o marcador no final da última página: {sproof{end}sproof}
Dica: Depois de ter colocado todos os marcadores corretamente, altere a cor do texto para branco para que não apareçam no documento mais tarde, mas o sproof ainda os possa ler. De seguida, exporte a sua fusão de correio como PDF.
Já conhece a nossa integração de sinais sproof para MS Word? Saiba mais sobre ela aqui .
Depois de criar a mala direta e exportá-la como um arquivo PDF, carregue-a no sproof sign diretamente ou através da API. sproof sign reconhece automaticamente o seu documento como uma mala direta. Tem agora as seguintes opções:
- Lista de destinatários guardados: Clique no botão "Mostrar tudo" para visualizar a lista completa de destinatários. As entradas incorrectas na sua lista de contactos são destacadas a vermelho. Se necessário, corrija o erro e carregue o documento novamente.
- Por predefinição, o sproof sign divide a fusão de correio em documentos individuais, que são enviados para os respectivos destinatários. Em alternativa, pode abrir a fusão de correio sem a dividir. A primeira opção é explicada em mais pormenor abaixo, antes de lhe ser apresentada a opção alternativa. Em ambos os casos, clique em "Continuar" para avançar para o passo seguinte.
Opção 1: Divida a mala direta em documentos individuais e envie (padrão)
Depois de o sproof sign ter dividido a sua fusão de correio em documentos individuais, pode efetuar definições opcionais para o seu convite no passo seguinte:
- Especifique um tipo de assinatura para o documento.
- Defina uma data de lembrete automático e a frequência dos lembretes.
- Defina uma data de vencimento para o documento, para que não possa ser assinado numa data posterior.
- Adicione uma mensagem pessoal que será enviada com o e-mail de convite. Também pode escolher entre mensagens anteriores.
- Abra o separador "Definições adicionais" para obter mais opções para configurar o seu convite.
- Clique em "Enviar convites" para enviar a cada destinatário um documento individual para assinatura.
Opção 2: Não divida a fusão de correio em documentos individuais e carregue-a
Se seleccionou a opção de não dividir a fusão de correio em documentos individuais ao carregá-la, esta será aberta como um documento contínuo no sproof sign. Os destinatários guardados permanecem guardados. Pode agora continuar a editar o documento ou enviá-lo diretamente para os contactos guardados:
- Continue a editar: A fusão de correio é aberta na sua totalidade. Tem agora a opção de assinar o documento, ajustar os campos do formulário ou editar os destinatários. Já não pode dividir o documento em documentos individuais. Quando o enviar, todos os destinatários receberão o documento completo.
- Convide todos: Envie a fusão de correio completa para os destinatários armazenados com um clique. Todos os contactos receberão o documento completo.
Depois de ter enviado a fusão de correio, esta será guardada no seu painel de controlo como documentos individuais (para a opção 1) ou como um documento completo (para a opção 2). Agora é a vez de os destinatários assinarem o(s) documento(s). Sente-se e acompanhe o progresso.
