Firma digital - Bancos y sector financiero - sproof

¿Qué representa hobex como empresa?

hobex es un proveedor líder de servicios de pago en la región DACH, con presencia adicional en Eslovenia e Italia. Nuestra actividad principal consiste en ayudar a empresas de diversos sectores -especialmente del comercio minorista, la hostelería y el turismo- a procesar pagos sin efectivo de forma segura y eficaz.

Facilitamos los pagos con tarjeta tanto en el punto de venta como en el comercio electrónico y damos soporte a unos 44.000 clientes. Concedemos gran importancia a un excelente servicio al cliente, una gran flexibilidad y una asistencia individualizada. Para cumplir estos requisitos, herramientas modernas y potentes como sproof sign para firmas digitales son un componente central de nuestra infraestructura digital.

¿Qué papel desempeñan la protección de datos, el cumplimiento y la regulación en su actividad diaria y en el proceso de firma digital?

Como proveedor de servicios de pago, hobex está sujeto a la supervisión de la Autoridad del Mercado Financiero de Austria (FMA). Esto significa que estamos sujetos a requisitos normativos similares a los de los bancos tradicionales - esto se aplica en particular al cumplimiento de la normativa sobre protección de datos, seguridad informática y procesos de cumplimiento exhaustivos.

Debemos ser capaces de demostrar en todo momento que nuestros procesos cumplen la legislación y satisfacen los requisitos vigentes. Por lo tanto, los procesos digitales, trazables y auditables son esenciales, especialmente en la gestión de contratos. Una solución como sproof sign nos ayuda a cumplir estas exigentes normas.

¿En qué casos de uso concretos utiliza actualmente la firma digital?

Hemos integrado totalmente sproof sign en nuestro sistema de gestión digital de contratos. En cuanto se finaliza un contrato, la persona responsable del mismo puede iniciar directamente el proceso de firma. Las partes implicadas son invitadas automáticamente, el estado actual es visible en todo momento y, una vez firmado el documento, éste vuelve automáticamente al sistema. Todo ello funciona a través de una interfaz API que se ha integrado perfectamente en nuestro entorno informático existente. Esto hace que el proceso sea coherente, eficaz y transparente.

¿Cómo fue la introducción de sproof sign en su sistema informático existente?

La integración técnica fue fluida y se llevó a cabo en un breve espacio de tiempo. Me gustaría destacar especialmente el notable valor añadido: el proceso de firma se ha vuelto mucho más sencillo, rápido y seguro gracias a sproof sign. Para nosotros era crucial no pensar en la digitalización de forma aislada, sino integrarla en los flujos de trabajo existentes, y eso es exactamente lo que sproof hace posible con su solución basada en API.

¿Cómo se introdujo y aceptó la firma electrónica internamente en la empresa? ¿Hubo medidas de formación?

sproof sign se implantó directamente como parte de la introducción de nuestro nuevo sistema de gestión de contratos. En consecuencia, formó parte de un proceso de cambio más amplio en el que se celebraron sesiones de formación específicas. La aceptación fue alta desde el principio, especialmente entre los compañeros que trabajan regularmente con contratos. Aprecian la facilidad de uso, la transparencia del proceso y el notable ahorro de tiempo. La solución de firma digital se utiliza activamente y se valora muy positivamente.

¿Por qué eligió deliberadamente un proveedor europeo de software para firmas electrónicas?

La mayoría de nuestros clientes y empresas asociadas se encuentran en Europa, sobre todo en Austria, Alemania e Italia. En consecuencia, también concedemos gran importancia a confiar en proveedores europeos cuando se trata de protección de datos e infraestructura informática.

Preferimos soluciones en la nube con alojamiento en la UE y un claro cumplimiento del RGPD. sproof cumple estos requisitos al 100%, y la propia empresa tiene su sede en Austria - esto encaja perfectamente con nuestra propia autoimagen de empresa anclada regionalmente pero activa internacionalmente.

Si hay una solución europea que convence técnicamente y al mismo tiempo comparte nuestros valores en materia de protección de datos, es nuestra primera opción.

¿Por qué utilizan la firma electrónica avanzada en hobex?

Para nosotros, la firma electrónica avanzada ofrece la combinación ideal de seguridad, facilidad de uso y eficacia jurídica. Es fácil de configurar, sencilla de utilizar y también es muy bien recibida por los socios externos.

Para los contratos en el entorno B2B, cumple todos los requisitos, tanto de validez jurídica como de conformidad. Este es un factor decisivo, especialmente para un proveedor de servicios de pago regulado como nosotros.

¿Por qué optaron por una integración API de la firma electrónica de sproof sign?

Para nosotros, la digitalización integral de nuestros procesos empresariales es primordial. Esto significa: sin interrupciones de medios, sin cambios de sistema, sin copias manuales de documentos de un lado a otro.

Gracias a la integración API, todo el proceso de firma funciona directamente dentro de nuestra gestión de contratos. Inicio la firma, se abre la ventana de sproof sign, firmo... y en cuanto finaliza el proceso, el documento se devuelve automáticamente. Así es como nos aseguramos de que nuestros procesos no sólo sean digitales, sino también eficientes y fáciles de usar.

¿Cómo funcionó la colaboración en la integración técnica del software de firma?

La implantación se llevó a cabo en estrecha coordinación entre nuestro proveedor de gestión de contratos y el equipo de sproof. La colaboración fue siempre profesional y orientada a la búsqueda de soluciones. Incluso con requisitos individuales o solicitudes de asistencia, sproof siempre estuvo rápidamente disponible y fue de gran ayuda.

Desde nuestro punto de vista, fue un proyecto globalmente exitoso, tanto desde el punto de vista técnico como organizativo.